ANNONSER

Stefan Fogelvik, Stockholms Stadsarkiv, K-G Sabel och Ylva Andersson (med USB-minne), Stockholms universitet, Håkan Lövblad, Riksarkivet, Agneta Witte Åström, Stockholms universitet och Martin Ståhl, Stockholms Stadsarkiv.

Arkiveringspionjärer

I november levererade Stockholms universitet studiedokumentationsregistret Lärdok för Lärarhögskolan i Stockholm på ett USB-minne till Stockholms stadsarkiv. Lärdok blir där tillgängligt för den som vill
ha ut en digital matrikel över studenters studier och tabeller för
forskningsändamål.

Lärarhögskolan i Stockholm invigdes 1956 och lades ned den 1 januari 2008 då verksamheten övergick till Stockholms universitet. I och med detta fick chefsarkivarie Agneta Witte Åström i uppdrag att arkivera handlingar från Lärarhögskolan till stadsarkivet. Både pappershandlingar och administrativa system såsom Lärdok skulle arkiveras och överföras till universitetets studiedokumentationsregister Ladok. Cirka 100 av totalt 383 tabeller i Lärdok slogs samman med motsvarande uppgifter i Ladok.
Vid kontakter med stadsarkivet 2009 fick Stockholms universitet beskedet att alla uppgifter i Lärdok inte behövde bevaras och två olika vägval diskuterades. Det ena valet gick ut på att man skulle läsa samman katalogtabeller med de tabeller som innehöll uppgifter om studenter. Fördelen skulle vara att man direkt i tabellerna med studentuppgifter skulle kunna utläsa till exempel kursbenämningar i klartext i stället för enbart en kurskod. Detta skulle minimera antalet tabeller till stadsarkivet. Av kostnadsskäl valde man i stället att göra en bevarande- och gallringsutredning för att ta fram vilka tabeller ur Lärdok som skulle bevaras. En projektgrupp bildades med representanter från universitetet, stadsarkivet och driftcentralen vid Uppsala universitet som deltog med sina specialistkunskaper inom XML-programmering och databasuttag.

Utredningen behandlade bland annat vilken information som skulle bevaras eller gallras mot bakgrund av de krav som ställs på en före detta myndighets studiedokumentationsregister. Eftersom Ladoksystemet används av flera lärosäten i Sverige kan utredningen vara en vägledning för framtida arbete vid universitet och högskolor vars Ladokbaserade studiedokumentationsregister ska levereras till en arkivmyndighet.
Utredningen behandlade två huvudområden. Det första handlade om vilken information som skulle levereras från Lärdok för att en före detta student vid Lärarhögskolan i Stockholm ska kunna erhålla ett utdrag, en så kallad digital matrikel, från stadsarkivet. Uppgifterna ska stämma överens med den information som fanns i Lärdok när myndigheten upphörde. Det andra huvudområdet utredde frågan om vilken information som skulle levereras till stadsarkivet samt vilken information som kan vara av intresse för framtida forskning. En avgränsning i utredningen var att endast bevara den information som skulle behövas för att uppfylla de krav som ställs på ett studiedokumentationsregister enligt förordningen om redovisning av studier vid universitet och högskolor.

