ANNONSER

sx95279b-1

Enklare regler för bokföring

Att förenkla för företagare har varit viktigt för den nuvarande
regeringen och den 1 januari 2011 infördes förenklade regler för bland annat löpande bokföring, räkenskapsår, årsbokslut, årsredo-visning och koncernredovisning. Gallringstiden har också sänkts från tio till sju år.

Reglerna utvidgar visserligen möjligheterna att sköta, hålla och arkivera den ekonomiska informationen elektroniskt, men sättet att bokföra och redovisa enligt den dubbla italienska bokföringens princip är nu allra minst 800 år gammal. Med dubbel bokföring avses att man bokför varje affärshändelse på två ställen – en gång i debet och en gång i kredit. Detta kan illustreras med inköpet av en bok. Man betalar boken med sitt kort varpå summan dras från ens bankkonto. Väl hemma bokför man uttaget från bankkontot i kredit (står för minus), medan kostnaden för boken bokförs i debet (står för plus). Samma summa uppträder således på två ställen i bokföringen, fast det bara gäller en affärshändelse. I bokföringen noteras både att man har fått en kostnad (bokens pris) och en minskning på bankkontot (kortets uttag). En viktig fördel med detta system är den inbyggda kontrollmöjligheten. Vid varje tidpunkt måste nämligen summan av gjorda debiteringar vara lika stor som summan av gjorda krediteringar.
Principen med dubbel bokföring började tas i bruk av de norditalienska handelshusen, speciellt i handelsstäderna Florens och Venedig under 1200-talet, och kallas därför ofta för italiensk bokföring. Dessförinnan hade man övergett de romerska siffrorna för de arabiska vilket påskyndade den ekonomiska utvecklingen med ökad handel med österländska varor. Handelshusen införde ett lånesystem där man hade konton med tillgodohavanden eller skulder. Betalning från en person till en annan med konto i samma bank kunde då ske smidigt genom att tillgodohavandet hos den förre minskades medan detta hos den senare ökades.

Dagens bokföringslag är inte som lag särskilt omfattande, men den är tydlig och exakt när den beskriver och föreskriver hur bokföring ska gå till. Den inleds med en hänvisning till en affärshändelse: man har genomfört ett köp eller försäljning, lånat eller lånat ut pengar. Det krävs då en verifikation, ett kvitto eller en räkning, som bevis för att affärshändelsen har ägt rum. Den så kallade bokföringskedjan är nu igång.
Att vi idag föredrar att använda datorprogram gör ingen skillnad, tvärtom. Det är lika viktigt idag som igår att kunna utläsa verksamhetens resultat och företagets ekonomiska balans – och att det blir samma summa när man jämför debet och kredit.

En viktig arkivförändring är att det har blivit enklare att överföra räkenskapsinformation från ett medium till ett annat samt att förstöra det ursprungliga mediet efter tre år. Här hade inte remissinstanserna så mycket att invända. Sveriges advokatsamfund ansåg till exempel att pappersdokument bör få förstöras omedelbart efter överföring. Kronofogdemyndigheten var däremot tveksam till att företag efter konkurs överförde information till digital form eftersom det gjorde att datorutrustning måste behållas och inte kunde säljas av konkursförvaltaren.
Förenklingen innebär en stor förändring med arkivanknytning i och med att bokföringslagens regler om gallring av räkenskapsinformation sänkts från tio till sju år. Vågar man verkligen gallra räkenskapsinformation efter sju år istället för de tio år som hittills nästan varit som en naturlag? Ja, om man får tro merparten av de remissvar som inkommit till departementet i samband med propositionsarbetet. Sveriges advokatsamfund anser till och med att arkiveringstiden skulle kunna förkortas till sex år och inte heller Åklagarmyndigheten, Ekobrottsmyndigheten eller Rikspolisstyrelsen har några egentliga invändningar. Regeringen gjorde bedömningen att det är mycket ovanligt att äldre räkenskapsinformation efterfrågas vid brottsutredningar eller eftertaxeringsärenden.
Andra regeländringar, såsom den omtalade kassalagen, nya solvensregler för spårbarhet och datakvalitet hos försäkringsbolag samt etiska bolagskoder, sätter alla ljuset på ett mer transparent företagande. Men frågan är om gallring av räkenskaper egentligen är en positiv händelse. Är inte informationen en värdefull resurs i såväl det dagliga arbetet som i den strategiska planeringen? Business intelligence är hett just nu och vad är det om inte sammanställda uppgifter ur verksamhetsinformation?
Räkenskapsinformation fram till och med 2003 kan nu gallras hos alla de organisationer som lyder under bokföringslagen. Men innan man gör det kan man fundera på vad informationen berättar. För nog är det så att vår samtid en dag blir någon annans historia. 

”Det stora flertalet företag blir varken föremål för brotts-utredning eller eftertaxering men måste trots det spara en mängd information som sällan eller
aldrig efterfrågas av
någon utomstående”.
Regeringens proposition 2009/10:235 sid 88

Fakta
Bokföringsskyldiga enligt bokförings-lagen ska:
– löpande bokföra alla affärshändelser så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Det ska därigenom vara möjligt att kontrollera verksamhetens resultat.
– se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik som behövs för att ge överblick över systemet och förstå de enskilda bokföringsposternas behandling.
– bevara all räkenskapsinformation och sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen i vanlig läsbar form, i mikroskrift eller i maskinläsbart medium i sju år.
– upprätta en balansräkning samt avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning.
Bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen är fysiska personer som bedriver näringsverksamhet samt de flesta juridiska personer. Undantagna är dock stat, kommun, landsting, kommunal- och regionförbund, konkursbon samt vissa stiftelser.

Källa:
Regeringens proposition 2009/10:235
Bokföringslag SFS 1999:1078 med ändringar (2010-1514 t o m 2010:2064, april 2011)
Nationalencyklopedin 1990

Text Carina Sjögren sjogren.carina@gmail.com och Katharina Prager katharina.prager@braarkiv.se

ANNONSER