ANNONSER

Katarina-Ekelöf

Krönikan

Det finns en tendens att det blir fler och fler dokumentcontrollers inom offentlig sektor. Men vad är det för skillnad på en dokumentcontroller och en registrator? Jag har spårat benämningen dokumentcontroller till tidigt 90-tal då benämning börjar användas i samband med bolagiseringarna av de stora statliga affärsverken. Titeln registrator ansågs vara alltför förknippad med myndigheter. På senare tid förekommer titeln dokumentcontroller även i offentlig verksamhet som har en hög grad av digitalisering och som har släppt den klassiska diarieföringen till förmån för digital ärendehantering där registreringen alltmer hanteras av handläggarna. Fokus är styrning och kontroll av stora dokumentflöden.

Jag har länge tänkt att det vore intressant att jämföra hur utvecklingen ser ut i våra nordiska grannländer. Det kanske till och med kan bli en artikelserie i tidskriften Arkiv? En snabb kontakt med kollegor i Danmark gav följande inblick:
I Danmark heter det ”journaldamer” (registratorer) och ”journalisering” (diarieföring). Men yrket har i princip avskaffats i den offentliga förvaltningen i samband med digitaliseringen. Det är nu den enskilda ”sagsbehandleren” (ärendehandläggaren), som ansvarar för registrering. Det fungerar inte alltid så bra eftersom handläggaren inte alltid har så god insikt i klassificeringsstrukturer (journalplan) och har av naturliga skäl sitt fokus på annat.

I både Sverige och Danmark förekommer dokumentcontrollers i det privata näringslivet. Ofta handlar det då om teknisk dokumentation, exempelvis inom läkemedelsindustrin, energi- eller byggbranschen. Registratorer förekommer nästan aldrig inom privat sektor. I Sverige finns registratorer inom vissa större advokatbyråer, ibland i kombination med rollen som paralegal (juristassistent).

Omvärldsbevakning är en viktig uppgift för den sammanslagna föreningen – Föreningen för arkiv och informationsförvaltning. Vem ansvarar för informationsförvaltningen i stora organisationer och i mindre organisationer? Det förekommer en mängd olika benämningar på arkivverksamma. Därför är det viktigt att vi blir bättre på att berätta vad en registrator, dokumentcontroller eller arkivarie gör. 

”Det förekommer en mängd olika benämningar på arkivverksamma. Därför är det viktigt att vi blir bättre på att berätta vad en registrator, dokumentcontroller eller arkivarie gör”

Katarina Ekelöf,
ordförande i AAS

ANNONSER