Över 500 deltagare och 60 talare samlades i Bryssel den 23-24 november. Bland deltagarna på ICA:s första årliga konferens med temat ”Accountability, Transparency and Access to Information” fanns Ann-Sofie Klareld, doktorand vid Mittuniversitetet i Härnösand och Martin Ståhl, arkivarie på Stadsledningskontoret i Stockholm.

Karel Velle, generaldirektör för Belgiens motsvarighet till Riksarkivet, berättade i sitt välkomsttal att det var här i Bryssel som det första internationella mötet för arkivarier och bibliotekarier hölls 1910. Skillnaden mellan den tidens och vår tids utmaningar uttrycktes kärnfullt av David Fricker, generaldirektör för Australiens Nationalarkiv: ”Paper records are very patient, digital records are very impatient. Digital records does not wait.” Trots att arkivarier i olika delar av världen idag står inför skiftande utmaningar är flera frågeställningar gemensamma, exempelvis gällande yrkets status, digitalt långtidsbevarande och öppna data. Vikten av att arbeta proaktivt var något som lyftes av flera talare. Konferensens tema ”ansvarighet, öppenhet och tillgång till information” är dagsaktuella frågor för alla som arbetar med arkiv, men faktum är att hela samhället är beroende av tillförlitlig information, eller som det uttrycktes i konferensprogrammet: ”all areas of government and society, whether they know it or not, are considering recordkeeping issues.” William Maher, universitetsarkivarie vid University of Illinois, gick till och med så långt att han beskrev arkiv som ”lika naturliga som luften vi andas”, i den meningen att vi använder arkivhandlingar dagligen utan att närmare reflektera över det.\n Maher talade även om svårigheterna med att balansera offentlighetslagstiftningen mot anställdas behov av integritet, och menade att det finns en risk att anställda raderar eller undviker att skriva ner känslig information för att undvika granskning. Formellt ökad öppenhet kan alltså få motsatt effekt i praktiken. Meena Gautam vid Indiska Nationalarkivets kulturministerium, menade emellertid att utvecklingen av offentlighetslagstiftning i Indien har gjort att medborgarna har fått bättre kontroll över den offentliga förvaltningen i och med att skandaler och korruption har kunnat avslöjas.

Att motstridiga lagar och regler kan försvåra informationshanteringen framhölls av Elizabeth Shepherd, professor vid University College London. Enligt Shepherd gör byråkrati, snarare än sekretess, att det blir svårt för medborgare att få tillgång till offentliga handlingar och öppna data.\n Galina Datskovsky, oberoende konsult och styrelseordförande i ARMA International, underströk att informationsförvaltning bör betraktas som en resa eller en kontinuerlig process, och inte en slutpunkt; ”Information management is a journey, it is not an end. It is a continuous process.” Datskovsky betonade vikten av användarvänlighet, eftersom policyer inte följs om anställda upplever dem som krångliga. Rachele Oriente vid FN:s livsmedels och jordbruksorganisation berättade att de hade infört en lösning som innebär att varje gång en anställd skickar ett mail poppar det upp en fråga om klassificering av informationen – är den tillfällig, tillhör den ett pågående ärende, etc.? Detta fungerade bra just tack vare användarvänligheten. Ingen behövde lära sig nya rutiner eller lägga till arbetsmoment som de inte hade gjort förut, men de som hade skapat informationen hade fortfarande ett tydligt ansvar för klassificeringen.

Samarbete mellan arkivarier/registratorer och andra yrkesgrupper, såsom it-specialister, jurister, ombudspersoner etc. togs upp av flera talare. En utmaning som nog många känner igen sig i är att vi som arbetar med informationsförvaltning inte ses som viktiga partners. Vi behöver därför lägga extra krut på att presentera och promota oss själva, vilket kan vara lättare sagt än gjort. Alison North, International Director vid ARMA International uppmanade oss att bli ambassadörer för vårt yrke, att nätverka och berätta för omvärlden vad vi kan. Och det finns goda argument för samarbete. Greg Goulding, chefsarkivarie vid Archives New Zeeland, höll med om att samarbete är viktigt, inte minst för att utveckla och upprätthålla standarder för informationsförvaltning.

I ett globalt perspektiv där information utbyts över nationsgränserna blir internationellt samarbete allt viktigare. Ett initiativ är FAN, Forum of National Archivists, som träffas varje år för att diskutera strategiska lösningar på aktuella utmaningar rörande arkiv. ICA:s ordförande Martin Berendse menade att riksarkivarierna i alla länder behöver visa ett starkt ledarskap för att kunna hantera de snabba förändringar som sker inom digital information och dessutom kunna hantera de pappersarkiv som redan finns. Ett annat konkret exempel på internationellt samarbete berördes av Helen Walker från Australiens nationalarkiv. Walker berättade om ett projekt på Tuvalu i södra Stilla havet, en ögrupp med 11 000 invånare, där FIDA (Fund for the national Development of Archives), har hjälpt till att finansiera en workshop för förbättrad informationsförvaltning.

David Fricker beskrev arkivarieyrket som relevant, nödvändigt och en viktig resurs i dagens informationssamhälle, eftersom vi har lång erfarenhet av dokumenthantering, dataskydd, tillgängliggörande etc. Genom att visa värdet av god informationsförvaltning kan vi påverka såväl marknaden som politiska beslut och göra arkivfrågor till ett prioriterat område. Han sade sig därför vara mycket optimistisk och förväntansfull inför framtiden. 

Om ICA\nICA, International Council on Archives, är en politiskt obunden organisation, grundad 1948, som verkar internationellt för bevarande, utveckling och tillgängliggörande av arkiv samt för att främja arkivariers och arkivinstitutioners intressen. (För mer information se www.ica.org)

Bildtext: Alison North sitter i styrelsen för ARMA International. Martin Berendse är ICS:s ordförande och Nederländernas riksarkivarie. Karel Velle är Belgiens Riksarkivarie/generaldirektör för Belgiska riksarkivet.

Text Ann-Sofie Klareld ann-sofie.klareld@miun.se\nBild Belgiska nationalarkivet