Från och med årsskiftet 2014 har Vallentuna kommun infört verksamhetsbaserad informationsredovisning.\nText Marianne Sarberg marianne.sarberg@vallentuna.se

Från och med årsskiftet 2014 har Vallentuna kommun infört verksamhetsbaserad informationsredovisning. Verksamhetsbaserad informationsredovisning är anpassad för modern administration, där information produceras digitalt i allt större utsträckning. Det ersätter det allmänna arkivschemat från 1903 som var anpassat för den tidens pappersdokumentation. Redovisningen bygger på verksamhetens processer, som har kartlagts under 2012 och 2013. Processkartläggningen gör det lättare för allmänheten att förstå vad kommunen arbetar med genom att visa sambandet mellan handlingar och den verksamhet de uppstår i. Kortfattat ger kartläggningen en bättre överblick över kommunens all-männa handlingar och ger en säkrare hantering av dem. Verksamhetsbaserad informationsredovisning är redan obligatorisk för statliga myndigheter enligt Riksarkivets föreskrifter. För kommunerna är det inte tvingande men kommunstyrelsen i Vallentuna beslutade 2012 att införa verksamhetsbaserad informationsredovisning under 2014. Vallentuna är en av de första kommunerna som har gått i mål med detta arbete. I samband med att den nya informationsredovisning-en börjar gälla år 2014, övergick kommunen också till en ny diarieplan och arkivförteckning, som bygger på den gemensamma klassificeringsstrukturen.\nDet har inte funnits några färdiga exempel från andra kommuner att studera under projektets gång. Många kommuner arbetar med att göra kartläggningen och frågan hur klassificeringsstrukturen ska se ut diskuteras över hela landet. Samrådsgruppen, som är ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och Sveriges kommuner och landsting, har ett pågående projekt, Klassa, där man tar fram ett förslag till nationellt klassificeringsschema. Med omfattande förberedelser genom insamling av information, bland annat. Riksarkivets föreskrifter och vägledningar, kurs i processkartläggning, styrdokument och verksamhetsspecifik lagstiftning, samt god kännedom om kommunala verksamheter har det varit möjligt för Vallentunas kommunarkivarie att genomföra projektet. För att projektet ska lyckas har det också behövts ett aktivt deltagande av personal från kommunens förvaltningar.

Det finns en tydlig politisk uppbackning genom att kommunstyrelsen har beslutat att genomföra och finansiera projektet. Beslutet fattades mot bakgrund av en förstudie som gjordes på kommunledningskontoret. Kommundirektören anslog 500 000 kr av ”sin” budget för att finansiera en projektanställd under ett år för att utföra processkartläggningen. Projektbeställare blev sedan kanslichefen. Projektet har därutöver krävt resurser i form av arbetstid för deltagande personal (en till tre personer per tillfälle) från förvaltningarna. Tidsåtgång för workshops har varierat för de olika förvaltning-arna, till exempel har kartläggningen av socialförvaltningen tagit 45 timmar och kulturförvaltningen 16 timmar. Totalt har tidsåtgången för samtliga workshops varit cirka 200 timmar.\nKartläggningen är beslutad av kommunstyrelsen och har dessutom förankrats i kommunens förvaltningschefsgrupp. Inför uppstart har projektledaren informerat för-valtningarnas ledningsgrupper om projektet och tidsplanen. Förvaltningarnas ledningsgrupper har formulerat sina respektive verksamhetsområden och identifierat processgrupperna. De har också valt ut nyckelpersoner som har god kännedom om verksamheten för att delta i kartläggningen. Cheferna har i sin tur informerat personalen om projektet och vilka som behöver avsätta tid för kartläggningen. Det är också viktigt att styra projektet för att följa tidplanen. En övergripande tidplan, med start- och stopptider för respektive förvaltning, har gjort projektet överskådligt. Det har främst framförts positiva reaktioner från förvaltningarna. De flesta av medarbetarna har tyckt att det har varit nyttigt att kartlägga sina processer. De har också tyckt att det är lättare att förstå och använda den nya informationsredovisningen än den förra modellen, dokumenthanteringsplanen. Andra har haft svårare att se nyttan med att avsätta tid i en redan pressad arbetssituation. Där har man fått lägga mer tid på att tydliggöra syftet och den kvalitetssäkring som en ny informationsredovisning medför. I de fall diskussioner uppstått kring möjligheten att avsätta tid för ändamålet har frågan lösts på chefsnivå.\nFör att hålla informationsredovisningen levande och aktuell behövs en tydligt utpekad arkivorganisation och ansvarsfördelning. Kommunens arkivorganisation har beslutats av kommunfullmäktige. För att förvalta informationsredovisningen fördelas ansvaret inom arkivorganisationen.

