ANNONSER

Caspar Almalander

E-arkiv en personlig reflektion

På FALK:s senaste konferens på temat Samordning, samverkan och samarbete reflekterade Caspar Almalander över att förvalta e-arkiv. Inslaget var så populärt att vi presenterar det här så att alla får ta del av det.

Det råder inget tvivel om att arkiv och arkivinstitutioner har en viktig och stor betydelse i och för vårt samhälle. Vårt informationskapital ska användas och återanvändas på ett bra sätt. Arkiv står för öppenhet och fri tillgång till information. Men, så kan konstateras, många i samhället ser fortfarande arkivet som en stängd institution.
Det sägs att utveckling och förändring ofta tar ganska mycket tid, men vi kan konstatera att mycket har skett de senaste åren. Detta har i sin tur en stor inverkan på minnesinstitutionerna.
Digital teknik och nya teknologier möjliggör åtkomst till arkiverad information. Detta ger underbara möjligheter och ger upphov för en ännu större och bättre användning. En pågående utveckling är öppen data, ja till och med länkad öppen data och en semantisk webb. För att bli ännu bättre.
Detta kräver en ömsesidig förståelse och förmåga att se möjligheterna. Om arkivinstitutioner vill synas ute måste vi öppna våra datasamlingar.
Inom den långsiktiga informationsförvaltningen vill vi gärna synas som en föregångare. Det lägger ett stort ansvar på oss. En bil fungerar inte utan motor. Och e-förvaltning fungerar inte utan e-arkiv.
Tack vare de digitala möjligheterna förändras världen i en allt snabbare takt. Vi går från atomer till bits, från institutionernas egen identitet till en mer lös interaktion. Konsumenter har blivit upptäckare och systematisk planering förändrar i snabb takt till en mer flytande samverkan.
Vi går från materialvård till växande informationsmängder. Och ”mitt” har blivit ”vårt”.
Det har stora konsekvenser för vårt yrke, kanske framförallt för just vårt yrke. Samhället begär allt mer av oss. Så ska informationen vara tillgänglig dygnet runt, helger inkluderade.
Parallellt med det ställs höga krav på informationens autenticitet, tillförlitlighet, integritet och etiska aspekter. Det gäller att hitta en bra balans mellan förtroende och pålitlighet.
Vi möts av vitala och strategiska frågor om organisation, om utbildning, om ekonomi, om juridiska aspekter och sist men inte minst, om teknik. Det ställer höga krav på kunskap och erfarenhet, i ett gränslöst perspektiv!

Omedelbart går mina tankar tillbaka till mina första år med e-arkivarbetet. Hur jag försökte formulera och ordna alla mina funderingar, mina frågor och alla dessa utmaningar. Min ”mindmap” växte varje dag och blev större och större. Något som bekräftades av flera andra som samtidigt gjorde en egen sammanställning.
Visst, det är en hel del tekniska frågor såsom format, metadata, lagring, system och mer.
Det är bara att konstatera att de kommande åren kommer verksamheten att ansluta sina IT-verksamhetssystem till ett e-arkiv. Ofta måste gammal teknik ansluta sig till ny teknik. Vi måste välja mellan migrering, emulering, normalisering och konvertering. Eller kanske låta bli det, i proveniensens namn. Men hur gör vi? Och vem kan eller ska bistå oss?
De nyligen utvecklade förvaltningsgemensamma specifikationerna är sedan länge efterlysta. Det är dags för implementeringsarbetet, men innan dess måste vi lära oss hur de ska hanteras, ja till och med utvecklas. Det medför ett utbrett behov av expertis och ”knowhow”. Utbildningsinsatser kommer därför att behövas för så gott som alla av oss.
E-arkiv är också en ekonomisk fråga. Det är inte bara att införskaffa ett e-arkiv. Anslutningsprocessen kommer att kosta en rejäl påse med pengar. Samma sak gäller för utbildning, förvaltning, vidareutveckling och informationssäkerhet.
Tillgång till expertis ligger högt på utmaningslistan. Idag finns mindre än tio personer i landet med evident teknisk kunskap om e-arkiv.
Ny teknik kostar! Vilken arkivarie, IT-arkivarie, arkivansvarig eller arkivinstitution har råd med det?
Som tur är har de flesta av oss mer eller mindre detaljkunskaper. Det måste vi ta tillvara på.
De mest väsentliga utmaningarna är av organisatorisk karaktär, något som bekräftas i bland annat OAIS-
modellen. Hur är det med ansvar, roller, mandat, processer och rutiner?
Våra kunder och verksamheten önskar enkel och snabb åtkomst till all information. I samma veva får vi inte försumma alla säkerhetsaspekter. Det är en balansgång utan motstycke!
I en digital organisation är kvalitetssäkring en avgörande faktor för hur informationen kan hanteras, användas och återanvändas över tid.
Alla dessa tunga frågor kräver ett passande svar. Efterforskning lärde mig att de initiala kostnaderna för ett e-arkiv börjar runt tio miljoner kronor. I beloppet ingår bland annat implementering, utbildning, anslutning av IT-verksamhetssystem samt kostnaderna för upphandling. Detta gäller för både stora och små organisationer, både för kommuner och landsting, både för Ockelbo kommun och Kronobergs län.

