ANNONSER

iStock_000019697436Illustra

Mentorskap

Arkivsamfundets mentorprogram har nu funnits i sex år. Carina Sjögren, en av initiativtagarna, berättar hur arbetet går till och vilka resultat satsningen har givit.

En försommardag 2012, i ett annex till Landstingshuset på Kungsholmen i Stockholm, sjösatte Svenska Arkivsamfundet den sjunde adept-mentorgruppen sedan starten 2006. Av 20 antagna adepter och mentorer kunde 16 närvara. Tillsammans med arbetsgruppen lotsade vår erfarna mentorkonsult Bente Kaj Henriksson deltagarna genom ett program som berörde möjligheter, utmaningar, fallgropar och vars och ens egna mål.
Dessförinnan hade arbetsgruppen bestående av undertecknad, Sten Leander, Camilla Vaara, Inger Mattsson, Ann-Sofie Arvidsson samt Sara Naeslund-Lems gjort ett styvt arbete med matchning av de tio adeptkandidaterna.

På Arkivsamfundets webbplats finns en mall till ett ansökningsbrev. Med detta får kandidaten presentera sig själv, sitt mål med ett mentorskap och en beskrivning av vilken typ av mentor som önskas. Framgången i matchningen underlättas av adeptens beskrivning av sina önskemål, men också av gruppmedlemmarnas kännedom och bekantskap med kollegor över landet. De första tre åren var det bara kvinnliga arkivarier som ansökte, men därefter har herrarna börjat öka i antal. I år är det tre män och sju kvinnor bland adepterna. Bland mentorerna är det ofta 50/50.
När vi letar efter en mentor till en adept sneglar vi gärna på arkivsektorer – kommunal, statlig eller enskild verksamhet. Att få en mentor från samma sektor som man själv arbetar i kan underlätta i samtalen. Vidare tittar vi på ålder, antal år i yrket, geografi naturligtvis. Därtill kommer uttryckta önskemål, till exempel att man vill diskutera digitalisering, eller kanske att man vill ha en mentor som kan mycket om historiska dokument, eller få inspiration i arbetet med dokumenthanteringsplaner. Vanligt nuförtiden är önskemål om kunskaper i processkartläggning och digitaliseringsfrågor.

En del kandidater är mycket tydliga och specifika, och ibland har vi en person som har fått ett nytt jobb och med det en stor kravlista. Med denna utmaning framför sig skissar kandidaten fram en önskad mentor. Andra som söker en mentor har en allmänt hållen ansökan, de betonar generellt att de vill få tillgång till en mer erfaren arkivariekollega.
Det är framförallt ”utåtriktade” arkivarier som tillfrågas att bli mentorer eftersom de är lättare att upptäcka än sina mer tillbakadragna kollegor. Men vi söker också bland arkivarier som visar att de gärna förmedlar något i sitt yrke. Det händer att vi blir kontaktade av en erfaren arkivarie, som gärna ställer sig till förfogande som mentor. Har vi då tur, så dyker det upp en passande adeptansökan!
Syftet med mentorbanken är i första hand att vi, i Svenska Arkivsamfundet, vill förmedla kontakt mellan yngre, mindre erfarna kollegor och äldre, mer erfarna yrkeskollegor. Under de 39 år som högskoleutbildningen har existerat har flera praktiska övningsmoment gradvis försvunnit från kursplanerna i takt med att arkivutbildningarna har teoretiserats. När arbetsfältet för arkivarier breder ut sig till nya områden får man inte självklart tillgång till den träning som förr erbjöds på riks- och landsarkiven. Vidare har yrkets komplexitet ökat, och det är idag betydligt mer mångskiftande. Det märks även på ansökningarna att specialiseringen ökar.

Arbetsgruppen har sett lite olika ut under dessa sex år, men har hela tiden haft fyra till sex medlemmar. Hittills har deltagande varit kostnadsfritt. För mentorer är detta självklart eftersom de ger av sin tid och sin erfarenhet. När det gäller adepter har vi börjat fundera kring behov och möjlighet av att ta ut en avgift. Några gruppmedlemmar har välvilliga arbetsgivare, men det gäller inte alltid, och vi träffas helst före eller efter jobbet. Under ett par år kunde Ingvar Anderssons fond bidra med bland annat lönemedel, men nu sköts arbetsinsatserna helt ideellt. Den tyngsta perioden inträffar när ansökningarna har inkommit, och vi genomför matchningsarbetet. Det går åt många träffar, telefonsamtal, och mejl inom arbetsgruppen.
Det är ovanligt att en arkivarie som blir tillfrågad om att bli mentor tackar nej. Man känner sig smickrad av att ens erfarenheter efterfrågas. Vi undviker att tillfråga samma arkivarie två år i rad. Oftast avslutas inte heller mentoråret exakt efter 12 månader, och cirka hälften av alla mentorskap fortsätter ett tag på egen hand.
Gradvis har vi skärpt kraven på adepter och mentorer. De förväntas idag sätta ihop ett enkelt kontrakt, som innehåller de viktigaste aspekterna i mentorskapet; hur regelbundet man tänker träffas, vilka mål adepten har och att båda två förbinder sig att meddela varandra om man vill avsluta mentorskapet av något skäl. Det har nämligen faktiskt inträffat att deltagare slutar att höra av sig i sin adept-och mentorsrelation, utan att meddela att man vill lämna Mentorbanken. Sakta men säkert utvecklas Mentorbanken mot lite mer styrning, för att förmedla en ram i mentorsrelationen.

