ANNONSER

Registrator ett yrke i förvandling

I och med arkivdigitaliseringen har förutsättningarna för registratorernas arbete förändrats. I många hänseenden går yrket från praktiskt arbete med daglig diarieföring till ett övervakande helhetsperspektiv.

Det är inte bara arkivarieyrket som har förändrats mycket de senaste åren. Registratorernas roll har också genomgått en drastisk förändring och den har skett på flera plan. Exempelvis har många registratorer universitetsutbildning i dag och det finns till och med en särskild utbildning för registratorer vid Mittuniversitetet. I dag arbetar även allt fler arkivarier som registratorer på hel- eller deltid.

Det handlar också om en förändrad yrkesroll med nya möjligheter som en följd av digitaliseringen och ett nytt arbetssätt. Införandet av digitala diarieföringssystem, där handläggarna själva kan registrera ärenden, ger registratorerna mer rollen som övervakare av att diarieföringen fungerar snarare än att de själva utför registreringsarbete. Effekterna av detta är beroende av vad den enskilda registratorn har för intresse och får för möjligheter att anamma dessa förändringar. Samtidigt finns det många arbetsplatser där några större förändringar inte har ägt rum. Där är det fortfarande registratorn som öppnar och stänger alla ärenden, även om enskilda handläggare i vissa fall ges möjlighet att göra egna kompletteringar. Den alltmer krympande post som kommer via brev har i regel inte heller fått någon förändrad hantering. Dess andel minskar dock kraftigt, särskilt om man ser till de handlingar som måste diarieföras.

En anledning till möjligheterna, men också begränsningarna, ligger i att mycket av arbetsuppgifterna kring hanteringen av handlingar ute i organisationer inte finns reglerat professionsmässigt. Av tradition har arkivarier tagit en större del av kedjan och har inte sällan också haft det övergripande ansvaret för diarieföringen på myndigheter medan registratorer har utfört det praktiska arbetet. En starkare roll hos registratorer innebär dock att denna gränsdragning kan komma att förändras och har väl redan skett på sina håll. Men registratorer skulle också kunna få ett mer heltäckande ansvar för det som engelsmännen kallar för records management. Trots detta borde den digitala utvecklingen förtydliga behovet av samarbete och faktumet att bevarandeperspektivet måste finnas med redan i skapandet av handlingar. Registratorer och arkivarier bör alltså snarare ses som en del av en gemensam process som styr över dokumentationens livscykel, än två väsenskilda discipliner. Men efter övergången från att huvudsakligen registrera inkommen post, till en mer rådgivande karaktär, förskjuts också abstraktionsnivån i arbetet. Det blir då nödvändigt att på ett mer systematiskt sätt titta på hur processen fungerar ur ett bredare perspektiv.

Datasystemen medför också att det som tidigare var logiskt, det vill säga att låta all post slussas in en väg till myndigheten, blivit relativt ineffektivt. Även funktionsbrevlådor borde i många fall registreras på ett enklare sätt och hanteras direkt av dem som ska besvara frågorna, snarare än av registratorn. I många fall kan också webbsidesformulär utformas så att tillräckligt med information för registrering i normalfallet redan läggs till ärendet i detta skede. Oavsett krävs att personer med yrkeskompetens har en övervakande funktion och att det sker en genomgång av registrerad information för att säkra kvalitetsnivån. Dessutom kommer alltid någon form av allmän myndighetsbrevlåda att behövas.
De arbetsuppgifter som med fördel kan läggas på registratorer, under förutsättning att lämplig utbildning och kunskap finns, är följande:

Hjälp och rådgivning vid registrering av nya ärenden för handläggare.
Övergripande ansvar för diarie- och dossiéplan utifrån fastställd arkivbildningsplan.
Ansvar för utlämnande av aktuella allmänna handlingar, inklusive viss sekretessbedömning om utbildning finns.
Kontinuerlig kvalitetskontroll över diarieföring i systemet.
Utbildning av handläggare i diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar.
Arkivering av avslutade diarieförda ärenden.

Det får nog också förmodas att trots en utveckling i denna riktning, så kommer en viss diarieföring från registrators sida vara nödvändig. Det kommer på många håll vara svårt att genomföra en långtgående registrering från handläggarnas sida och på vissa håll kommer kvalitén troligtvis att bli av sådan bristfällig karaktär att det i alla fall till en början inte kommer att fungera tillfredsställande. Det är inte otroligt att något slags bakslag kan inträffa. Historien har lärt oss att en allt för stor och misslyckad decentralisering av ansvar, ofta leder till krav på en återcentralisering av funktioner. Samtidigt har saker förändrats som tidigare gjorde det nödvändigt med en central funktion för hantering av organisationens post. Det var tidigare det enda sättet att skapa en gemensam överblick över handlingarna hos en myndighet. Med datasystemens intåg har denna funktion gjort detta förfarande både opraktiskt och till viss del omodernt.

Ett problem har varit den skillnad i utbildningsnivå som inte sällan funnits mellan arkivarier och registratorer, där den förra i regel haft universitetsutbildning, medan den senare i många fall endast har genomgått gymnasieutbildning. När detta nu förändras blir det också mer naturligt att lägga ett större ansvar hos registratorerna. I jämförelse med många andra länder har Sverige haft en väsentlig fördel eftersom man här även har sett till hur arkiv skapas som ett delvist ansvar för arkivarier. Det är någonting att hålla fast vid i bemärkelsen att bevarandeperspektivet måste finnas med från början.
Utvecklingen med digital information har visat hur väsentligt detta är. Men inom denna ram finns det möjlighet att utveckla professionen för registratorer och ge dem större ansvar inom dessa begränsningar. Detta sker redan på många håll och kommer förhoppningsvis generera en helt annan dynamik. Med registratorer som specialiserar sig på hantering av handlingar och arkivarier som har det strategiska ansvaret för långtidbevarande, frågor rörande bevarande och gallring, skapar man en rimlig arbetsfördelning som tar tillvara kunskap och erfarenhet från två professioner på ett effektivt och lämpligt sätt. 

”Registratorer och arkivarier bör alltså snarare ses som en del av en gemensam process som styr över dokumentationens livscykel, än två väsenskilda discipliner”

Text Lars Lundqvist lars.lundqvist@bredband.net

ANNONSER