Hur ska de myndigheter som inte har möjlighet att bygga ett eget e-arkiv lösa sin digitala arkivering? Tidskriften Arkiv undersöker vilka alternativ som finns idag.

Alla vet att det kostar mycket och kräver en stor arbetsinsats av många medarbetare att bygga, införa och förvalta ett e-arkiv. Riksarkivet har på senare år klargjort för myndigheter att de inte längre godtar pappersutskrifter från digitala system utan att information som skapas i en digital miljö också ska bevaras digitalt. Under de senaste åren har vi sett att det nästan bara är de riktigt stora statliga myndigheterna som har valt att bygga egna e-arkiv. Samtidigt har många arkivarier på ­landets myndigheter suttit och hoppats på att en gemensam lösning för myndigheter som inte har resurser att bygga ett eget e-arkiv snart ska komma. Men vilka tänkbara alternativ finns egentligen för den myndighet som letar e-arkivlösningar?

Under hösten 2009 presenterade E-delegationen sitt förslag till strategi för myndigheternas arbete med e-förvaltning. Riksarkivet tog tidigt en ledande roll i E-delegationens arbete. Ryktena började genast surra i arkivvärlden om att gemensamt e-arkiv dit statliga myndigheter kunde leverera sitt digitala material snart skulle börja ta form. På den kommunala sidan var Stockholms stadsarkiv på god väg att lansera sitt e-arkiv Stockholm. Och i samband med att Björn Jordell under våren 2010 lämnade arbetet som stadsarkivarie för att istället blir riksarkivarie trodde många att samma lösning skulle komma för den statliga sidan. Men det stod snart klart att någon gemensam e-arkivlösning liknande den som Stockholms stad valt inte stod på E-delegationens agenda.

Göran Kristiansson, projektledare sedan sommaren 2011 för E-delegationens projekt E-arkiv och e-diarium:

– Jag var ju inte med från start, men utifrån vad jag har hört så pågick diskussionerna under våren 2010 om vilka inriktningar i E-delegationens arbete som skulle prioriteras. Av cirka 25 stycken alternativ skulle fem plockas ut. Diskussionerna gick fram och tillbaka om vilka projekt arbetsgrupperna skulle prioritera med resultatet att en förstudie om e-arkiv och e-diarium inleddes sommaren 2010. Tanken på att bygga ett gemensamt e-arkiv förkastades i förstudien då man ansåg att ett stort gemensamt e-arkiv inte var ändamålsenligt. Istället prioriterades bland annat att utveckla förvaltningsgemensamma specifikationer, så kallade FGS:er, vilket innebär att en gemensam vägledning om hur uttagen till e-arkiv ska se ut och hur informationen ska paketeras. E-arkiven kan då bygga på olika lösningar och se olika ut men uttags- och återsökningsformatet ska vara standardiserat. Gemensamma standarder möjliggör då att informationen kan bli utbytbar mellan olika verksamhetssystem och e-arkiv.

Göran Kristiansson förklarar hur kravspecifikationerna fungerar i praktiken:

Informationen struktureras i ett visst paket beroende på vilken typ av information som hanteras. Leveranspaketen innehåller bland annat uppgifter om arkivbildaren, vilken information som ska skickas och den tekniska strukturen, exempelvis XML-scheman med mera.

Göran Kristiansson menar att alla har någonting att vinna på att en samordning sker kring gemensamma FGS:er. Nya verksamhetssystem kan anamma FGS:erna och kommersiella aktörer kan skapa tjänster utifrån FGS:er som myndigheterna i sin tur kan använda sig av.

Ett standardiserat leveranspaket som visar hur informationen ska struktureras vid leverans till e-arkiv är utan tvekan en stor hjälp för de myndigheter som vill börja arkivera digitalt. Men faktum kvarstår att de myndigheter som inte har möjlighet att bygga egna e-arkiv fortfarande inte vet hur de ska lösa frågan kring förvaringsplats för det digitala materialet.

I E-delegationens projekt har även statliga myndigheter som har egna e-arkiv deltagit. Tankar har funnits på att några av dessa myndigheter skulle kunna sälja tjänster såsom lagringsplats i sina e-arkiv till andra statliga myndigheter. Då tidskriften Arkiv granskar saken närmare visar det sig att ingen sådan tjänst finns tillgänglig på marknaden idag och att någon sådan lösning inte heller väntas komma inom den närmsta tiden.

