ANNONSER

Eva-Maria-Hellblom-P3269919

Våga börja med e-arkiv

Vinnova har som första statliga myndighet valt ett standardsystem för e-arkivering från en privat aktör. Arkivarie Eva-Maria Hellblom berättar för Arkiv om arbetet och tankarna bakom beslutet.

Vad är bakgrunden till Vinnovas val av e-arkivlösning?

– För drygt ett år sedan fick jag uppdraget att ta fram ett system för långtidsbevarande. Snart stod det klart att ett helt egenutvecklat system skulle bli alltför kostsamt, omfattande och tidskrävande att införa för en medelstor myndighet som
VINNOVA. När ett standard-system med grundfunktionalitet för långsiktigt bevarande dök upp på marknaden blev vi intresserade. FormPipe Long-Term Archive var dessutom utvecklat med färdig integration till vårt dokument- och ärendehanteringssystem Effekta, med Platina som plattform. Stora delar av verksamhetens information finns i Effekta, vilket också var en avgör-ande faktor för vårt val.

Var tanken att snabbare komma igång med ett e-arkiv?

– Det var snarare att vi såg att produkten hade många funktioner som ett system för bevarande ska ha, som gallring, sekretesshantering, format- och verifieringskontroller och systemoberoende med mera – allt detta som annars skulle kräva ett mycket omfattande kravställnings- och utvecklingsarbete.

Det innebär ändå ett utvecklingsprojekt?

– Javisst. När vi hade bestämt oss för systemet så visste vi att införandet skulle ta tid. Det fanns fortfarande mycket arkivjobb kvar att göra, som gallringsutredningar. Vilka verksamhetssystem skulle vara kopplade, vad skulle vi börja med först, det svåra eller en enkel ärendetyp? Systemet löser ju inte alla arkivfrågor.

Vilken är din roll i projektet?

– Jag är projektledare, men också projektmedlem och kravställare eftersom jag är den enda arkivarien. Att det är många roller, gör det viktigt att ha en bra projektgrupp med många olika kompetenser.

Hur är projektet förankrat?

– Hos Förvaltningsavdelningen som är beställare. Det har fungerat bra, men ju högre upp i organisationen det är förankrat desto bättre naturligtvis.

Vad krävs av medarbetarna och hur berörs era verksamhetssystem?

– Handläggaren ska inte behöva veta om den återsöker ett arkiverat eller pågående ärende. Ett arkiverat ärende är dock låst för verksamheten och kan inte ändras eller tillföras meta-data. Jag tycker att det är viktigt att frågan om när informationen ska
arkiveras lyfts redan vid vidareutvecklingen av befintliga verksamhetssystem. Just för att få in medvetandet att arkivering inte är något vi kan skjuta på framtiden utan måste tas med redan när informationen skapas.

Hur tänker ni kring avställning av ärenden för arkivering?

– Vi utreder det utifrån ärende-typ eller process. En remiss kan arkiveras när den är besvarad. För våra bidragsärenden, där vi begär in efterrapporter ett år efter att slutrapporten har inkommit, överväger vi avställningsperioder på upp till fem år.

Det kanske självklara – varför är arkiveringen viktig?

– För att vi får en enhetlig struktur för arkivredovisningen och en arbetsgång för hur våra elektroniska handlingar ska arkiveras och återsökas på ett säkert och långsiktigt sätt.

Hur har reaktionerna hos er varit?

– Positiva. Alla tycker att det här är viktigt, men många inser nog inte hur mycket jobb det är och att det här inte är något som arkivarien kan driva helt själv.

Du har även berättat om arbetet utåt?

– Ja, på Formpipe:s kundträff som vänder sig till olika myndigheter och organisationer som använder deras produkter. Jag har även presenterat arbetet på två arkivkonferenser.

Vad var ditt syfte med att delta?

– Jag ville förmedla vikten av att jobba tillsammans. Målet är att få en så bra produkt för så många som möjligt. Och förmedla att detta inte är något som man löser snabbt, på ett år, utan att det tar tid, och det måste få ta tid.

Det handlar alltså inte om ert system?

– Nej, oavsett vilken lösning eller väg man väljer att gå, så tycker jag det viktiga är att börja med e-arkivarbetet. Oavsett om valet är ett standardsystem eller att egenutveckla så ställs vi hela tiden inför nya utmaningar som vi inte har kunnat förutse.

Reaktioner utifrån?

– Dels positiva – bra att Vinnova har börjat använda och testa systemet – dels mer ifrågasättande. Jag är medveten om att jag inte kommer att få alla bitar på plats samtidigt, men samtidigt tror jag att det är bra att inte ha för bråttom.

Har andra inte börjat i allmänhet, och varför i så fall?

– Det är ju väldigt olika beroende av hur stor myndighet man jobbar på, men jag får känslan av att många vill vänta till dess att det finns fler alternativ på marknaden.

Vad vill du bidra med till produkt-ägaren?

– Att tänka långsiktigt när det gäller produktutvecklingen, inte bara
fokusera på vad vi vill ha för funktion-er här och nu. Jag tycker att de skulle ha en roadmap för produkten som de kan kommunicera till sina kunder. Jag anser ju att det långsiktiga bevarandet vinner på standardisering och då behöver vi veta vad leverantören har för planer för produkten så att vi inte sitter och utvecklar funktionalitet som sedan kommer i standardprodukten.

Finns det stöd för arkivredovisning?

– Nej, men vi har förmedlat önskemålet om en sådan modul utifrån våra och andra myndigheters behov.

Vad väntar härnäst?

– Vi jobbar på att få in arkivsystem-et i våra IT-miljöer för att underlätta förvaltningen av systemet samtidigt som vi testar att ställa av en enkel ärendetyp. Ingen definitiv deadline är satt för när allt ska vara färdigt.

Vilka frågor skall man ställa sig inför valet av e-arkivlösning?

1. Är det ett allmänt e-arkiv eller ett system för bevarande – som ska till-godose informationssäkerhet, system-oberoende och exportfunktionalitet och så vidare enligt RA:s krav.

2. Vad kräver det av och hur får du med dig verksamheten?

3. Vad finns det för arkivarbete som måste göras innan implementeringen, exempelvis gallringsutredning?

Fakta

Vinnova är Sveriges innovationsmyndighet som ska öka konkurrenskraften hos forskare och företag i Sverige genom finansieringsbidrag. Eva-Maria Hellblom är ensam arkivarie. Arkivfunktionen hör till Förvaltningsavdelningen, administrativa enheten.

”Det långsiktiga ­bevarandet vinner
på standardisering och då behöver vi
veta vad ­leverantören har för planer för ­produkten.”

Bildtext: Man måste själv våga börja med e-arkivarbetet och lära sig på vägen, anser Eva-Maria Hellblom,  arkivarie på VINNOVA.

Text och Foto Jim Löfgren jim.lofgren@tam-arkiv.se

ANNONSER