ANNONSER

iStock_000013859258Large

Olyckor – vanligare än du tror

Katastrof är ett ord som oftast känns väldigt främmande för oss inom arkivbranschen. Dock är det en del av den verklighet vi lever i och måste förhålla oss till. Bland de få händelser som folk drar sig till minnes i sammanhanget är stadsarkivet i Köln som försvann i ett slukhål och biblioteksbranden i Linköping. Men de är bara toppen av isberget.

Sedan ett drygt år arbetar jag som verksamhetschef för avdelningen Tillsyn & Rådgivning på regionarkivet i Göteborg. Det är en liten enhet som består av flera olika funktioner, däribland konservatorstudion som ligger under mitt ansvar. Denna funktion har gett mig en helt annan insyn i hur vanligt det är med skador på arkivmaterial. Man kan få uppfattningen att det händer få olyckor, men det är en falsk känsla. Det handlar snarare om att informationen om de olyckor och skador som inträffar sällan sprids i vår värld. Kanske beroende på dåligt kunskapsutbyte, eller så är det så att man helst håller det för sig själv då man inte vill sprida nyheterna om de skador man har fått på sitt material.

Det kanske största problemet med skadat material, är att de flesta inte inser hur lång tid, och hur mycket pengar det kostar att ta hand om det, och att återställa det i ett skapligt skick. Att sedan gå vidare och konservera materialet, och försöka eliminera så mycket av skadorna som möjligt är en ytterligare lång, och kostsam process.  Regionarkivet i Göteborg har vid flera tillfällen varit behjälpliga med att skapa åtgärdsplaner och ta hand om skadat material i de fall som olyckor har varit framme. Men det är inte är sällan som ett skadat material är ett efterfrågat material som man vill ha access till så fort som möjligt. Det är här som hanteringskedjan blir avgörande, till exempel när det gäller att isolera ett skadat material så fort som möjligt och preparera det för nedfrysning. Regionarkivets frystork klarar av att hantera fyra hyllmeter skadat material på en tidsperiod av tio till 14 dagar. Ett normalstort svenskt kommunarkiv omfattar cirka 1500 hyllmeter handlingar. Det betyder att även om bara någon procent av materialet blir skadat, så kommer man att få väldigt långa ställtider till dess att man kan komma åt det igen.

   Många av de skador vi ser är förhållandevis små i sin omfattning. Det kan handla om 10-30 hyllmeter material, vilket i sig är hanterbart. I de fall som det har blivit större omfattning på skadorna, har det förekommit att man har fryst materialet i fryscontainers och skickat det utomlands, exempelvis till USA där det finns industriella frystorksanläggningar. Här kan man börja förstå att det blir snabbt stora pengar.

   Vi har för tillfället ett material på regionarkivet som vi har varit behjälpliga med att hantera. Hanteringen och återställandet av dessa cirka 25 hyllmeter journaler, vilka dessutom innehöll många plastfickor som försvårar arbetet, tror vi kommer att kosta den drabbade runt 400 000 kronor. Eftersom det dessutom rör sig om bevarandematerial kommer konserveringskostnader att tillkomma.

Cirka 95 procent av alla arkivlokaler finns i källarutrymmen, så också i detta fall. Skadan uppstod genom att ett närliggande arbete orsakade en läcka i ett nergrävt vattenrör. Läckaget fortlöpte under en helg, för att upptäckas först flera dagar senare. Materialet hade då lagts i plastpåsar och flyttats till andra lokaler. Tillsyn & Rådgivning fick reda på det, inte som man kunde tro genom en förfrågan om hjälp, utan i en passus i ett e-postmedelande där man uttryckte besväret med att köra de blöta journalerna i papperstuggen eftersom man inte kunde kasta dem i befintligt skick. Dessa är nu omhändertagna. Men detta exempel, från en offentlig verksamhet, visar på hur flera olika missar bidrar till att bli ett ganska omfattande problem, om inte annat ekonomiskt.

För ett par år sedan började jag skriva en bok om ämnet riskidentifiering tillsammans med arkivarien och konservatorn Inger Ligmajer. Bokens syfte är att ge arkivarien verktygen för att skapa sig en katastrofhanteringsplan. Den består av katastrofplanering samt katastrofberedskap. Katastrofplaneringen handlar först och främst om att identifiera och hjälpa läsaren att förstå de risker som kan förekomma. Även om vissa risker är generella för alla, så som brand, så är det de individuella förutsättningarna för varje arkivutrymme som man måste ta i beaktande.

Vi ser att katastrofplaneringen bygger på tre lika stora delar, där alla delar har en funktion att fylla. För att man skall kunna ha en fullgod katastrofplanering, måste alla delar hållas uppdaterade, och man måste aktivt arbeta med dem för att det skall ge effekt. Denna del av planeringen är helt klart någonting man bör göra i grupp, och med flera olika personer och roller involverade. Det är viktigt att man får en bredd på katastrofplaneringen, speciellt i riskidentifikationen.

Katastrofberedskap syftar till att skapa ett slags körschema som man kan använda om någonting händer. Hur och vad man hanterar är väldigt avgörande för hur omfattande skadorna blir, och hur stora kostnaderna kommer att bli.

Likt all planering så är även detta steg beroende av uppföljning, vidareutbildning och uppdatering. En beredskapsplan med tillhörande telefonlista som har flera inaktuella telefonnummer, kan komma att kosta mycket tid och merarbete ifall någonting händer som måste lösas snabbt. Katastrofplanering och -beredskap kan ses som kvalitetsarbeten vilka aldrig helt avslutas, utan hela tiden är pågående.

Detta är ett ämne som kanske inte har fått speciellt mycket ljus på sig, men jag anser att det är viktigt att ta dessa delar på stort allvar. Konsekvenserna kan bli allvarliga. Vi som arkivarier har ett ansvar för att skydda arkivalierna. Detta är en viktig del i det uppdraget.

”Katastrofberedskap
syftar till att skapa ett
slags körschema som man kan använda om någonting
händer.”

”Man kan få uppfattningen att det händer få olyckor, men det är en falsk känsla.”

Text och foto William Försth william.forsth@arkivnamnden.goteborg.se

ANNONSER