ANNONSER

1

Huvudkontor i flyttkarusell – vad händer med koncernarkive ringen?

Det senaste decenniet har många av de stora koncernernas huvudkontor i Stockholm flyttats. För oss på Centrum för näringslivshistoria, Cfn, som jobbar med företagsarkiv och näringslivshistoria, har det här både positiva och negativa effekter.

I fjol ryckte Apoteket AB upp sina inte så gamla bopålar från det ganska nyrenoverade huset på Södermalm – i Stockholms näringslivshistoria känt som KF:s korvfabrik. De flyttade till nybyggda lokaler i den nya kontorsstaden kring Friends Arena i Solna. Effekterna för arkivet och Centrum för Näringslivshistoria var mest positiva. Vi tog emot en efterleverans på 30 hyllmeter som fogades till det existerande rika historiska arkivet. I Apotekets nya lokaler fanns inte plats för de fantastiska exemplen på äldre apoteksinredning som hade stått i korridorerna i korvfabriken. En del inredning gick till Medicinhistoriska Museet medan en pjäs nu pryder ett kontorsrum på hos Centrum för Näringslivshistoria, deponerat av Apoteket..

Tillbaka till huvudkontorsflyttarna: samarbetet mellan stora koncerner och CfN har inte alltid löpt på så smidigt som i fallet Apoteket. För några år sedan lämnade Skanskakoncernen Hagaporten, det hus vid Haga Norra som de byggde åt sig själva 2000. De uppförde ett nytt hus i Hornsberg på Kungsholmen, det andra nya huvudkontorsklustret i staden. Huset vid Haga Norra var ganska rymligt och hade stora arkivlokaler i källaren, vägg i vägg med huvudkontorets gillestuga och gym. Det nya huset sägs vara mycket mindre än det gamla.
Dagens allmänna utveckling går mot alltmer kompakta kontorsytor, gärna i flexibla landskap. Större verksamheter har slutat att flytta in i äldre ombyggda hus och bygger istället nytt. Väldigt sällan förläggs huvudkontoren i anslutning till någon anläggning där företagets kärnverksamhet utförs, som varuhus, distribution och lager, fabrik eller publika besökskontor. Närheten betyder nästan inget längre eftersom det i första hand är bredbandslinan och intranätet som håller ihop företaget, inte rörpostsystem och gemensamma matsalar. Detta hänger i sin tur ihop med den divisionalisering som större företag, särskilt inom industrin, har genomgått sedan länge. Den har inneburit att nästan all tillverkning, försäljning etcetera har flyttats ut till olika koncernbolag som delvis motsvarar divisioner. Divisionerna motsvarar i sin tur ungefär affärsområdena och fungerar nästan som egna koncerner. Det gamla moderbolaget är endast ett slimmat huvudkontor med ansvar för kontakter med aktieägare och press, koncernbokslut, vissa strategiska avgöranden och tunga juridiska frågor. Moderbolaget sitter oftast inte på de stora resurserna, inte ens när det gäller de jämförelsevis små summor som det handlar om för att ordna och förteckna arkiv. Pengarna finns ute i divisionerna, eller rentav i dotterbolagen i andra länder.
Skanska har gått ett resolut steg mot det papperslösa samhället och satt upp en rutin för att undvika att producera papper. Om man ändå har en pärm som måste ställas undan, finns endast alternativet att skicka den till Recall i Kumla. Vill man ta del av innehållet igen får man beställa pärmen från Kumla. Eftersom de flesta dokument idag produceras och lagras digitalt är Skanskas rutin kanske ganska naturlig. Problemet är hur själva huvudkontorsflytten gick till, och vad som händer med uppfattningen om ett koncernarkiv.

Centrum för Näringslivshistoria förvaltar idag den största delen av Skanskas historiska arkiv. Skanska har varit medlemsföretag sedan 1983 och levererat arkivmaterial i många omgångar sedan 1987. Till skillnad från vid tidigare tillfällen fick CfN denna gång (2013) ingen information om huvudkontorsflytten förrän den var nästan helt genomförd. Till saken hör att CfN:s närmaste kontaktperson på Skanska i många år har varit företagsfotograf på Skanska AB. Fotografen har uppskattat CfN:s tjänster när det gäller arkivhyllor och klimatutrymmen för fotografier, men har haft föga förståelse för att inom sin budget rymma kostnader för förvaring av äldre material – en del så gammalt som från 1887 – så som räkenskaper, personaltidningar, reklam och äldre projektmaterial med mera.
Det har inte blivit många kronor över för att ordna och förteckna arkivet, än mindre för att presentera historien. Detta trots att man har väldigt mycket att vara stolt över och borde visa upp.

