ANNONSER

Mikael Dahlin, Petra Dornbusch och Anki Steen bollar idéer efter seminariet.

Standard för kontroll och struktur

Ledningssystem för verksamhetsinformation ISO 30 300 – vad kan man ha den till? Tidskriften­ Arkiv lät fyra arkivarier reflektera över ­Forum iFörvaltnings seminarium den 20 ­november hos SIS i Stockholm.

Anledningen till seminariet var att standarden iso 30300, som har ­funnits i cirka ett år, nu finns översatt till svenska. Programmet började med en introduktion till standarden av Elisabeth Klett från Stockholms stadsarkiv, som är ordförande i den tekniska kommitté som är ansvarig för iso 30300 och 30301.
Anki Steen, som också har deltagit i arbetet med standarden, fortsatte sedan med att ge goda exempel på hur hennes arbetsgivare, Luftfartsverket (lfv), har arbetat med att implementera standarden i sin organisation.
Kristina Sandberg, verksamhetschef för verksamhetsområdet Ledningssystem och tf. verksamhetschef för verksamhetsområdet Informationshantering vid sis, gav oss en bakgrund om standardiseringsarbete globalt, regionalt och lokalt.
I den avslutande paneldiskussionen, där utöver Elisabeth Klett och Anki Steen även Katarina Ekelöf (Post Nord) och Fredrik Samson (Ida Infront) deltog, uppstod en spännande dialog.

Petra Dornbusch, kommunarkivarie Täby kommun:
– Svaren var ganska entydiga: marknadsför, välj ett område och låt det bli det goda exemplet, i nödfall ta fram de dåliga exemplen och beskriv konkret vad som hände när kontrollen över informationen brast, påtala att en felaktig hantering är en kostnad, börja med att läsa bilagorna till standarden som är utformade som checklistor och inte minst samarbeta med andra som också har intressen i informationsförvaltningen.
Hur kan då en kommun dra nytta av denna standard och hur når vi dit? Att fortsätta samarbetet kring informationssäkerheten och kvalitetsarbetet känns som rätt väg att gå, i alla fall i Täby kommun. Kommuner och landsting jämför sig ständigt med varandra. Tänk så bra det vore om införande av iso 30 300 skulle vara något som användes i varumärket eller för att framstå som en attraktiv arbetsgivare.

Lena Elfving Nixon, arkivarie på Statens kriminaltekniska laboratorium – SKL:
– På min myndighet har vi ett ledningssystem, men jag ser att standarden kan hjälpa oss att tydligare och effektivare införa informationsstyrning för våra verksamheter. Jag hoppas också att vi skall kunna sammanföra regelverket för informationssäkerhet med ”mina” regler för arkiv- och dokumenthantering och ge förvaltningschefen stöd i tillsyn och revision. Jag tar med mig från seminariet hur standarden kan lyfta det övergripande ansvaret för verksamhetsinformationen till en strategisk nivå och att högsta ledningen bör ta beslut om att man avser att följa standarderna. Ett sådant beslut behöver inte betyda att man tänker certifiera sig mot standarden!

Katarina Ekelöf, chefsarkivarie på PostNord:
– På Posten finns ett integrerat ledningssystem för miljö, kvalitet och arbetsmiljö. Ett arbete pågår med att översätta gemensamma processer till danska och engelska eftersom Posten sedan 2009 är en nordisk koncern – PostNord. Fokus på gemensamma processer, effektiv verksamhet och efterlevnad av regulatoriska krav gör det tydligt att det finns behov av ett gemensamt ramverk för dokumenthantering och arkivering (hantering av verksamhetsinformation).
Från seminariet tar jag med mig hur standarden ska läsas och hur den följer strukturen leda, planera, stödja, genomföra, utvärdera och förbättra. En utmaning blir att sätta dokumentationsmål som kan utvärderas. iso 30 301 innehåller en checklista för självutvärdering som kan ligga till grund för en gap-analys. Alla delar behöver inte finnas på plats från början, det viktiga är att ha en plan för fortsatt arbete.

Maria Bjersby Stenudd, arkivarie, Landstinget i Uppsala län:
– Landstinget i Uppsala län har en policy för informationssäkerhet och ett ledningssystem för miljö certifierat enligt iso 14 001 som även styr dokumenthanteringen. Ett pågående projekt inom landstinget ska resultera i införandet av ett landstingsgemensamt ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet som ska uppfylla kraven i sosfs 2011:9. Det här innebär att det finns goda förutsättningar att säkerställa kvaliteten för valda delar av landstingets verksamheter.

Seminariet har satt igång en tankeprocess – hur vill jag ha det i mitt landsting? Ett scenario kan vara enligt följande. Landstingsstyrelsen ger landstingsdirektören i uppdrag att införa och låta Ledningssystem för verksamhetsinformation (lvi) bli ett slags paraply som styr informationshanteringen i befintliga ledningssystem och övrig informationshantering. Modellen kommer att tydliggöra arkivmyndighetens uppdrag att styra landstingets arkivbildning samtidigt som landstingsarkivet får rollen att utöva tillsyn över att verksamheterna följer lvi.

I samarbete mellan verksamheterna och landstingsarkivet har sedan en tid tillbaka tagits fram en processorienterad arkivredovisning vilken sedan kan fasas in i lvi. Det kräver resurser, men än mer resurskrävande är att inte ha kontroll över arkivbildningen. 

Bildtex: Mikael Dahlin, Petra Dornbusch och Anki Steen bollar idéer efter seminariet.

Text Petra Dornbusch petra.dornbusch@taby.se

ANNONSER