Stora organisationer har ofta brister i sin arkivering och dokumenthantering. Så var också fallet på Reumatikerförbundet – innan man bestämde sig för att ta tag i sina rutiner. ­Urban Johansson, som ledde arbetet med den nya dokumenthanteringsplanen, berättar om arbetet.

Ett känt faktum bland arkivarier som arbetar på de arkivinstitutioner som tar emot handlingar från kommunala och statliga myndigheter, föreningar och organisationer är att struktur och ordning i det levererade materialet kan variera i mycket hög grad. Det är inte heller ovanligt att gallringsbart material följer med till arkivinstitutionen. Därför har arkivverksamheten de senaste årtiondena omorganiserats från att förteckna inkommande leveranser på institutionerna till att aktivt arbeta ute på fältet hos myndigheterna med dokumenthanteringsplaner, bevarande- och gallringsfrågor och rutiner för diarieföring. Detta har sannolikt bidragit till en högre kvalitet på leveranserna, vilket i sin tur har bidragit till att materialet snabbare kan tillhandahållas forskarna.\nDetta förhållningssätt till arkivfrågorna har, enligt min bedömning, inte slagit igenom på samma sätt i våra större organisationer som inom stat och kommun. Ett i mitt tycke ovanligt lyckat exempel är det arbete som har bedrivits inom Reumatikerförbundet.

Projektet startade i januari 2011 med uppgiften att färdigställa en tilläggsleverans av handlingar till Riksarkivet i Arninge. Ordningen i förbundets källararkiv var i princip obefintlig. Osorterade handlingar stod i hyllor, ofta i dubbla rader, i flyttkartonger på golvet och i olika arkivskåp. Vi bestämde i samråd med förbundets ledningsgrupp att vi skulle leverera handlingar fram till år 2000. Därefter vidtog för mig och förbundskansliets vaktmästare, Filippa Lorentzson, ett flera månader långt sorteringsarbete där vi också sorterade bort berg med gem och plastmappar, övertaliga kopior, arbetsmaterial och trycksaker. I september 2011 kunde vi leverera cirka 35 hyllmeter handlingar till Riksarkivet. Förteckningen för den nya leveransen samordnades med förteckningen för de redan levererade handlingarna på Riksarkivet och registrerades i Arkis.\nI samband med detta arbete började vi inom arkivgruppen, som förutom jag själv bestod av Filippa Lorentzson och den projektansvarige Karin Bergström, diskutera vad som skulle hända när leveransprojektet var slutfört. Hur skulle vi kunna motverka att inte samma kaotiska situation uppstod igen efter 10-15 år? Vi landade i beslutet att se över rutinerna för förbundets hela dokument- och arkivhantering. Ett första steg skulle vara att jag tillsammans med de anställda skulle utarbeta en dokumenthanteringsplan med regler för bevarande, gallring, arkivläggning och diarieföring.\nEn projektplan formulerades och vi började arbeta för att förankra denna i förbundsstyrelsen. Där insåg man värdet av att arbeta planmässigt och långsiktigt med arkivfrågorna:\n– Detta är ett av de viktigaste strategiska administrativa besluten som vi har tagit i vår förbundsstyrelse. Jag ser verkligen fram emot att vi nu på ett enkelt sätt kan hitta såväl nya som gamla handlingar utan att springa runt som yra höns och leta. Jag är oerhört tacksam för det arbete som Urban, Karin och Filippa har lagt ned för att vi skulle nå dit vi är idag. Nu är det bara att hålla i – allt bygger på att vi nu både förvaltar och utvecklar vår dokumenthantering, säger förbundsordföranden Anne Carlsson som är mycket positiv till projektet.

När det nya projektet var förankrat inom såväl ledningsgrupp som förbundsstyrelse vidtog själva arbetet med att informera personalen. Varje arbetslag informerades var för sig om vad arbetet med en dokumenthanteringsplan innebar, vad jag förväntade mig för medverkan av dem och vad en sådan plan skulle få för effekter på förbundskansliets framtida dokumenthantering. Överlag var mottagandet positivt och förväntningarna på många håll stora inför det förestående arbetet.\nNär planen, som är ett dokument på 16 sidor, var klar hade jag genomfört 44 intervjuer och träffat all berörd personal. I planen ingick också en generell bevarandeplan för förbundets projektarbeten och en bilaga för gallring och bevarande av handlingar i personalakter. Alla berörda fick således komma till tals med synpunkter på gallring, bevarande och övrig hantering. Den 20 februari 2012 kunde förbundsstyrelsen anta planen, ge generalsekreteraren delegation på framtida revideringar samt kansliet i uppgift att utarbeta handfasta råd för tillämpningen, rutiner för diarieföring, utbildning av personalen och sist men inte minst, att utarbeta en arkivorganisation där ansvar och arbetsuppgifter definierades.\nEtt bestående intryck från arbetet är hur medvetenheten om arkivfrågornas vikt hela tiden ökade inom förbundet. Medarbetare har idag tagit itu med sina gamla ”surdegar” och har rensat, gallrat och arkiverat efter det fastställda regelverket. Det har gått så långt att en del till och med tycker att arkivering är roligt!

Arkivgruppen utarbetade ett förslag till arkivorganisation för förbundskansliet som ledningsgruppen antog. Därmed utsågs en arkivansvarig, en arkivredogörare och kontaktpersoner i arkivfrågor för de olika verksamheterna. Den ansvarige ska bland annat bevaka arkivfrågor vid omorganisationer och förändringar i verksamheten, arkivredogöraren ansvarar för det praktiska arbetet inom kansliet och kontaktpersonerna ska bland annat informera alla nyanställda om dokumenthanteringen. Arkivredogöraren får också tid avsatt för att verkligen hinna med arkivfrågorna vid sidan av alla övriga uppgifter inom kansliet.\nAll dokumentation om regelverket för dokument- och arkivhantering inom förbundskansliet kommer också att finnas tillgänglig på förbundets intranät.\nFörutsättningarna för en ­effektiv dokumenthantering är därmed mycket goda inom Reumatikerförbundet.  All dokumentation om regelverket för dokument- och arkivhantering inom förbundskansliet kommer också att finnas tillgänglig på förbundets intranät.

Text Urban Johansson urbanjohansson78@gmail.com