Därtill kommer avgifter för licenser, support och underhåll, förvaltning och mer.
I dagens kärva ekonomiska läge kan det leda till oönskade funderingar från verksamhetens ledning, till exempel ett förödande ”vi avvaktar”.
Flera har insett att e–arkivfrågan inte längre kan parkeras, men ska bemötas idag. Vi måste ta tillvara våra samlade erfarenheter och goda exempel när det gäller e–arkiv och långsiktig informationsförsörjning. Genom att slå våra kloka huvuden ihop kan vi hjälpa varandra att stärka och utveckla nutida och framtida digitala arkiv. Samverkan är ett måste! Men ingen musik utan ett bra samspel. Visst arbete utförs bäst på nationell nivå, medan annat arbete praktiseras bättre på lokal eller regional nivå.
På nationell nivå kan nämnas eARD-projektet, i vilket såväl kommuner som landsting och statliga myndigheter har samarbetat för att ta fram de förvaltningsgemensamma specifikationerna för den offentliga sektorn. Trots olika verksamheter och intressen blev eARD en framgångssaga (orden kommer från E‑delegationen).
Inom universitets- och högskolevärlden håller ett antal lärosäten på med ett e-arkiv under namnet Syll, som står för System Långtidslagring.
SKL genomförde sitt upphandlingsprojekt för e-arkiv, även här i samverkan och avstämning med flera aktörer. Kommuner och landsting kan nu avropa från ramavtalet. Äntligen har vi ett bra och gediget underlag till en upphandling.
Även på lokal nivå finns en bas för samarbete. I en rapport från Sambruks projekt Elektroniskt bevarande pekas på effektiviseringsvinster med ett gemensamt e-arkiv. Rapporten redogör tre samarbetsformer, gemensam nämnd, tredje part och ett kommunalförbund. Det sistnämnda, det vill säga ett kommunalförbund, verkar vara det mest kloka alternativet.
Samtidigt är rapportens skribenter mycket tydliga vad gäller samarbetets omfattning vid ett gemensamt e-arkiv. Bästa sättet är att starta småskaligt för att undvika syndromet med ”för många kockar”. Det finns ju en del juridiska, ekonomiska och organisatoriska aspekter som måste lösas, för att inte nämna politikerns vilja.

På sikt kan samarbetet utökas med fler anslutande kommuner eller annat.
Runt om i landet pågår olika verksamheter, projekt, initiativ och aktiviteter när det gäller e-arkiv, både små- och storskaligt. Och de flesta delar gärna sina erfarenheter och kunskaper, ja till och med sitt material med andra.
E för alla och alla för E. Det var musketörernas ledord och kraft.
Tillsammans kan vi mer, tillsammans är en styrka, tillsammans är handlingskraft och ett ansikte utåt. Ett plus ett är tre. För oss arkivarier har det aldrig betytt så mycket som idag!
Vi, det vill säga arkivariekåren, borde framförallt tacka de utvecklingar som har lett till långsiktig digital informationshantering. Aldrig någonsin har vi haft så mycket fokus på oss som vi har idag. Det måste vi ta till vara.
Ordet arkiv har sitt ursprung i det grekiska ordet archeion, eller förvaltningshuset.
E-arkiv är e-förvaltningens motor. Därför måste vi gå från ägarskap till ledarskap. 

”Digital teknik och nya teknologier möjliggör åtkomst till arkiverad information.”
”De initiala kostnaderna för ett e-arkiv börjar runt tio miljoner kronor”

Text Caspar Almalander caspar.almalander@eskilstuna.se

ANNONSER