ANNONSER

Hög tid för dispens?

Om de statliga myndigheterna hade följt regelverket så hade de nu påbörjat sina verksamhetsbaserade arkivredovisningar med begynnelseår 2013. Arkivvärlden har låg prioritet och knappa resurser. Därför har få avslutat sina gamla arkivredovisningar enligt allmänna arkivschemat med slutår 2012. Den generöst tilltagna övergångsperioden om fyra år räckte bara för gissningsvis hälften av myndigheterna.

Riksarkivets inspektionsrapporter för dessa år, 2009-2012, visar att nio av tio myndigheter har dröjt i det längsta med övergången. I flera av rapporterna 2012 signalerades en misstro över om myndigheterna skulle hinna i tid. I en artikel av Marie Thorn i förra numret av Arkiv framgick ett omfattande gurgel mot Riksarkivet för otillräckligt stöd för övergången från myndigheter som antagligen haft svårt att hinna med. Det kan vara skönt att ventilera sin frustation, men den viktiga frågan är inte vems fel det är (om någons), utan vad som nu bör göras åt saken?
En förutsättning för att en statlig myndighet i normalfallet ska lyckas med övergången till verksamhetsbaserad arkivredovisning är att samma struktur används för registrering av handlingar som för arkivredovisningen. Därigenom klassificeras handlingarna med automatik löpande över året (proaktivt).
Efter en genomgång av Riksarkivets inspektionsrapporter 2013 finner jag att endast 11 av 23 myndigheter som inspekterades under året hade antagit en klassifikationsstruktur som också användes för registrering av handlingar i diariet. Mot bakgrund av att Riksarkivet bara har rätt att rekommendera myndigheterna att använda samma struktur för redovisning och registrering, så kan det resultatet bedömas som bra. Det betyder dock att omkring hälften av myndigheterna knappast har möjlighet att gå över till en verksamhetsbaserad arkivredovisning i tid, eftersom diarieförda handlingar inte har registrerats på verksamheter.
Vad bör nu göras för de myndigheter som har hamnat på efterkälken? Ska de tvingas att uppfylla den på förhand bestämda tidtabellen? Ska denna justeras så att de lättare hinner ifatt? Hur ska dessa saker göras?

Riksarkivet har intagit den tuffa positionen att inte medge undantag från tidsschemat, utom i mycket sällsynta undantagsfall. Det har varit bra, så länge som det har funnits en teoretisk möjlighet att hinna, men tidsgränsen passerades för över ett år sedan. De myndigheter som nu söker dispens har goda skäl för det. Ett exempel är Kustbevakningen som i mars 2013 enligt RA:s inspektionsrapport först ville ha tid att integrera en klassificeringsstruktur med ett nytt ärendehanteringssystem.
Det skulle vara dålig pedagogik att i detta och liknande fall ställa krav på retroaktiv redovisning med en modell som förutsätter proaktivitet. Det är som att säga att det inte finns någon betydelsefull skillnad mellan gammal och ny modell avseende när och hur redovisningen behöver upprättas.
Det kommer inte heller att bli någon bra ny arkivredovisning om den ska göras retroaktivt: det riskerar att bli en nödtorftigt draperad, dyr och försämrad kopia av den gamla. En dålig start på den nya arkivredovisningen kan också bli svår att rätta till på sikt.

Det är därför bättre att förlänga användandet av allmänna arkivschemat för de årgångar av ett arkiv som enbart kan redovisas i efterhand. För att samtidigt främja övergången till ny arkivredovisning bör dispens för användandet av allmänna arkivschemat villkoras med krav på att sökande myndighet redan tagit fram fastställd klassificeringsstruktur och tidsbestämd plan för övergång till ny arkivredovisning.
Hur detta ska gå till bör regleras generellt genom en ändring i RA-FS 2008:4, så att myndigheter kan söka dispens, och speciellt i en särskild RA-MS för varje myndighet som söker dispens. Detta kan förhindra en hotande blockerande situation och underlätta en fortsatt övergång för alla statliga myndigheter. 

”den viktiga frågan är inte vems fel det är (om någons), utan vad som nu bör göras åt saken?”

Är det hög tid för Riksarkivet att bevilja dispenser för de myndigheter som har behov av en senare övergång till ny arkivredovisning?

Text Håkan Olsson h.o@arkivalpha.se

ANNONSER