Den databasstruktur som gällde den 31 december 2007 visade sig innehålla sammanlagt 383 tabeller, varav flera inte har använts överhuvudtaget, så kallade tomma tabeller. Enligt Riksarkivet är det viktigt att alla tabeller i databasen ska klassificeras och kategoriseras, även om de inte har använts. Förutom dessa tabeller var det bland annat loggar, uppgifter om användarbehörigheter och mellanlagringstabeller som föreslogs för gallring. Resultatet av arbetet blev både digitala matriklar för närmare 79 000 studenter och 75 tabeller som ska bevaras för framtida uppföljning i forskningssyfte.
Martin Ståhl, arkivarie vid Stockholms stadsarkiv, handlade gallringsframställan från Stockholms universitet. Enligt honom kunde en ansenlig del av tabellerna gallras med stöd av Riks­arkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor.
Tillsammans med handläggare från stadsarkivet granskade Riksarkivet utredningen. Vid ett RA-MS-råd fanns representanter från olika delar av Riksarkivet samlade. Rådet delade den syn och de förslag som fanns med i gallringsframställan. Riksarkivet behövde inte fatta något myndighetsspecifikt beslut utan deras beslut kunde stödja sig på de föreskrifter som gäller för gallring av handlingar från universitet och högskolor.
– Utredningen innehåller de delar som bör ingå i en bevarande- och gallringsutredning avseende digital arkivering av studiedokumentationsregister vid universitet eller högskola, säger Håkan Lövblad som är chef för Utrednings- och gallringsenheten vid Riksarkivet. Han har även skickat utredningen till en kollega i Norge.

Den 26 november 2010 överlämnades Lärdok på ett USB-minne till stads­arkivet av Agneta Witte Åström, chefsarkivarien vid Stockholms universitet, projektledaren Ylva Andersson och Karl-Gustav Sabel som också deltog i projektet. Uppgifterna är därmed tillgängliga både för de som vill ha ut en digital matrikel över studenters studier och tabeller för forskningsändamål. I december anordnades en utbildning för stadsarkivets personal som handlade om projektet i stort och om hur man ska tolka innehållet i XML-filerna. Vid utbildningen berömde Stefan Fogelvik, strateg vid stadsarkivet, leveransen från Stockholms universitet som mycket bra och med en föredömlig dokumentation.
Arbetet med den digitala arkiveringen av Lärdok har väckt intresse inom arkivvärlden. Det är första gången som digital arkivering sker av information från ett större studiedokumentationsregister, i detta fall det nationella Ladoksystemet som används av 38 lärosäten i Sverige. Från Riksarkivets sida har man sagt att hanteringen av Lärdok kan lägga ribban för hur annan studiedokumentation ska arkiveras framöver. Den utredning som Stockholms universitet har skrivit blir därmed en pionjärhandling på området. 

Projektet delades in i olika aktiviteter
– Bevarande- och
gallringsutredning
– Digital matrikel
– Flata filer
– Kvalitetssäkring av filer
Leveransdokumentation
/utbildning

LADOK
Ladoksystemet är ett nationellt IT-system uppbyggt av en mängd olika delsystem och produkter. Systemet ska vara ett stöd i den studieadministrativa process som bedrivs vid lärosätena, främst vad gäller att dokumentera information kring en students närvaro och resultat. Systemet ska även kunna användas för planering och uppföljning och ska understödja decentraliserat beslutsfattande. Ladok används även för rapportering till externa mottagare som Centrala studiestödsnämnden, Statistiska centralbyrån och Utbildningsdepartementet.
Ladoksystemet ägs och förvaltas av ett antal högskolor i Sverige genom ett konsortium. 38 högskolor är anslutna till Ladokkonsortiet. Systemet består av en systemapplikation och en databasstruktur som är gemensam för alla högskolor. Varje högskola som använder systemet har sitt eget studentregister som omfattar alla de studenter som studerar/har studerat vid den aktuella högskolan.

Kontaktpersoner

Ylva Andersson
projektledare och utredningsansvarig,
Stockholms universitet
ylva.andersson@studadm.su.se

Agneta Witte Åström
chefsarkivarie vid Stockholms universitet,
agneta.witte-astrom@adm.su.se

Martin Ståhl
arkivarie vid Stockholms stadsarkiv
martin.stahl@stockholm.se

bild: Stefan Fogelvik, Stockholms Stadsarkiv, K-G Sabel och Ylva Andersson (med USB-minne), Stockholms universitet, Håkan Lövblad, Riksarkivet, Agneta Witte Åström, Stockholms universitet och Martin Ståhl, Stockholms Stadsarkiv.

Text Per Larsson per.larsson@kommunikation.su.se

ANNONSER