På AAS konferens i oktober presenterade Charlotte Johansson-Ahlström, avdelningschef på nystartade Statens servicecenter, den nya myndigheten. Presentationen efterföljdes av en diskussion bland konferensdeltagarna om inte Statens servicecenter även skulle kunna ta ett gemensamt grepp om de statliga myndigheternas e-arkivering. Charlotte Johansson-Ahlström berättade att diskussioner om en gemensam e-arkivtjänst har förekommit på myndigheten, men om dessa diskussioner verkligen kommer att bli verklighet återstår att se. Och om ett e-arkiv skulle byggas, skulle myndigheter i så fall erbjudas långtidslagring av information utöver den som Servicecentret arbetar med, det vill säga ekonomi- och personalinformation?

Göran Kristiansson bekräftar också att Rikarkivet kommer att ta kontakt med Servicemyndigheten i Gävle för att diskutera en e-tjänst för e-arkiv med dem. Vad detta i praktiken kan mynna ut i och när en lösning eventuellt skulle kunna finnas på plats är dock oklart.

En lösning för den myndighet som letar e-arkiv i dagsläget kan istället vara att köpa plats i ett e-arkiv hos en kommersiell aktör. I Sverige erbjuder de flesta företag inom området idag tjänster där e-arkiv byggs enbart för den enskilde kunden. Ett fåtal företag på marknaden erbjuder lagring i externt e-arkiv med online-tjänst. Men dessa företag är unga och ännu inte så beprövade, vilket kan vara ett problem för de myndigheter som inte vill vara först ut som kund utan hellre väntar in ett företag som kan visa på hur lösningen fungerat för andra kunder.

För många myndigheter skulle ett e-arkiv i Riksarkivets regi naturligtvis vara att föredra. Och visst pågår ett bygge av e-arkiv hos Riksarkivet, men det kommer att användas enbart för internt bruk av tidigare levererat digitalt material.

Radar är Riksarkivets egen e-arkivlösning för de leveranser som hittills har tagits emot och för det material som myndigheten själv har valt att digitalisera, såsom bildmaterial, analogt ljud och videofilm.

– Tanken är att e-arkivet ska börja tas i bruk i början av 2013, säger Mats Berggren som är projektledare för Riksarkivets e-arkivprojekt Radar, och fortsätter:

– Det har figurerat idéer om att Radar skulle ta emot online-leveranser och tillhandahålla online-utlämnanden till statliga myndigheter, men systemet kommer att finnas i ett säkert nät på Riksarkivet och enbart användas av vår egen personal. Radar är inte tänkt att vara ett e-arkiv för myndigheter som vill ställa av information från verksamhetssystem. Det är därmed heller inte tänkt att vara ett e-arkiv liknande det som finns inom Stockholms stad eller landstingen. Idag finns inga planer på en central e-arkivtjänst på Riksarkivet.

Så vilka val återstår för myndigheter som inte vill bygga ett e-arkiv på egen hand?

Kommersiella aktörer är ett alternativ som nämnts. Likaså att hoppas på att en lösning kan komma till snabbt på den nya Servicemyndigheten.

Ett annat alternativ är att flera myndigheter slår sig samman och bygger tillsammans. Det nationella projektet SYLL (System långtidslagring) där flera av landet lärosäten gemensamt gått samman för att hitta en lösning för ett bevarande av myndigheternas digitala information är ett exempel på detta.

Ett tredje tänkbart alternativ som vissa myndigheter redan ägnat sig åt under de senaste decennierna är en aktiv migrering av informationen från verksamhetssystem till verksamhetssystem. Så länge verksamhetssystemet omges av samma format, rutiner och kontroller som ett e-arkiv och kraven i RA-FS 2009:1 och 2009:2 uppfylls borde systemet kunna klassas som ett e-arkiv. Det innebär naturligtvis att systemen kan bli tunga eftersom ingen bevarandeinformation kan plockas ur systemet och det dessutom ska bestå av utrymmeskrävande format. Men med goda gallringsrutiner och väl tilltagna lagringsutrymmen skulle myndigheterna kunna bana vägen för att skapa e-arkiv av verksamhetssystem. Kanske är framtidens lösning på e-arkivfrågan helt enkelt inte ett system för avställning utan ett aktivt verksamhetssystem. ∇

”Och visst pågår ett bygge av e-arkiv hos Riksarkivet, men det kommer att användas enbart för internt bruk av tidigare levererat digitalt material.”

Text Anna Cederlöf anna.cederlof@braarkiv.se