ANNONSER

Från ax till limpa – hur har det gått med den nya arkivredovisningen?

Alla arkivarier på statliga myndigheter i Sverige är medvetna
om att den verksamhetsbaserade arkivredovisningen skulle ha påbörjats på landets myndigheter under 2013. Hur har då arkivariens arbete
påverkats i och med detta och hur upplever de förändringsarbetet?
Marie Thorn, som själv är arkivarie, har undersökt saken.

Införandet av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen innebär förändringar för arkivariens sätt att arbeta, i alla fall till en början då en klassificeringsstruktur ska skapas och processer ska kartläggas och beskrivas. Men hur ser arkivarierna själva på förändringsarbetet och hur har informationen och stödet från Riksarkivet varit? Har man stött på hinder på vägen?

Jag har vänt mig till arkivarier ute på olika myndigheter, allt från små myndigheter där arkivarien är ensam ansvarig över arkivet till stora myndigheter där man arbetar i större arbetsgrupper, för att ta reda på svaret.
Mina frågor har handlat om hur arkivarierna ser på arbetet kring införandet av den nya arkivredovisningen, om det har underlättat eller försvårat deras arbete samt hur de anser att Riksarkivet skött sin del gällande information, hjälp och stöd i förändringsarbetet. Jag har även vänt mig till Riksarkivets tillsyns- och rådgivningssenhet och frågat dem om hur de upplever arbetet med införandet av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen.
Vad anser då arkivarierna om den information som Riksarkivet har givit? Anser de att de har fått det stöd och den hjälp de behöver?
Här kommer den skarpaste kritiken fram. Den vanligaste kritiken är att informationen har varit alldeles för generell och att Riksarkivets roll i det hela har varit oklar. Ett antal arkivarier har uttryckt att det har varit: ”Dåligt stöd från Riksarkivet”, ”Överlag mycket dåligt skött av Riksarkivet”, ”Informationen har varit för generell. Mer handbegriplig info skulle ha varit bra”.
En arkivarie som jag har varit in kontakt med ansåg att: ”riksarkivet har skött den processbaserade arkivredovisningen mycket dåligt och stödet från dem i den här frågan har varit svagt. De enskilda arkivarierna på Riksarkivet har gjort sitt absoluta bästa, men då grundförutsättningarna har varit så usla har deras arbete varit föga avundsvärt. Jag förstår den i många fall besvärliga arbetssituation som de har haft då de agerar stöd och rådgivare åt Myndighetssverige när de själv inte har haft strategin klar vad gäller den processbaserade arkivredovisningen. Det har skötts illa av Riksarkivet från start och till idag”.

Trots övervägande kritik finns det även arkivarier som är nöjda. En arkivarie uttryckte sin syn på saken på följande sätt: ”Jag tycker att den nya arkivredovisningen är mycket mer flexibel och jag har gått på kurser och informationsmöten hos Riksarkivet”.

Riksarkivets tillsynsavdelning svarade följande på frågan om vilka reaktioner de har fått från arkivarier ute i verksamheterna: ”Här kan vi nog säga att det är både ris och ros från arkivarierna, men i huvudsak har reaktionerna varit positiva. Om vi ser till synpunkterna avseende modellen i stort var det ett större motstånd i början. Men vartefter arbetet går framåt har formerna klarnat och allt fler reaktioner är positiva”.
Vilka är det vanligaste problemen som ni har stött på?
”Det är lite olika. Från början var det fler frågor kring processkartläggningen och hur den ska beskrivas grafiskt och/eller i text. Allt eftersom myndigheterna har arbetat med den nya modellen har det uppstått fler frågor om att hitta rätt tillämpningsnivå, det vill säga att veta när arkivredovisningens olika delar varken är för allmänt beskrivna eller för detaljerade. Men som sagt, modellen erbjuder stora möjligheter för myndigheterna att anpassa sina arkivredovisningar efter verksamheten så frågorna varierar.”

Hur har då införandet av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen och skapandet av klassificeringsstrukturer påverkat arkivarierenas arbetssituation då fler än bara arkivarien nu är delaktiga i arbetet kring processkartläggningen. Detta moment verkar ha varit lite av en vattendelare när det gäller hur förändringsarbetet har mottagits av omgivningen.
På de arbetsplatser där ledning och chefer inte har haft kunskap om, eller intresse för förändringsarbetet, har arkivarierna upplevt att de blivit motarbetade och har fått höra att processkartläggningen bara är krånglig och att personalen runt omkring inte velat eller haft tid att svara på frågor kring handlingar och processer. Som en arkivarie uttryckte det: ” Jag har alltid haft bra kontakt med folket på min arbetsplats och uppskattat mitt arbete som arkivarie. Men i och med arbetet med processerna känner jag att folk som i överhuvudtaget inte har någon kunskap om arkivering har lagt sig i mitt arbete. Jag har också känt mig som en jobbig jävel som har tjatat och frågat om handlingarna, m.m. Det har varit en ganska obekväm sits att hamna i och jag undrar om Riksarkivet tänkte på detta när de planerade de här förändringarna”.

