ANNONSER

Samverkan för hållbar information

Nu är det ett bra läge att säkra samverkan för en hållbar informationsförvaltning. Snart kommer nämligen nya standarder som kommer att påverka alla som vill säkra kvaliteten inom området.

Elisabeth Klett elisabeth.klett@stockholm.se Susanna Tabell susanna.tabell@sis.se Torbjörn Cederholm torbjorn.cederholm@sis.se

I artikeln Alla dessa arkivföreningar i Tema Arkiv nr 1, 2011, beskriver ­Katarina Ekelöf och Sara Naeslund vilka samarbeten som idag finns mellan arkivföreningarna. Standardisering är ytterligare ett område där det kan finnas ett gemensamt engagemang. När den internationella standarden för dokumenthantering (SS-ISO 15489) växte fram medverkade Arkivrådet AAS i standardisering.
– Det är nu dags för arkivföreningarna att komma tillbaka till SIS för att samverka för en hållbar informationsförvaltning, konstaterar Katarina Ekelöf, ordförande för Arkivrådet AAS.

I flera sammanhang kan standarder vara en viktig dörröppnare för arkivverksamma;
Inom näringslivet, där arkivlagen och offentlighetslagstiftningen inte kan tillämpas, kan standarder utgöra en plattform.
Standarder ger de arkivverksamma metoder för att slippa uppfinna hjulet på nytt. ”Best practises” är på så vis lättåtkomliga.
I verksamheter som är gränsöverskridande kan nationell lagstiftning kompletteras med den referensram som internationella standarder ger.
De som arbetar med ­information har uppdrag som ställer krav på kvalitet och tillförlitlighet. Genom att utnyttja standarder blir det lättare att uppfylla kraven både vad gäller verksamhetens processer och ­tekniska specifikationer för exempelvis ­lagringsformat.

Information är en resurs. Kommunikation och förmåga att visa trovärdighet i sak, liksom kunskap om organisationen, är bärande komponenter för framgång.
Att använda standarder är ett sätt att underlätta för den organisation som vill uppnå ändamålsenlighet och effektivitet i sin informationsförsörjning, säger Elisabeth Klett, ordförande i SIS tekniska kommitté Ledningssystem för verksamhetsinformation.
Riktlinjer som ges i standarder för hur information skapas, fångas in, hanteras och säkras i olika avseenden är ett etablerat sätt att skapa en ändamålsenlig organisation, arbetssätt och rutiner samt för att visa på tillförlitlighet. I de mest kända standarderna – ledningssystemstandarderna för kvalitet, miljö och informationssäkerhet – är dokumentation viktiga komponenter för att uppfylla krav. Intressant är att ingen av dessa standarder ställer krav på eller definierar vad kvalitet är när det gäller information och dokumentation.

Under hösten 2011 kommer en ny ledningssystemstandard för just denna viktiga aspekt. Ledningssystem för verksamhetsinformation (ISO 30300 och ISO 30301) tar upp hur kvalitetskrav som äkthet, tillförlitlighet, integritet och tillgänglighet kan säkras genom att i organisationens ledningssystem integrera funktioner för och kontroller av hur information skapas och hanteras. När och hur fångas information in? Är hanteringen säker så att innehållet inte förvanskas? Kan framtagna arkiverade handlingar tolkas och förstås? Förvaras den så länge den behövs? Är raderad handling verkligen förstörd? Det handlar om ett ledningssystem för att rätt information skapas eller fångas upp vid rätt tillfälle av rätt person samt att informationen kommer rätt person till del på ett korrekt sätt under rätt tidsperiod. Förhoppningen är att fler verksamheter ska använda sig av ISO 30300-serien för att säkerställa kvalitén i sin egen informationsförvaltning.

I och med att Sverige aktivt deltar i internationella standardiseringsarbeten återfinns en del av de svenska behoven i standarderna som vi själva läser. SIS är en ideell förening som samlar experter i tekniska kommitteer inom olika områden. För den enskilde experten kan deltagande innebära god överblick över och bred kunskap om ämnesområdet både nationellt och internationellt. För den deltagande organisationen kan det innebära att den kommande standarden på något sätt stödjer den egna verksamheten. En samlad plattform där standarder, kunskap och utbildningar samsas är ett nästa steg som SIS gärna vill ta tillsammans med de arkivverksamma. Standarder sägs få världen att fungera – kan de även få de arkivverksammas värld att fungera ännu bättre?

Det ligger i Arkivrådet AAS intresse av att återuppta samarbetet med SIS samt att undersöka möjligheten att skapa ett samarbetsforum där alla arkivföreningar bjuds in. Ett samverkansforum med sammankomster där man delar erfarenheter kring tillämpningar av standarder, tar del av pågående standardiserings­arbeten och diskuterar nya behov och krav. Erfarenheterna från liknande forum inom andra standardiserings­områden är goda. Arkivföreningarna, som tillsammans organiserar cirka 2000 arkivverksamma, kan bli en stark aktör i forumet jämte leverantörer, myndigheter, utbildningsinstanser och företag. Diskussionerna fortsätter och breddas under hösten. 

(Citat):
”Myndigheter arbetar ytt­erst på uppdrag av medborgarna. Därför finns få skäl till att man inte ska arbeta öppet”

Text Katarina Ekelöf katarina.ekelof@posten.se

ANNONSER