ANNONSER

Från registrator till dokumentcontroller – om en ändrad roll

Titeln registrator skapar ofta frågor snarare än förklarar vad yrket går ut på. Registratorn Alexandra Meija diskuterar vilken betydelse namnet har på yrket och organisationerna i stort och vad som skulle hända om man bytte namn till informationsförvaltare eller dokumentcontroller.

Du befinner dig på en social tillställning och får den obligatoriska frågan ”Och vad jobbar du med?”. Du svarar att du arbetar som registrator och arkivarie. I nio fall av tio ser personen du samtalar med ut som ett levande frågetecken och du försöker på ett enkelt sätt förklara vad arbetet går ut på: att du tar hand om allmänna handlingar (samtidigt som du undviker att behöva förklara vad en allmän handling är, det kan man prata länge om), du ser till att handlingarna hålls ordnade så att de vid en förfrågan kan plockas fram, du ombesörjer en god arkivvård så att handlingarna bevaras för framtiden samt fungerar lite som spindeln i nätet på arbetsplatsen vilket medför att du har väldigt bra koll på vad som händer där.
Nu är det många yrken som kanske inte syns dagligdags och som du inte ens tänker på att de finns, som en pommelier¹ , en gummikycklingstillverkare eller varför inte en luktbedömare? Det som skiljer de här yrkena gentemot registratorsyrket är att registratorn har en central position inom verksamheten samt finns inom flertalet verksamheter. Yrket har trots detta en relativt undanskymd position.

Jag har länge funderat kring huruvida den idag lite undanskymda positionen kommer att förändras i och med en ökad digitalisering av ärendeflödet och om själva yrkesrollen kommer att förändras. Idag sköts registreringen av allmänna handlingar på flertalet verksamhet från ax till limpa av registratorn men i och med övergången till ett dokument- och ärendehanteringssystem läggs ansvaret för registrering mer och mer över på handläggaren själv. Registratorn får endast ansvar för att öppna ett ärende samt avsluta detta. Registratorn får en kontrollerande funktion där denne ser till att övriga medarbetare utför uppgiften att registrera allmänna handlingar korrekt (samtidigt som denne fortfarande har koll på ärendeflödet, alltså vad som kommer in till och går ut från verksamheten). Detta innebär en controllerfunktion, där denne istället för att titta på den ekonomiska delen granskar om verksamheten hanterar och registrerar allmänna handlingar korrekt och även ser till att verksamheten uppfyller de krav som arkivlagen (1990:782) 3§ lyfter fram. Arkivlagen säger att arkiven ska hållas ordnade så att de tillgodoser de bestämmelser kring rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättsskipning och förvaltning samt att forskningens behov ska tillgodoses (och här kommer behovet av en informationsförvaltare, även detta ett tänkbart namn, in).
Den senaste tiden har frågan om huruvida yrket ska byta namn från registrator till dokumentcontroller lyfts. Det är ett byte jag anser vara mer beskrivande för arbetet som utförs och som indirekt kan leda till att statusen för yrket höjs. Föreningen för Arkiv och Informationsförvaltning (FAI) har under sommaren uppmanat sina medlemmar att diskutera vilken titel de vill ge sitt yrke. Även här har svaren gått lite isär. Genom att byta till exempelvis dokumentcontroller så får du en titel som är mer igenkännbar. Säger du controller så kommer motparten i en majoritet av fallen tänka att du har en kontrollerande funktion inom verksamheten. Inom själva verksamheten kommer du troligen att få en mer framträdande och rådgivande roll – vilket innebär ett ökat synliggörande av yrkesrollen.

Det i sin tur kommer att leda till att du ser den kunskap som registratorn ofta besitter när det gäller företagets processer, vad som sker inom företaget och att registratorn (eller i det här fallet dokumentcontrollern) och att denne besitter kompetens som även kan användas i andra delar av verksamheten.
Jag tror också att du som registrator ska se digitaliseringen som något bra, något som underlättar det dagliga arbetet och möjliggör för en utveckling av yrkesrollen. Att handläggarna själva får möjlighet att registrera sina handlingar tror jag på sikt kommer att leda till att fler handlingar registreras (vilket också bidrar till att uppfylla offentlighetsprincipen), vilket innebär att det blir mer handlingar för registratorn (eller dokumentcontrollern) att kontrollera vilket innebär mer arbete. Jag har svårt att se att en verksamhet klarar sig utan någon som säkerställer kvaliteten i registreringarna. Vem är då bäst lämpad för detta, om inte den person som tidigare arbetat med det? På sikt kan detta även frigöra tid för ökat deltagande i projekt och olika nätverk. Det i sin tur bidrar till en ökad samverkan samt att man lär från varandra i en högre grad än tidigare. Det kan inte bli annat än bra. 

1 En pommelier gör samma sak som en sommelier d.v.s. genom att använda näsan som redskap sätter du ord på doften, men det är endast drycker gjorda av äpple i glaset.

”Den senaste tiden har
frågan om huruvida
yrket ska byta namn
från regis­trator till
dokumentcontroller lyfts.”

Text Alexandra Meija alexandra.meija@stockholmshamnar.se

ANNONSER