Men på arbetsplatseR där det har funnits intresse och stöd från chefer och ledning har arbetet fungerat mycket bra. Här har det kommit motsatta reaktioner och som en arkivarie uttryckte det: ”Det känns mycket bra att arkivet och arkivfrågor lyfts fram och jag har haft ett gott samarbete med kollegor. Jag har fått stöttning av min chef och vi har haft kurser och informationsmöten på arbetsplatsen i och med dessa förändringar”.
Andra arkivarier har också berättat att processkartläggningen av allmänna handlingar har tagits emot med stor entusiasm och att man, i och med processkartläggningen, har sett ett ypperligt tillfälle att gå igenom sina arbetsrutiner. Arkivet och arbetet i och kring detta har hamnat i fokus på ett helt annat sätt än tidigare. Diskussionen kring allmänna handlingar har lyfts fram och arkivarierna har upplevt att deras yrkesstatus höjts i och med den större insynen i deras arbete.

”I det digitala landskap som många arkivarier arbetar i, och i den förändringsprocess som nu sker rörande arkivarbetet, måste andra än arkivarier vara delaktiga. En förutsättning för att lyckas är att IT-avdelningen också är med”, menar en arkivarie som jag har pratat med.
En annan menar att detta även kan innebära en intressekonflikt: ”Arkivets intressen krigar stundom mot andra typer av intressen inom organisationen, till exempel IT-avdelningens syn på verkligheten. Exempel på detta är att alla uppfinner hjulet. Det finns ännu inte något färdigt exempel på en ny arkivredovisning som har visat sig fungera fullt ut. Följaktligen finns inte heller något arkivt förteckningsprogram på marknaden som fullt ut stödjer en ny arkivredovisning”.

Tillsynsavdelningen tar också upp detta när de får frågan om vilka reaktioner de har fått från arkivarierna: ”På senare tid har flera myndigheter också upplevt att det interna stödet för dessa frågor har ökat. Med den generella utvecklingen hos myndigheterna vad gäller IT, informationssäkerhet och verksamhetsarkitektur är att förståelsen för modellen och de möjligheter den ger för informationsförvaltning har ökat”.
Mycket verkar alltså vara en ledningsfråga. På arbetsplatser där chefer och ledning har förstått vikten av utbildning och att ge information om förändringsarbetet till alla berörda parter har förändringen upplevts som, om än svår, så i alla fall positiv och kreativ. På de arbetsplatser där arbetsgivaren har lämnat över ansvaret på arkivarien och där informationen till övrig personal varit liten eller obefintlig har upplevelsen av införandet av den verksamhetsbaserade arkivredovisningen varit mycket negativ. När arkivarier även har känt att de har saknat vägledning och stöd från Riksarkivet har förändringsarbetet upplevts som näst intill ogenomförbart.
Detta första år har blottlagt styrkor och svagheter med den nya arkivredovisningen och förhoppningsvis har vi alla lärt oss av våra misstag. Men vi måste också komma ihåg att det finns många arkivarier som betraktar detta som ett lyft i sitt arbete.

Jag vill avsluta denna artikel med ett citat från en arkivarie med många års arkivarbete bakom sig. Jag tycker att han på ett bra sätt ringar in detta förändringsarbete:
”Arbetet med att ta fram en helt ny typ av arkivredovisning har varit både tidskrävande och mödosam, men samtidigt har det upplevts som en mycket rolig, lärorik och stimulerande arbetsuppgift av oss som har varit inblandade. De som jobbar eller har jobbat med detta är med om någonting som kan liknas vid ett paradigmskifte inom arkivområdet och är kanske även med och påverkar den framtida utvecklingen. Troligtvis kommer ingen av oss som idag är arkivarier att få vara med om något liknande under våra yrkesverksamma liv. Belöningen kommer förhoppningsvis i efterhand, när den nya arkivredovisningen underlättar framtida arbete i och med arkiv”. 

”…modellen erbjuder stora möjligheter för myndigheterna att anpassa sina arkivredovisningar efter verksamheten…”

Text Marie Thorn marie.thoorn@gmail.com Illustration Anna Hänström ahanstrom@gmail.com

ANNONSER