ANNONSER

Mer byråkrati löser inte arkivfrågan inom den enskilda sektorn

Magnus Berencreutz tar i Arkiv (1/2014) upp frågan om arkivens status i den enskilda sektorn. Frågan är givetvis relevant, men mer byråkrati löser knappast bevarandefrågan, menar Lars Lundqvist i ett svar på artikeln.

Det är givetvis av stor betydelse att bevara arkiv även inom den enskilda sektorn. Det finns naturligtvis möjlighet att göra detta genom hårdare lagstiftning, eller koppla detta till förvaltningsberättelsen och revisorernas arbete, som Berencreutz föreslår. Men frågan är om det egentligen är rätt väg att gå. Många företag följer idag en rad standarder och det är förstås positivt både för verksamheten och dess arkiv. Det måste framhävas att företagen i regel har rätt bra kontroll över den information som är verksamhetskritisk. Det må vara att man sällan diarieför handlingar – men det är knappast något problem annat än för den egna organisationen. Revisorerna har givetvis skäl att kontrollera bokföringen och kan givetvis redan i dag ha synpunkter på ordningen för annan dokumentation som är nödvändig för verksamheten. Men mer än så kan nog vara svårt att kräva från det hållet.

Härtill kopplar Berencreutz frågan om etikkod. Men det stora problemet inom den enskilda sektorn är att det i princip inte finns några arkivarier anställda. Det är bara i offentligt ägda bolag som det i vissa fall finns anställda arkivarier. Detta är ju egentligen också ett betydligt större problem. Förvisso anlitar en del företag konsulter för arkivtjänster – men dessa kan i regel inte ta det helhetsgrepp som här efterfrågas.
Det riktigt stora problemet är dock hur man motiverar ett långtidsbevarande utifrån det evighetsperspektiv som är professionens utgångspunkt, inte hur den aktuella statusen på arkiveringen ser ut. Jag ser dock inte att det vare sig är rimligt eller möjligt att ställa krav på bevarande lagmässigt. Dessutom löser detta fortfarande inte problemet med att många (särskilt mindre företag) är relativt kortlivade. Ett åtagande av detta slag är också något som i mycket stor omfattning därför i slutändan skulle läggas på den offentliga sektorn.

Däremot är givetvis standarder arkivariens bästa vän inom den enskilda sektorn. Det rimliga är att motiveringar för detta hämtas från argument, snarare än lagstiftning. För långtidsbevarande krävs det dock i regel andra medel och annan motivering än vad som kan motiveras utifrån verksamhetens behov. Detta är en utmaning. Det är också en utmaning som samhället och staten i sådana fall rimligen måste ta ett större ansvar för. Ty i slutändan är det där kostnaden till stor del antagligen kommer att hamna. Det är egentligen bara våra riktigt stora bolag som annars kommer att klara av denna hantering under de långa tidsrymder som här är aktuellt. 

Text Lars Lundqvist lars.lundqvist@bredband.net

ANNONSER