Att genomföra en matchning, det vill säga att föra samman två personer som oftast inte är bekanta för varandra, är ett stort ansvar. Adepten får namn och kontaktuppgift till den föreslagna mentorn för kontakt och vi rekommenderar att man anslår de första två till tre träffarna till att bekanta sig med varandra och först därefter fatta beslut om att inleda ett mentorskap.
Mentorbanken ansvarar för kvaliteten på matchningen. Under åren som gått har endast ett fåtal mentorskap avslutat i förväg. I något fall har man uppgivit att målet nåtts, men vanligast är nog att matchningen inte har motsvarat behov eller förväntningar. Eller så har personkemin inte fungerat.
När cirka tio månader har gått av mentoråret anordnas en avslutningskonferens. Den brukar äga rum under vårvintern, och har kommit till för att samla upp tankar, reflexioner, erfarenheter och även rekommendationer till arbetsgruppen. Det är en spännande sittning där adepter och mentorer som deltar delar med sig av hur de praktiserat mentorskapet. Från upptaktskonferensen har deltagarna fått en hel del goda råd från Bente Kaj Henriksson– både under konferensdagen men också genom hennes och Gro Laupsa Holms bok, Handbok om systemiskt mentorskap och mentorprogram i arbetslivet.

När vi får ta del av deltagarnas erfarenheter är kommentarerna över lag positiva, ibland översvallande, ofta lätt förvånade – inte minst från mentorernas sida: ”Att det var så här roligt och nyttigt, det hade jag inte föreställt mig!” är en kommentar som återkommer från mentorerna. Formerna för mentorskapets praktiska sida skiftar en del. Det gäller också hur mycket av den privata delen som läggs in. Några håller sig strikt till yrkesfrågor, medan andra hittar beröringspunkter i gemensamma intressen utöver arkivfrågorna.

När man som jag varit verksam under 35 år som arkivarie, och sett kollegor avsluta sitt arbetsliv och gå i pension, och jämsides ser nya årgångar arkivarier ta vid, då är det lätt att betrakta arkivyrket lite från avstånd. Yrket har ju mycket gamla anor och traditioner. Till en del har det varit kungar och andra mäktiga personer som hållit sig med en arkivarie. Hur långt eller kort tillbaka jag än vill gå, så kan jag konstatera att yrket innehåller en hel del know-how och förhållningssätt till arkiven som inte kan läras ut i böcker, utan behöver föras vidare från människa till människa.
När jag reflekterar över vilka förhållningssätt vi tillämpar idag, och vilka som våra föregångare i tusen och tusen år har använt sig av, då känns det väldigt spännande och ansvarsfullt att få vara med som en länk i en mycket lång kedja.

Som ett smide av länkar ser jag Mentorbankens uppgift i Svenska Arkivsamfundet. Men varför göra halt vid detta samfund? Det finns ju fler goda arkivföreningar som enrollerar arkivarier i ett tidlöst värv. Varför inte utvidga Mentorbankens uppdrag till föreningarna AAS, FALK, FA och MABBAS? 

”Samtalen har mer rört ­förhållningssätt och ­strategier än sakfrågor.”
”Min chef ger mig nu mer bekräftelse på min arkivarieutveckling.”
”Jag hade vaga föreställningar om vad som förväntades av mig. Det var befriande att min adept visste så väl vad hon ville.”
”Energin – ­tillskottet för mig började ­märkas på min ­
egen arbetsplats.”
”Man sätter ord på saker som hittills bara har suttit
i ryggmärgen.”
”Min chef vet inte vad en ­arkivarie gör.
Nu kan jag ­samtala med en ­arkivarie som vet.”
”Jag kände mig inte alltid som mentor – fick så mycket av ­adepten, och vi bytte roll ibland.”

Text Carina Sjögren sjogren.carina@gmail.com

ANNONSER