Informationsredovisningen hålls aktuell genom att fortlöpande uppdateras och tidsbestämmas genom versionshantering. Samband upprättas mellan versioner och klassificeringsstruktur med processbeskrivningar, arkivförteckning och dokumentation för att säkerställa att sökning av information är möjlig. Informationsredovisningens olika delar omfattas av arkivbeskrivning (med arkivorganisation), klassificeringsstruktur, processkartor, hanteringsanvisningar och arkivförteckning. Klassificeringsstrukturen är hierarkiskt uppbyggd och Vallentuna kommun har en gemensam struktur för hela kommunen. Den redovisas med punktnotation i max tre nivåer. Den första nivån representerar kommunens verksamhetsområden, varav ”Styrande verksamhetsprocesser” och ” Stödjande verksamhetsprocesser” är gemensamma för hela kommunen. De övriga sex områdena består av myndighetsspecifik verksamhet. Därefter följer andra nivåns processgrupper, t.ex. ”1.1 Styra och planera verksamhet”, och tredje nivåns processer, till exempel ”1.1.1 Fatta politiska beslut”. Samtliga processer som genererar handlingar representeras i strukturen. För att beskriva den information som skapas i processerna används begreppen handlingsslag och handlingstyp. Handlingsslag har samma beteckning som processen de uppstår i.\nHandlingsslaget kan innehålla en eller flera handlingstyper. En handlingstyp är beskrivningen på handlingar, analoga och digitala, som genereras i en aktivitet inom processen. Varje myndighet beslutar om hanteringsanvisningar för dess specifika verksamhetsområde. Myndigheterna beslutar även att följa de gemensamma verksamhetsprocesserna som i första hand ligger inom kommunstyrelsens ansvarsområde.

Att rekrytera rätt person för uppdraget visade sig vara svårt. Det krävs någon som kan kommunal verksamhet, har arkivkunskap och kan driva projekt. Rekrytering av en sådan person lyckades inte i Vallentuna. Kommunarkivarien erbjöds sig då att på heltid leda projektet under ett år och kommunen anställde istället en vikarie för det löpande arkivarbetet. Det krävs en övergripande tidplan för projektet och delplan för varje myndighet för att ro projektet iland. Förankring i förvaltningarnas ledningsgrupper är en förutsättning för ett lyckosamt genomförande. Att endast redovisa tre nivåer i klassificeringsstrukturen har varit ett bra sätt att begränsa processkartläggningen. Att under workshops bygga direkt i processverktyget gör att processer och dess aktiviteter speglar verkligheten. Det viktigaste har varit att identifiera all information/dokumentation, både analog och digital, som genereras ur processerna. Informationsredovisningen publiceras på kommunens intranät för att vara åtkomlig för alla inom kommunen som hanterar allmänna handlingar. Informationsredovisningen utgör ett kraftfullt verktyg för informationsstyrning och underlättar kommunens utveckling mot att bli en e-förvaltning. 

Arkivarierna Marianne Sarberg och Karolin Staaf går igenom processen ”Hantera handlingar” med registratorn Martin From och kommunsekreteraren Henrik Enskär.

Bildtext: Kommunarkivarien Marianne Sarberg och arkivarien Karolin Staaf diskuterar förvaringsenheter vid omläggning till ny arkivredovisning i kommunarkivet.