ANNONSER

De privata skolbetygen och bevarandet

När verkligheten förändras måste lag­stiftningen hänga med. Det gäller inte minst de privata skolor som genom friskolereformen gick från att ha varit en i det närmaste obefintlig företeelse, till att bli mycket vanliga.

Inom offentlig sektor har både offentlighetsprincipen och dess andra sida – sekretsslagstiftningen – på ett tydligt sätt reglerat vad som har gällt avseende bevarande av allmänna handlingar. Men de har även fungerat som ett skydd för känsliga uppgifter som naturligt förekommer inom skolan. Men inom friskolorna kom inga regler alls att finnas, det blev upp till den egna skolan att bestämma hur man skulle förhålla sig till dessa frågor. Att många pedagoger har en bakgrund inom offentlig sektor har troligtvis ändå medfört att många har lagt sig i närheten av de principer som har gällt i offentliga skolor.Av naturliga skäl har framförallt betygen stått i fokus när man har uppmärksammat detta. Det gäller både behovet av att de bevaras och att tillgången säkras. I princip har en friskola kunnat vägra en elev att både få se sitt eget betyg och att få en kopia av det. Men även om den forna eleven trots allt har haft möjlighet få tag på sina, har det i princip inte på laglig väg gått att kontrollera exempelvis en påtänkt anställds betyg.

I samband med den nya skollagen var en tänkt möjlighet att innesluta friskolorna i offentlighetslagstiftningen för dessa handlingar. Därmed skulle de kommunala arkivmyndigheterna ges ett tillsynsansvar över myndigheterna. Detta var en möjlighet som bland annat Riksarkivet förordade.
Den andra modellen – som också var den som valdes – medför att huvudmannen för en fristående skola är skyldig att lämna in slutbetyg och motsvarande för gymnasieskolan till den kommun där skolan är belägen. Det intressanta med lösningen är att det egentligen inte handlar om att omhänderta skolornas arkiv, eller delar av det. I normalfallet finns ett undantag för att kunna ta emot handlingar till kommunarkiv utan att det därmed blir en del av offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Detta fall utgör alltså ett specialfall där egentligen proveniensen blir något otydlig – utifrån lagstiftarnas utgångspunkt. Främst av praktiska skäl – verkar det som – har man valt att betygen skall överlämnas till den kommun där aktuell skola är belägen. Utifrån att det egentligen inte är ett arkiv som överlämnas, utan ett dokument som härrör till individen, skulle dock möjligen hemortskommun vara en mer korrekt väg. För samtidigt uppstår givetvis ett dilemma – om man på skolan skulle vara intresserade av att lämna över ett större arkivmaterial till kommunen än bara slutbetyg eller motsvarande, så kommer själva slutbetygen att lyda under offentlighetsprincipen men inte övriga handlingar som överlämnas.
Intressant i sammanhanget är att man inte väljer att samordna detta med de betygsuppgifter som insamlas av SCB och eller Verket för högskolestudier. Detta hade ju kunnat tyckas vara det normala. Man skyller här på insamlingsprocedur och sekretessbestämmelser som anledning till att inte gå den vägen. Det kan väl därför sägas vara något oklart hur ett digitalt överlämnande skall se ut – utifrån lagstiftarens perspektiv – för att uppfylla kraven. Onekligen får man en känsla av att man helst vill att överföringsformatet skall vara i pappersform, om än inget tycks hindra en helt digital lösning.

Pappersform och kopior av slutbetyg och examensbevis är också det som Sveriges kommuner och Landsting (SKL) skriver om i sitt cirkulär (12:9), som ger rekommendationer för hur processen skall gå till. Det är därför intressant att Stockholms Stadsarkivet valt att få inskannade kopior istället. Det är hur som helst svårt att se att detta skulle vara direkt fel, i alla fall inte då man här har valt en ”halvdigital” lösning.

Stockholms stadsarkiv använder sig av – och SKL rekommenderar – en klasslista för att kunna stämma av ­leveransen. Eftersom den får ­funktionen av en avstämningsfil/lista måste den rimligen också bli allmän handling. Samtidigt förstås med reservationen att kommunen knappast, enligt lagen, kan tvinga skolan att lämna ifrån sig den informationen.
Av intresse kan vara att lagen inte tycks gälla retroaktivt. Samtidigt anges det inte någon gräns i förarbetena för när handlingarna skall lämnas in till arkivmyndigheten (kommunen). SKL rekommenderar dock att det sker i oktober eller senast i december det år eleven lämnar skolan.

Det kan också påpekas att det inte tycks finnas några direkta sanktioner mot skolorna som inte följer detta. Det kan heller knappast bli kommunernas sak att kontrollera att friskolorna följer lagen i detta avseende – i vilket fall är det nog lätt att inse att tid inte kommer att finnas till detta. Risken är nog att överlämnandet därför kommer att fungera olika bra på olika håll i landet. En rimlig gissning är nog att kommunerna kommer att behöva visst stöd från den statliga tillsynsverksamheten när det gäller friskolorna, för att detta skall fungera i praktiken. 

Citat: ”Det intressanta med lösningen är att det egentligen inte handlar om att omhänderta skolornas arkiv, eller delar av det.

ANNONSER