Tiden är förbi när vi arkivarier arbetade med traditionella arkivfrågor. Moderna förvaltningar tar betydligt större ansvar för sin information, från upprättande genom uppstyrning av mallar och metadata till klassning med informationssäkerheten i fokus, till styrning av lagringsplatser och slutligen korrekt arkivering och e-arkivering. Ett lyckat exempel på ett sådant heltäckande arbete är Årets Arkiv – Swedbank. Det är inte ofta ett företag blir Årets Arkiv. Under de åtta år som priset har funnits har det bara hänt ett par gånger. Framgångsfaktorer enligt juryn är att Swedbanks arkiv de senaste åren har utvecklats från en traditionell arkivfunktion med fokus på det historiska arkivet till att bli en viktig tillgång för hela banken, vilket innebär att Swedbanks arkivfunktion tar ansvar för hela informationsförvaltningsprocessen från informationsplanering, dokumentstyrning till datahantering och e-arkivering.

Även om fler har börjat inse att arbetet med information i dagens samhälle är ganska komplext och att det krävs mycket kunskap och kompetens inom informationsförvaltningens olika delar, så är det långt ifrån alla som har kommit lika långt som Swedbank. Därför vill vi i NLA stödja Arkivsverige med en teoretisk bok om informationsförvaltning som kombinerar teori med praktiska exempel. Boken ska kunna vara till hjälp för alla som på något sätt arbetar med information. Vår författare är Tom Sahlén, projektledare i Mittuniversitetets projekt Strategisk plattform för digital informationsförvaltning. Tom har tidigare skrivit en mycket uppskattad artikel om dokumenthanteringsplaner till NLA:s bok Dokumentstyrning i processorienterade organisationer. Den nya boken ska vända sig till en bred målgrupp, både myndigheter, näringsliv och andra större organisationer där det finns arkivarier, informationsspecialister, systemvetare samt lärare och studenter på arkivarieutbildningar.

Ämnet informationsförvaltning är betydligt bredare som vi ser det än det vi traditionellt syftar på när vi talar om arkiv- och dokumenthantering. Utöver självklara funktioner som dokumenthantering och arkiv räknar man bland annat in dokumentationsverksamheten som sådan (upprättandet av dokument, dokumentens födelse), IT, informationssäkerhet och systemförvaltning – det vill säga alla funktioner som har verksamhetsinformation som sitt objekt. Det innebär att en bok om informationsförvaltning kommer att adressera fler professioner än tidigare. Det är också nödvändigt att beskriva hur informationsförvaltningens olika funktioner och professioner relaterar till varandra, till exempel hur arkivarier och dokumentstrateger förhåller sig till system- och verksamhetsarkitekter och IT-strateger. För dig som medlem blir bokens pris särskilt förmånligt.

Ett annat initiativ som NLA har tagit som också berör informationsförvaltningen är en pågående medlemsundersökning som vänder sig till alla som arbetar med information oavsett om man är medlem i NLA eller ej. Frågor handlar om roller, arbetsuppgifter och det operativa arbetet med informationshantering och upphandling av arkivlösningar (analoga och digitala). Förhoppningen är att få reda på mer om vad föreningen kan göra för sina medlemmar, men även sända en signal till leverantörerna om vad som efterfrågas. Resultatet kommer att publiceras på NLA:s hemsida samt i tidskriften Arkiv. Undersökningen vänder sig till alla som arbetar med informationsförvaltning. Svara på NLA:s frågor på www.nla.nu

Anastasia Pettersson\nOrdförande NLA