ANNONSER

Nytt system samlar Försvarsmaktens arkiv

Införandet av Försvarsmaktens nya dokument- och ärendehanteringssystem, system Vidar, var en nödvändighet för att få ordning på myndighetens dokumenthantering. Men trots tydliga fördelar med ett samlat arkiv så råder det skilda åsikter om hur systemet ska utformas och vilka yrkesrollers behov det ska uppfylla. Rikard Friberg von Sydow, Fil. doktor och arkivarie inom Försvarsmakten berättar…

Under 2013 påbörjades införandet av ett dokument- och ärendehanteringssystem i Försvarsmakten, det första som införts för hela organisationen. Undertecknad har som arkivarie varit med i den grupp som har upprättat kursmaterial för den stora utbildningssatsning som införandet krävde, samt som lärare på den handläggarkurs som arrangerades. Det har inte varit ett lätt arbete och en hel del friktion har funnits på olika plan. Jag ska försöka beskriva införandeprocessen ur en arkivaries perspektiv, med förhoppning att den kan förmedla erfarenheter till andra inom yrket som hamnar i en liknande situation. Att införa nya IT-system är aldrig en lätt uppgift och den kan försvåras ytterligare om det sker i en organisation med väldigt många olika behov och professioner. Det är huvudtemat i de erfarenheter jag nu kommer att förmedla till er i denna artikel.
Varför behövde då Försvarsmakten ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem? Jo, för att det inte fanns något innan. Sanningen är att myndigheten inte ens har haft en samlad ärendehantering. Då ärendehantering är praxis vid de flesta av våra myndigheter så kan detta svar verka förvirrande. Speciellt för den som saknar inblick i Försvarsmaktens sentida administrativa historia. Något som kräver en snabb resumé av denna.
Innan 1994 fanns ingen sammanhängande myndighet för Sveriges försvar, utan varje flottilj, regemente, skola et cetera var sin egen myndighet. Detta förändrades genom Förordning (1994:642) med instruktion för Försvarsmakten, vilken samlade försvarsenheterna till en gemensam myndighet. När det gällde dokumenthanteringen fanns det dock en hake. De olika organisationsenheterna skulle enligt paragraf 25, i tidigare nämnda förordning, själva pröva utlämningsärenden från allmänheten. Detta tillsammans med en vilja att behålla en viss registratur på plats vid de olika tjänsteställena ute i landet, ledde till att olika organisationsenheter, regementen och flottiljer fortsatte att registrera handlingar enskilt. Det i sin tur ledde till att ett antal separata diarier skapades, knutna till respektive organisationsenhet. Dessa registrerade även skrivelser som inkommit från andra enheter (flottiljer, regementen) inom myndigheten. Varje arkivarie med erfarenhet av myndighetsarbete förstår att detta till slut blir ganska betydande mängder dubbelregistreringar och dubbletter, något som tyvärr inte ens en omfattande gallring har kunnat råda bot på. Det hela har inte blivit bättre av att ett av förbanden, Försvarsmaktens logistik (FMLOG), som har haft verksamhet över hela landet, bestämde sig för att registrera varje skrivelse som inkommit vid varje tjänsteställe. I vissa fall har en handling därigenom varit registrerad upp till 80 gånger, och då i samma diarium. Detta borde vara ett misslyckande inom dokumenthantering som är svåröverträffat i Myndighetssverige.
Denna situation, tillsammans med behovet av en anpassning till den nya verksamhetsbaserade arkivredovisningen, var anledning till att det nya ärendehanteringssystemet Vidar infördes.

Vetskapen om behovet av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem har funnits länge inom Försvarsmakten. Sedan tiden strax efter millennieskiftet har olika projekt bildats för att utreda hur ett sådant skulle kunna se ut samt vilka krav det måste uppfylla. Det hela fick förnyad aktualitet i och med införandet av den nya verksamhetsbaserade förteckningsmodellen. Nu var det väldigt svårt att bromsa utvecklingen. Det gick nämligen inte att redovisa handlingar på ett sätt som uppfyllde den nya förteckningsmodellens krav i det gamla systemet. Det gamla diarieföringssystemet, System Diana, är en UNIX-applikation utformad för att fungera i en miljö där monokroma datorskärma var vanligast. Förändringspotentialen i systemet är därefter. En kravspecifikation utformades för upphandling när plötsligt nya direktiv gavs. Försvarsmakten hade precis utformat ett nytt intranät, Emilia, i Microsoft SharePoint. Sharepoint var redan upphandlat, så varför kunde det inte användas för att bygga ett eget system? Utifrån detta nya direktiv tillsattes projektresurser att utforma en egen webbapplikation.
Vidar är byggt som en farm och en webbapplikation i Microsofts plattform Sharepoint. Rent arkitektoniskt, för att jämföra Sharepoints objektmodell med de begrepp vi använder inom dokument- och ärendehantering vid svenska myndigheter, så är ett ärende en Site och det ärendekort som beskriver detta ärende en Page. I varje ärende kan en eller flera handlingar ingå, dessa består till största delen av ett handlingskort som utgör metadata för ett eller flera dokument. För att tillverka dessa handlingskort använder systemet objekten Library och Document set. Till varje handlingskort finns sedan ett eller flera dokument kopplade som består av ordinära filer, oftast i word-format. För att föra över metadata (författare, datum, diarienummer och elektronisk signatur) till dessa filer används ett antal mallar med fält som kommunicerar med formulären i systemet. Detta ger möjlighet till att elektroniskt signera dokument samt tillföra datum och diarienummer per automatik.
Fördelen med att bygga ett eget system utifrån en Sharepoint-ram är tydlig. Det går att göra en lokal anpassning och använda begrepp som verksamheten känner igen och är trygga med. Det finns möjligheter, inte bara till support (många har erfarenhet av Sharepoint), utan även till förändringar av själva systemet, vilket är en fördel när ett system är centrum i verksamheten. Nackdelarna är också tydliga. Fel och krascher får bäras av verksamheten själv. Det innebär stora kostnader till att anställa konsulter och driva ett projekt under lång tid. Det öppnar även upp för att verksamhetens olika delar börjar konkurrera kring vems behov systemet ska uppfylla. Är versionshantering av någon specifik sort viktig? Ja, ropar teknikerna. Ska systemet ge mer stöd för verksamhetsledning? Ja, ropar militärerna. Är funktioner för att avsluta ärenden och konvertera filer till arkivbeständiga format viktigast? Ja, ropar arkivarierna. Om det inte är en färdig produkt ni har köpt så kommer de här intressekonflikterna att dra projektet åt olika håll under utveckling och införande.

