ANNONSER

Riksarkivets omorganisering

Riksarkivet – en av Sveriges äldsta myndigheter – har genomgått en stor omorganisation som träder i kraft i sommar. Målet är att bli en myndighet med ett mer enhetligt arbetssätt som sätter intressenterna i fokus.

Riksarkivets rötter sträcker sig ända tillbaka till medeltiden, men officiellt grundades arkivet år 1618. Under det förra sekelskiftet och under 1900-talet tillkom landsarkiven som genom åren kom att samarbeta med Riksarkivet på olika sätt. Sedan den 1 januari 2010 är Riksarkivet och landsarkiven en enda organisation som går under det gemensamma namnet Riksarkivet. Den nya organisationen träder i kraft 1 juli 2012.

Initiativet till omorganiseringen kom från riksarkivarien med stöd från departementet. Syftet med omorganiseringen är att Riksarkivet ska uppfattas som en myndighet både utåt sett och internt. Sedan början av år 2008 har Riksarkivet ingen styrelse längre utan leds av ett insynsråd som består av högst fem ledamöter. Insynsrådets ordförande är riksarkivarien Björn Jordell.

Verksamheten är uppdelad i fem divisioner – en nationell del med säte i Stockholm och en regional division som består av samtliga landsarkiv i Vadstena, Lund, Uppsala, Visby, Göteborg, Östersund och Härnösand. Landsarkiven är numera Riksarkivets regionala avdelningar och finns som avdelningar inom organisationen. Utöver landsarkiven ingår även tre andra arkiv – Stockholms stadsarkiv, Malmö stadsarkiv och Värmlandsarkiv, i sina uppdrag som landsarkiv – som en del i organisationen. Handlingar från regeringskansliet och olika centrala, civila och militära myndigheter, samt från enskilda arkiv som till exempel föreningar, organisationer, privatpersoner levereras till Riksarkivet, medan landsarkiven tar emot handlingar från   regionala myndigheter och enskilda arkiv som finns inom deras respektive distrikt. De övriga tre divisionerna är divisionen för offentlig informationsförvaltning, divisionen för gemensamma funktioner och processtöd, samt divisionen för gemensamma stöd- och specialfunktioner.

Ökad samverkan är en gemensam nämnare för alla delar av den nya organisationen. Arbetssättet både utåt sett och inom verksamheten ska präglas av enhetlighet och av att det finns en gemensam riktlinje. De formella organisationsgränserna blir mer tänjbara genom mera organisationsöverskridande arbete och genom gemensamma processer. Arbetet med att skapa den nya organisationsform-en har genomgående präglats av stora kvalitetssäkringar. Förslag från arbets- och resursgrupper har varit ute på remisser i tre olika omgångar, där hela personalen har haft möjlighet att yttra sig.

För varje process finns en processansvarig. Varje division – både på nationell och regional nivå har varsin divisionschef. Karin Åström-Iko är chef för den nationella divisionen och Eva-Marie Sahlin på landsarkivet i Vadstena är chef för den regionala
divisionen. Britt-Marie Östholm är chef för divisionen för offentlig informationsförvaltning och Börje Justrell för gemensamma funktioner för processtöd. En extern rekryteringsprocess pågår för divisionen för gemensamt stöd- och specialfunktion-er. Divisionscheferna arbetar i nära samarbete med de olika processan-svariga. De gemensamma processerna
för de olika delarna av den nya org-anisationen förväntas ge en högre och jämnare kvalitet.

Ett genomgripande syfte är att den nya organisationen ska vara värdeskap-ande och att intressenterna ska stå i fokus på ett annat sätt än tidigare, säger Gunilla Nordström på Riksarkivet som är projektledare för omorgani-seringen. Vidare säger projektledaren Gunilla Nordström att synergieffekterna inom den nya organisationen redan syns i och med att samverkan har förbättrats.

Citat: ”Syftet med omorganiseringen är att Riksarkivet ska uppfattas som en myndighet både utåt sett och internt.”

Text Soili-Maria Olli smo.faw@telia.com

ANNONSER