ANNONSER

colourbox_sample6653720

VEM gör VAD?

Ökad insyn i fristående skolor (SOU 2015:82) – och kommunernas ansvar

Att fristående skolor måste ta hand om sina handlingar och se till att de finns i god ordning för utlämnande och för bevarande är välkommet. Men om kommunerna ska ansvara för detta, vilket skolinspektionens utredning föreslår, återstår många frågor.

Jag tror att vi alla är överens om, och det är man också i de remissvar jag läst, att offentlighetsprincipen är bra och att den behövs i all skattefinansierad verksamhet. Så också i fristående skolor.  Många av oss har också upplevt vilka problem medborgare ställs inför när de söker handlingar från exempelvis nedlagda friskolor. Ofta gäller frågorna betygskopior och skolhälsovårdsjournaler, men även andra handlingar som rör åtgärdsprogram och utredningar av olika slag kan vara av stor vikt långt efter att en elev har slutat i skolan. Det är visserligen inte många barn eller föräldrar som tar in arkivbildning i bedömningen när de väljer skola, däremot är förtvivlan stor hos många som upptäcker att det inte finns ett spår av skolgången i något arkiv.

En del av detta problem med betygskopior i fristående skolor löstes med den nya skollagen, men en elev som har slutat skolan före år 2012 kan fortfarande ha svårt att få kopia på sina slutbetyg.

Utredningen “Ökad insyn i fristående skolor” kom därför som en mycket positiv överraskning. Offentlighetensprincipen eller motsvarande behöver stärkas i valfrihetens tidevarv. Medborgare som väljer verksamheter utanför kommunens egna bör ju kunna lita på att det ingår en viss trygghet också i dokumentation.

Att fristående skolor, i likhet med kommunens, måste ta hand om sina handlingar och se till att de finns i den goda ordning som krävs både för utlämnande och för bevarande är därför mer än välkommet. Men jag tror att fler än jag satte eftermiddagskaffet i halsen när vi kom till den del av utredningen där arkivmyndigheten i kommunen plötsligt blir inblandad.

För det första föreslår utredningen med självklarhet – och utan att ha tittat på andra alternativ, eller för den del konsekvenserna – att ansvaret för tillsynen ska ligga hos kommunerna. Inte hos exempelvis skolinspektionen som är den myndighet som ger tillstånd till att bedriva verksamheten.

Här se jag en svår problematik när det gäller kommunernas pondus vid kommande inspektion. Fristående skolor ingår ofta i stora koncerner; hur inspekterar man en sådan verksamhet ur ett dokumenthanteringsperspektiv? Vem tar ansvaret för att brister åtgärdas och hur följer vi upp dem? I ett remissvar från Friskolornas riskförbund tar man också fasta på just denna problematik. Friskolornas riksförbund föreslår att man på annat sätt än med en offentlighetsprincip, exempelvis genom reglering i skollagen, ser till att skydda vissa typer av handlingar.

Kommunen ska alltså inspektera dokumenthanteringen i enskild verksamhet. Av erfarenhet vet vi att arkivarien knappt hinner med sina egna verksamheter, och om man som vissa kommuner har många fristående skolor känns uppgiften övermäktig. Att man har rätt att ta betalt känns som en klen tröst – kan avgiften vara så hög att den motsvarar arbetet? Hur ska vi kunna värdera vad en tillsyn ska kosta? I utredningen finns inget förslag om avgifter för andra åtgärder så som utbildning och rådgivning, något som är oundvikligt för att en inspektion alls ska ha någon verkan.

När inspektionen är gjord och man upptäcker att huvudmannen missköter sin arkivbildning, då börjar det bli riktigt spännande. Då tänker man sig i förslaget att kommunen ska kunna tvångsomhänderta arkivet mot en avgift. Jag kan inte tolka om detta är den sanktion som tillsynsmyndigheten kan ta till, eller om det finns andra tvångsåtgärder. Om en skola läggs ner, då ska också kommunen ta över arkivet. Med andra ord kommer kommunen, hur det än går, förr eller senare bli ansvarig för fristående skolors arkiv om inte skolan väljer att flytta hela sin verksamhet till en annan kommun. Det positiva med det är att vi vet var handlingarna kan återsökas. Det negativa tror jag att varje kommunarkivarie själv kan sätta fingret på. Att ta emot en skolas arkiv är i praktiken inte speciellt krångligt om det är välordnat men ett krävande arbete om det är ovårdat. I vår egen verksamhet får vi arkivhandlingarna i portioner. Från fristående skolor ska vi ta emot en hel arkivbildning. Vore det inte bättre om vissa handlingar, på samma sätt som slutbetygen, levererades med jämna intervaller?  Regelbundna leveranser är inte bara praktiska utan ger oss också möjlighet till att bedöma kvalitet och flöde. Men med slutsatsen i utredningen så får vi ”vänta” på leverans till den dag då man beslutar att lägga ner skolan, eller missköter den. Jag har inte tittat på någon statistik om hur många fristående skolor som läggs ner varje år men jag antar att det inte är helt ovanligt att det rör på sig i den här branschen som i andra företagsbranscher?

Och hur kommer handlingarna som vi eventuellt ska ta emot att se ut? Arkivbildningen på våra egna utbildningsförvaltningar kan vi vara med och påverka genom dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Hur kommer det att gå i den fristående skolan? Kommer vi ha mandat att se till att arkivbildningen ”synkar” med framtagande och bevarande?  Idag är en viktig fråga de elektroniska system som köps in och som kanske ska kunna leverera till våra e-arkiv, men hur det blir det med e-system som kan ”tvingas” ta över? Och hur beräknar vi avgifter för den typen av övertagande där hela system kanske måste anpassas?

En annan brist i utredningen är den del där man har tittat på hur mycket diarieförda handlingar en kommunal skola har idag.  Felet, anser jag, ligger i att man inte på något vis har försökt att fångat det flöde av icke diarieförda handlingar som skolor har. Att bara titta på diariet ger inte en rättvis bild av det administrativa arbete som förekommer på en skola. Och en god administration är en förutsättning för en god arkivbildning. Friskolornas riksförbund påpekar också att kostanden för administrationen för små friskolor kan bli mycket hög med en genomför offentlighetsprincip.

Slutligen vill jag understryka att jag ser mycket positivt på en offentlighetsprincip i fristående skolor. Vi vet att många skolor inte har haft någon plan för att bevara handlingar och att de som finns bevarade kan vara svåra att komma åt. Ett lagkrav på att sköta sin dokumenthantering och arkivbildning är därför efterlängtad. Men utredningen om hur detta ska gå till ger istället för svar många nya frågetecken och ny oro. Inte minst:  Hur ska jag som representant för arkivmyndigheten i en kommun känna mig bekväm med att kliva in och granska en enskild verksamhet?

 

Text: Anneli Brattgård

Bild: Colourbox

ANNONSER