Förutom en kraftig insats med grafiskt material i form av tryck på mappar, flyers och till och med en tecknad filmsnutt så utfördes en regelrätt utbildning av personalen. Dessa delades in i tre kategorier, arkiv- och expeditionspersonal, lottare respektive handläggare. Arkiv- och expeditionspersonal (expeditionspersonal är en slarvig benämning på registrator som används inom Försvarsmakten) var först ut och fick en tvådelad utbildning, först en teoretisk genomgång och sedan praktiska arbetspass. Tanken var att systemet skulle förevisas ”från ax till limpa”, det vill säga från inkommen handling till aktbilaga och arkivexemplar. I samband med detta visade det sig att de två personalgrupperna hade olika behov. Främst genom att de flesta av arkivarierna använde mycket av sin tjänstetid till direkt utredande arbete och därmed egentligen var i mer behov av en handläggarutbildning. Lottarutbildningen var en direkt chefsutbildning som förklarade systemets verksamhetsledningsfunktioner. Även i denna fanns både teoretiska och praktiska moment. Handläggarutbildningen var förlagd som ett åttatimmarspass med teoretisk genomgång, samt praktisk förevisning i systemet. Undertecknad har i skrivande stund varit lärare på runt 30 sådana utbildningspass, vilket har varit en ganska krävande uppgift.
Vad kom då fram under utbildningen? Främst att det är svårt att byta system och arbetssätt samtidigt. Mycket tid har gått åt till att få de anställda att förstå begrepp som akt och ärende, eftersom man i tidigare arbetssätt enbart hänvisades till enskilda handlingar. Detta tillsammans med att ett nytt system ska införas. Till systemets fördel kan sägas att det är en Windows-miljö som de flesta idag är vana vid och det minskar uppförsbacken. Något som också varit tydligt är att en myndighet med så många olika verksamheter som Försvarsmakten rymmer olika behov och ett flertal olika inrutade arbetssätt. Det gäller då att kunna kryssa mellan dem…
Kommer jag som handläggare få mer att göra? Detta har varit en återkommande fråga. Svaret är kanske ja. En del arbetsuppgifter flyttas från registratorerna till de enskilda handläggarna, något som kan märkas särskilt för de handläggare som upprättat och expedierat många skrivelser. Då blir ju den lilla administrationen som ska göras extra vid varje tillfälle något som ökar arbetsbördan i slutändan.

Framtiden – framsteg och farhågor
Som arkivarie händer det att jag i min yrkesroll oroar mig för framtiden. Speciellt eftersom jag är satt att bevara det som finns i nuet fram till just denna framtid. Det ger upphov till många frågor.
Hur länge kommer systemet att hålla? Det påstås att Sharepoint-farmer måste tankas av med jämna mellanrum för att behålla sin prestanda. Den prognos som presenterats är att system Vidar kommer att behöva ställa av avslutade ärenden inom tre år efter införandet. Fram till dess ska även ett system för bevarande vara konstruerat. Något sådant finns nämligen inte än, vilket självfallet är ett annat orosmoment.
En annan fråga för den framtida informationstillgången är hur de anställda egentligen kommer att arbeta i systemet. Kommer de elektroniska akterna innehålla information som speglar den verksamhet som har pågått på ett rättvist sätt? Kommer de att rensas för hårt eller kommer de att svämma över av onödig information som så många andra samarbetsytor på gemensamma nät? Det återstår att se och kan även vara ett mål för framtida utbildningsinsatser. 

”Fördelen med att bygga ett eget system utifrån en Sharepoint-ram är tydlig.”

”Detta borde vara ett misslyckande inom dokumenthantering som är svåröverträffat i Myndighetssverige.”

Text Rikard Friberg von Sydow Fotoillustration Anna Hänström

ANNONSER