Vid flytten gjordes ingen åtskillnad
mellan material som kan betraktas som historiskt bevarandevärt och gallringsbart material, till exempel räkenskaper. De gamla bolagsstämmo- och styrelseprotokoll från 1887 och framåt som har förvarats hos chefsjuristen och efterfrågats av CfN länge, har nu skickats åt ett helt annat håll.
Varför det finns en ovillighet att skicka in vissa viktiga handlingar till det historiska arkivet kan man spekulera i. Kanske beror det på en önskan att ha tillgång till handlingarna i den dagliga verksamheten, eller att man litar mer på att de är säkra i plåtskåpet på direktionsvåningen än i ett externt arkiv. Kanske bär det emot att låta protokollen flytta hemifrån. Som arkivarier kan vi på CfN ha viss förståelse för denna syn på saken, att skicka iväg sitt arkiv är som att sända iväg sin själ. Jag tror dock att det handlar om brist på kommunikation inom företagen i dessa frågor. Det finns ingen information på intranätet eller den så kallade styrelsewebben om att det finns ett historiskt arkiv som sköts externt av professionella arkivarier. Det är knappast en snackis i fikarummet. Ibland framgår det av arkivpolicydokument, men medvetenheten om sådana dokument är ofta låg. Kanske informerar CfN:s kontaktpersoner på företagen inte automatiskt om att CfN existerar. Detta är förstås ett misslyckande för CfN. Samtidigt måste vi ju jobba som externa konsulter och förtjäna oss en plats i företagets kommunikationsvärld. Då räcker det oftast inte att ha en god relation med vare sig företagsfotografen, presschefen eller kommunikationsdirektören. Det duger inte heller att anordna visningar på CfN för medlemmar av företagets veteranförening.

Frågorna sätts på sin spets när det är dags för företaget att flytta sitt huvudkontor. När Skanska genomförde sin flytt till Lindhagensgatan fick undertecknad information genom en ekonomiassistent på Skanska Sverige AB om att det fanns en del material i källaren i det gamla huset som hon ansåg bevarandevärda. Jag åkte dit och genomförde en mycket hastig inventering. Där fanns en hel del material från några företag som Skanska köpte upp på 1990-talet. Jag fick enligt överenskommelse flytta över ett hundratal hyllmeter handlingar till CfN och genomföra lämplig gallring på plats hos CfN. Gallringsutredningen är påbörjad och kan leda till att minst hälften av det nya materialet gallras. Allt borde dock ha föregåtts av en generell bevarandeplan för arkivmaterial från ett större byggföretag.

Det finns en öm punkt där gallringskulturen inom Skanska inte helt stämmer överens med vad arkivarierna på CfN anser borde bevaras. Det handlar om projekthandlingar. Varje byggprojekt avsätter traditionellt mängder av handlingar, från byggmötesprotokoll, fakturor, foton dag för dag, ritningar och korrespondens. Det finns en praxis inom Skanska att efter tio år gallra allt som har med ett byggprojekt att göra, precis som gällde för bokföringsmaterial. Möjliga undantag var professionella foton och arkivexemplar av glättiga trycksaker. Undertecknad anser att detta är att gå lite för långt. Vi har tidigare lanserat tanken om typurval kombinerat med att vi identifierar de mest epokgörande projekten. Det är trots allt viss skillnad i historiskt intresse mellan bygget av Öresundsbron och uppförandet av 20 förortsradhus.
Vi kan nog konstatera att det inom det normala storföretaget finns få som känner till att ett stort koncernarkiv finns. Det beror nog inte bara på att det fysiska koncernarkivet inte finns i källaren längre, eller ens i korridoren bredvid kapprummet. Det handlar om att ett nytt koncernarkiv håller på att växa fram, i mappstrukturer på nätverket. Det gömmer sig under bokstäver som G:/, O:/, H:/ och faktiskt X:/ (Arkiv X har jag nu skådat i verkligheten!). Det är en verklighet som CfN nu håller på att anpassa sig till. Vi gör vad vi kan för att inventera det digitala materialet, som ofta går 15-20 år tillbaka i tiden, och ta en kopia till den digitala delen av det historiska arkivet hos CfN.
Vissa företag gör självklart ett bra jobb med att skapa egna digitala arkiv. Vi hoppas på att få arbeta mer med digitalt material även hos Skanska, och att kanske bidra till en attitydförändring, där arkivarien ses som ett stöd i företagets nutid och bearbetning av närhistorien. 

Text Anders Gidlöf anders.gidlof@naringslivshistoria.se

ANNONSER