ANNONSER

MagnusW03

Ett gemensamt grepp om e-arkiv och e-diarium

Nyligen avslutades en förstudie om e-arkiv och e-diarium. I studien har man analyserat förutsättningarna för gemensamma verksamhetsstöd inom den offentliga förvaltningen. Magnus Wåhlberg, IT-arkivarie vid TAM-Arkiv, deltog i arbetet med förstudien.

Vad är bakgrunden till
E-delegationens uppdrag?
– I Sverige finns det en tradition att regeringar och riksdag undviker att styra informationshanteringen inom offentlig sektor. Alla myndigheter har gjort på sitt sätt, vilket har skapat mycket stora extrakostnader. Å andra sidan har många IT-leverantörer blivit lyckliga. Tanken är att detta ska förändras.

Det här berör alltså e-förvaltning i stort, inte bara långsiktigt digitalt bevarande?
– Det gäller ärendehantering, dokumenthantering och arkivhantering. Vi har analyserat förutsättningarna för att ta fram gemensamma verksamhetsstöd i den offentliga förvaltningen, dels för registrering och ärendehantering, dels för digital arkivering.

Vilka lösningar föreslås i
slutrapporten?
– En basnivå som handlar om att ta fram standarder, ramverk, principer och mallar. Förstudien talar om gemensamma förvaltningsspecifikationer. Nästa steg föreslås vara att bygga gemensamma lösningar som IT-system och e-tjänster. Detta är något som man har önskat från många myndigheter.

Varför behövs specifikationerna?
– Problemet är att det idag är svårt att skicka information, allmänna handlingar och ärenden mellan myndigheter i digital form. Ett exempel är patientjournaler inom sjukvården. Och detta gäller även arkivering. Det handlar om strukturen i ärendena men även om hur man tar emot dem och paketerar dem. Man har hittills haft olika syner på vad som är ett ärende och vilka metadata som ska vara kopplade. De tekniska kraven måste också formaliseras.

Vilka ekonomiska samverkans-vinster finns?
– Fanns det en grundritning till hur man bygger digitala arkiv skulle myndigheter kunna spara 10-20 procent på utvecklingskostnad och drift, samt ytterligare på integration mellan system. Grundtanken är att hela e-förvaltningen effektiviseras. Men vi var mycket konservativa i bedömningarna. Besparingarna ligger antagligen på miljardbelopp i landet som helhet över en tio års period.

Vilket är sambandet mellan
e-diarium och e-arkiv?
– Det saknas normering inom
båda områdena, så alla myndigheter har gjort och gör på sitt sätt. Om
man har gemensamma modeller är det självklart lättare att utbyta information mellan myndigheter. Detta gäller även i kontakter med företag och privatpersoner, och det gäller vid arkivering.

Om nu Riksarkivet får denna uppgift?
– I så fall måste man skaffa sig kompetens även kring ärendehanteringen. För detta måste man också få resurser, personella och finansiella. Annars kommer resultatet att bli en papperstiger, eller ännu värre, något som retar gallfeber på myndigheterna.
Verksamhetsstödet föreslås omfatta e-tjänster, vad är det för något?
– Det finns exempelvis idéer om att en ny statlig myndighet ska driva gemensamma e-tjänster åt olika
statliga myndigheter. Termerna e-tjänst och verksamhetsstöd är modeord. En e-tjänst går ut på att man låter olika brukare få tillgång till systemfunktionalitet, exempelvis att kunna deklarera på Skatteverkets webbplats. Förstudien är öppen för flera lösningar: egna system, externa e-tjänster eller gemensamma mastodontsystem för stat, landsting
och kommun.

Vilken lösning tror du själv mest på?
– Jag tror på att de olika myndigheterna själva ska få besluta när det gäller informationshantering och IT-lösningar. Men att man absolut måste sätta en nationell standard för basnivåerna inom ärendehantering och digital arkivering. Man kan också utveckla gemensamma verksamhetsstöd om myndigheterna är intresserade av det i ett senare skede.

Vad skulle ett genomförande ha för bäring på enskilda arkiv?
– I alla former av informationsutbyte skulle en standard för digital arkivering och ärendehantering inom offentlighetssverige kräva att även företag inom den enskilda sektorn följer med. Även folkrörelsearkiv, mindre arkivorganisationer och arkivinstitutioner kommer att kunna dra nytta av detta. Kanske även e-tjänster kan bli intressant för den enskilda sektorn.
Finns det stora förväntningar kring det här arbetet?
– Ja, framför allt när det gäller digital arkivering finns förväntningar om att Riksarkivet nu ska lösa frågan inom statlig sektor en gång för alla. Gör man det inte kommer andra att ta initiativet, såsom enskilda aktörer och bolag, landstingsarkiv, kommunarkiv och statliga myndigheter.

E-delegationens betänkande har ställt sig positivt till förstudiens förslag. Vad händer framöver?
– E-delegationen har föreslagit regeringen att Riksarkivet ska få utökat mandat. Om det blir så, skulle Riksarkivet få ökad normeringsrätt inom digital arkivering och ärendehantering. Finansieringen är dock fortfarande en stötesten. I utredningen gjorde vi bedömningen att omkring 20 miljoner skulle behövas för att utveckla specifikationer för e-diarium och e-arkiv. Detta eftersom de även skulle behöva prövas praktiskt. Specifikationerna får inte bli kristalltorn, som ställer till det ännu mer för statlig sektor. Det är idag oklart hur denna finansiering ska ske. Egentligen handlar det bara om att omfördela pengar. Kostnaden för att ta fram gemensamma e-tjänster skulle å andra sidan röra sig om betydligt större belopp, hundratals miljoner om man även tänker på infrastrukturen. Forskningsprojektet Centrum för digital informationsförvaltning vid Mittuniversitetet kan också få betydelse för utvecklingen.

Har arbetet varit roligt?
– Många duktiga människor med rejäl kunskap har funnits med i arbetet, så det har varit roligt. Sen hoppas jag att det hela kommer att fungera i slutändan. Annars kan det bli svårare att uppfylla lagkrav. Det finns också en risk att man får mindre insyn, att man har svårare att garantera medborgarnas rättigheter gentemot staten. Och jag hoppas att man gör det på en vettig nivå där man betonar främjande framför normering.

Fakta
Magnus Wåhlberg:
”E-arkiv är en tjänst för att säkert bevara och göra allmänna handlingar tillgängliga över lång tid, enligt lagkrav. Det innefattar tekniska system, hur man styr och förvaltar information samt rutiner.”
”SLI, System för långsiktig informationsförsörjning, är ett parallellt begrepp som först har använts av Statskontoret.”
”E-diarium handlar enligt förstudien om allt från registrering enligt OSL till dokumentstyrning och ärendehantering. Det behövs en enkel modell för hur ett standardärende ska se ut med tillhörande metadata.”

Förstudie e-arkiv och e-diarium har
syftat till att ge E-delegationen
underlag för att fatta beslut om fortsatt arbete med utveckling av e-tjänsterna e-arkiv och e-diarium. Arbetet leddes av Riksarkivet. I arbetsgrupperna medverkade representanter från myndigheter och andra organ: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Riksarkivet, Tillväxtverket samt SKL (Sveriges kommuner och landsting).

Förstudien med bilagor (sök på
förstudie): www.riksarkivet.se

E-delegationens betänkande efter rapporten:
www.edelegationen.se/betankande/en-bit-pa-vag
Centrum för Digital Informations-
förvaltning, CEDIF:
www.cedif.org

Text Jim Löfgren jim.lofgren@tam-arkiv.se

ANNONSER