ANNONSER

iStock_000011044681Medium

Var hör kommunarkivet hemma?

Normalt sett är kommunstyrelsen i kommunen också kommunens arkivmyndighet. Sedan mitten av 1990-talet har dock flera kommuner valt att göra kulturnämnd, eller motsvarande, till arkivmyndighet.

Stockholm, Gävle, Uppsala, Västerås, Örebro, Karlstad och Eskilstuna är alla exempel på kommuner som har valt att göra kulturnämnden till arkivmyndighet. Skälen till detta varierar. Hos några har arkivfunktionen flyttats som en följd av att kommunstyrelsens verksamhet koncentreras till styrning och uppföljning. Hos andra kommer flytten som följd av en betoning av arkivets roll som kulturarvsförmedlare eller ett tätare ABM-samarbete. Ibland bygger emellertid inte flytten på någon djupare analys, utan är helt enkelt ett resultat av interna konflikter eller att chefen gjort karriär och då tagit med sig arkivet.

Arkivcheferna i nämnda kommuner upplever en närhet till politikerna som inte finns då kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Arkivfrågorna ges stort utrymme. En annan erfarenhet är att politikerna i kulturnämnder, som i regel är fritidspolitiker, litar på de förslag som tjänstemännen lägger fram för dem. Politiker i kommun-styrelser är oftare yrkespolitiker och är mer ifrågasättande.

Hur stort inflytande arkivet får inom en kommun tycks även bero på var arkivet har hamnat rent organisa-toriskt. De kommuner där arkivet utgör en egen förvaltning upplever att de har mer inflytande än de kommuner där arkivet är en enhet inom en kultur- och fritidsförvaltningen, biblioteksorganisationen eller liknande.

Avgjort störst fördelar, och störst intresse och engagemang från politiker, finns i arbetet med att tillgängliggöra arkivmaterial. Samarbetet med biblioteken och i förekommande fall museerna underlättar. Här finns
möjlighet att utnyttja en bra och in-arbetad infrastruktur för att nå både nya och traditionella användare.

Vad finns det då för nackdelar med att tillhöra kulturen? Ett stort problem är att kulturnämnden har ett, i kommunkoncernsperspektiv, begränsat synfält och har svårt att se helheten i arkivfrågorna.  Arkivfrågorna är kommunövergripande och hör som sådana hemma hos en kommun-
styrelse. Det upplevs också som svårt att få gehör när det behövs ökade resurser som följd av övertagande av sekretess-utlämnade, betygsförfrågningar etc.

Hos en kulturnämnd saknas också möjligheten att ha en bredare tillsyn. Kommunstyrelserna ska ju enligt kommunallagen ha uppsikt över resten av den kommunala förvaltningen. Det innebär att kommunstyrelsen har ett mandat för tillsyn även där det inte finns uttalat, till exempel i offentlig-hets- och sekretesslagen. I stora, övergripande frågor, där det behövs strategiska överväganden och styrning av kommunkoncernen, till exempel när det gäller elektroniskt bevarande,
kommer kulturnämnder också till korta.

Den organisatoriska placeringen under en kulturnämnd gör att arkiv-funktionen kommer lite vid sidan om informationsflödet och därmed missar många chanser att påverka. Bristen att inte dagligen möta strategiska funktioner vid fikabord etcetera måste kompenseras genom att personliga relationer byggs upp på annat sätt, vilket tar tid och är ganska sårbart. Å andra sidan är det just det dagliga mötet med antikvarier, bibliotekarier och det lokala kulturella informations-flödet som gör det möjligt att hitta nya och oväntade vägar för tillgängliggörande.

Min egen erfarenhet av att tillhöra en kulturnämnd (Eskilstuna) som har ett aktivt ABM-samarbete är att
arkivet har mycket att vinna.
Arkivarier har åtskilligt att lära av bibliotekens syn på service och
museernas kunskap när det gäller att på olika sätt förmedla historia.

Går det att tillgodogöra sig både fördelarna med att tillhöra en kulturnämnd och en kommunstyrelse? Kommunarkivens verksamhet kan delas in i tre delar; arkivet ger tillsyn och råd utifrån arkivlagen, fungerar som kommunens centralarkiv och som kulturarvsinstitution. Vilken del som betonas mest ser olika ut. Jag tror att det kan skapas en större tydlighet med en delad arkivfunktion.  Det vill säga att en del av arkivfunktionen placeras under kommunstyrelsen och har ansvar för tillsyn utifrån arkivlagen samt ansvar för att utveckla dokument- och arkivhanteringen inom kommunkoncernen. Den andra delen placeras under kulturnämnd, eller motsvarande, och får ett uttalat kulturarvsuppdrag.

Citat:

” Arkivfrågorna är kommunövergripande och hör som sådana hemma hos en kommunstyrelse.”

”Kommun­arkivens verksamhet kan delas in i tre delar; arkivet ger tillsyn och råd utifrån arkivlagen, fungerar som kommunens centralarkiv och som kulturarvsinstitution.”

ANNONSER