ANNONSER

Fotograf Tommy Jansson, #fotograftommy, www.tommyjansson.com

Lägg vikt på förarbetet

Innan e-arkivet är på plats och innan information förbereds för e-arkivering finns en hel del att ta tag i. I flera av de pågående e-arkivprojekten kan vi se att verksamheten ännu inte förstår hur mycket av e-arkivfrågorna som egentligen rör regelverk. Frågan om e-arkiv handlar mycket om verksamhetsutveckling, att ta fram förutsättningar i en organisation för att på en strategisk nivå styra upp regelverk, ta fram krav på teknisk infrastruktur, informationssäkerhet och hur information ska organiseras, värderas och gallras. Det handlar om yrkesroller och mandat som behöver ändras samt nya former för samarbeten. SKL:s rapport om anslutningen till nationella digitala tjänster, bland annat e-arkiv, gör det tydligt att flera organisationer väljer att vänta. Vad kan man då göra för att förbereda sig för e-arkivering?

Vid FAI-konferensen arrangerade vi en workshop: Pre-pre-ingest – eller vad du önskat att du visste innan du började e-arkivera. Vi ville visa vikten av att göra ett förarbete innan man börjar e-arkivera. Det finns flera bra metoder och verktyg, till exempel PAIMAS (Producer- Archive Interface Methodology Abstract Standard) med beskrivningar av vad som behöver göras inför anslutning till e-arkiv, vilka roller som bör vara involverade och vad man behöver komma överens om innan. Ett annat bra stöd är TRAC (Trusted Repository Audit Checklist) en checklista för att se vad som behöver finnas på plats för att kunna hävda att man har ett e-arkiv värt att lita på. Ändå är det relativt få som egentligen arbetar proaktivt. Hur många har till exempel färdiga regelverk för hur informationen ska hanteras eller en färdig finansiering för hela den tid e-arkivet ska finnas? Hur många gör klart för verksamheten vad som ska levereras, vilka kriterierna är för att man ska anse att överföringen är tillåten och vem som ansvarar för vad inför överföring till ett e-arkiv? Arbetet börjar långt innan e-arkivet är på plats. Utan det viktiga förarbetet kanske man inte alls är redo att leverera när e-arkivet väl är på plats.

Workshops är ett nytt och uppskattat inslag vid FAI:s konferenser och vi planerar för fler arrangemang med praktiska övningar samt möjlighet till fördjupning.

Katarina Ekelöf

Ordförande Föreningen för arkiv och informationsförvaltning

ANNONSER