ANNONSER

iStock_000020364333Medium

Kåseri: Att flytta ett arkiv

Lördagen den 10 november 2012 invigdes Arbetarrörelsens arkiv och biblioteks nya lokaler i Flemingsberg söder om Stockholm. Vägen dit var hektisk.

Sommaren 2011 meddelades att institutionen måste lämna sina gamla lokaler vid Norra Bantorget senast den 30 september 2012. Institutionens medarbetare letade lokaler under hösten, laborerade med sex, sju lokalalternativ under vintermånaderna för att slutligen skriva kontrakt på Flemingsbergslokalen i början av mars.
Våren 2012 ägnades åt upphandling av hyllsystem och byggförberedelser, sommaren åt byggnadsarbetena. Bygginsatser pågick fortfarande när flyttlassen började gå i september. Möblerna flyttades först, sedan bestånden och slutligen tömdes källarna på de gamla hyllsystemen. Med en månads försening var arab redo att lämna ifrån sig nycklarna till de gamla lokalerna. Vad har vi lärt oss av detta år?

Till att börja med att konsulter är dyra. Ibland förundras man dessutom över vissa summors relation till vissa upplevda resultat eller arbetsinsatser. Det kan också bli dyrt att avstå: en bra konsult har tillgång till kompetens som man själv saknar, inte minst juridisk. För vår del hade vi inte haft lokalerna i Flemingsberg utan hjälp från våra konsulter som gjorde avgörande insatser i förhandlingarna med hyresvärden.

Kommunikationsproblem med yrkesfolk är genomgående. Till exempel fick jag den hårda vägen reda på att det är skillnad på dörrmåttet, det vill säga bredden på den öppning som togs upp i väggen, och ”dagermåttet”, storleken på den öppning som jag ville kunna passera igenom.
Och det är ingen hejd på hur många olika saker som finns att upphandla när man inte vill att obehöriga skall komma in i ens lokaler: först en låscylinder som man stoppar nyckeln i, sedan magnetlås och motorlås – ibland båda – och så kortläsare och larmledningar som ansluts till den larmcentral som tar emot larmet och förmedlar det vidare till bevakningsbolaget som gör utryckningen. För att förstå detta är man ofta beroende av information från den som skall lämna offert på jobbet.

Det värsta är alltså inte att inte förstå, det värsta är att inte förstå att man inte förstår. Om man inte har tänkt på precis allt, och det har man aldrig, så kan man räkna med överraskningar. Ytterligare ett tips är att inte göra komplicerade upphandlingar mitt under semesterperioden, och att inte vara ensam när anbuden skall jämföras och besluten fattas.

Det viktigaste rådet till den som vill flytta en arkivinstitution är att inte behöva arbeta under tidspress, att inte ha för bråttom helt enkelt. Men nu är det ju så att man inte alltid kan välja vare sig tidpunkt eller tempo själv. Resultatet blev för vår del gott. Kom och se själv! 

”Det värsta är alltså inte att inte förstå, det värsta är att inte förstå att man inte ­förstår”

Text Ulf Jönson ulf.jonson@arbark.se

ANNONSER