bild

Metoder för informationshantering i den digitala offentliga sektorn

I Arkiv nr 2/2022 skrev jag en artikel om informationshantering i den digitala offentliga sektorn och de förändrade förutsättningar som gäller i och med digitaliseringen. Artikeln avslutas med att jag påstår att vi inte kan hantera dagens utmaningar med gårdagens arbetssätt och organisation. Men hur ska vi arbeta i dagens offentliga sektor. Vilka metoder ska vi utveckla och använda? Hur ska vi tänka?

2022-11-11

Metod betyder ”sätt att utföra visst arbete” eller ”planmässigt tillvägagångssätt”. Begreppet för tankarna till en genomtänkt, planerad insats. Ett på förhand bestämt arbetsförlopp för att göra någonting.

Arbetet med informationshanteringen som det ofta bedrivs idag utgår från ett antal discipliner, professioner eller regelverk. Redskap och mallar kommer ofta därifrån. Ett exempel är Riksarkivets föreskrifter som utfärdas med stöd av arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivet utfärdar en föreskrift, arkivarier vid statliga myndigheter ska tillämpa föreskriften och för att göra det söker man stöd hos Riksarkivet och arkivariekollegor vid andra myndigheter. Ur detta utvecklas ofta hyggligt konkreta koncept, mallar och tankar för hur arbetet kan utföras. Detta är beprövat och har fungerat ganska bra i den analoga världen när arkiven var pappersbaserade och arbete med arkiven var en uppgift som, något tillspetsat, inte berörde eller krävde delaktighet från övriga delar av myndigheten. Myndighetens personal behövde inte bry sig om hur arkivarien arbetade för att göra sitt jobb. Arkivarien skulle se till att arkiven hanterades i enlighet med reglerna och kunde göra det på egen hand.

Under de senaste åren har detta förändrats väsentligt och det främsta skälet är all digital information som ska hanteras. Kraven från verksamheten har ökat. Arkivarien ska bidra till verksamhetsnytta, till exempel genom att minska risker för att information förvanskas, bidra med struktur och principer för beskrivning av information och interna regelverk. I spåren av detta kommer ett behov av metodutveckling. Hur arbetet utförs behöver i större utsträckning anpassas efter den unika situationen, verksamheten och organisationen än tidigare. Om inte arkivarien kan bidra till en skräddarsydd informationshantering som fungerar som ett bra stöd till verksamheten – och resulterar i både regelefterlevnad och verksamhetsnytta – så är risken stor att vederbörande blir ersatt av någon annan. Samma sak gäller andra informationshanteringsproffs såsom registratorn/dokumencontrollern som arbetar med personuppgiftshantering, informationssäkerhet, IT och så vidare. Verksamhetsnytta generas av ett bra samarbete inom myndigheten, vilket kräver metoder som utvecklas, används och ändras gemensamt av myndighetens personal.

Informationshanteringsplanen har under lång tid, fast under annat namn, varit ett redskap som har använts i många organisationer. En sådan plan kan göra stor nytta, och är något som jag ofta rekommenderar att man ska göra, för att få till ordning på informationen i en verksamhet. Men att arbeta med att ta fram en sådan plan måste ske utifrån ett antal utgångspunkter som inte nödvändigtvis är samma nu som tidigare; den behöver tas fram tillsammans med verksamheten för att medarbetarna ska kunna göra rätt, den behöver vara konkret och tydlig för de som ska använda den, den måste fokusera mer på IT-stöd (centrala verksamhetssystem) och mindre på pappersdokument, dokumentfiler och diarieföring. Vidare måste den utgå från informationstyperna och inte till exempel processerna eller organisationsstrukturen, den måste hållas aktuell och uppdateras när IT-stöd byts ut och verksamheter omorganiseras. Den ska helst presenteras för verksamheten i ett sökbart verktyg, inte som en word- , excel- eller PDF-fil. Om inte dessa utgångspunkter tas i beaktande så är det inte någon större idé att ta fram en informationshanteringsplan. Hur informationshanteringsplanen tas fram, steg för steg, hur den presenteras och hur den uppdateras är väsentligt för om resultatet, ordning på informationen, kan uppnås eller inte. Metoden för informationshanteringsplanen måste beslutas från fall till fall. Mallar på informationshanteringsplaner som andra ska användas borde förbjudas.

Att planera förvaltning och utveckling av informationshanteringen med målsättningen att få till fungerande lösningar för alla medarbetarna som i det dagliga arbetar med att skapa och lagra informationen behöver ske. Det betyder att man måste ta tillvara synpunkter och åsikter om förbättringar från de som berörs, man behöver prioritera utvecklingsinsatser för att underlätta, tydliggöra och förenkla för dessa medarbetare. Det handlar ofta om det vardagliga, att förenkla och förtydliga rutiner, koordinera samt utbilda, snarare än om inköp av nya IT-system och att arbeta med avancerade strukturer eller modeller. Att arbeta med systemförvaltningsmetoder, men skjuta IT-systemen i bakgrunden, och ledningssystemsmetoder med inriktning informationshantering är fruktbart. Givetvis anpassade efter den verksamhet vi arbetar med.

Ett sätt att värdera och prioritera vad som ska göras är att använda den modell som Dokumentinfo har tagit fram som beskriver informationshanteringen från fem perspektiv; externa krav, interna regler, lagring, människor och verksamhet. Modellen bygger på antagandet att en väl fungerande informationshantering har en ”lagom mix” av de fem perspektiven och man kan analysera informationshanteringen som helhet eller någon delmängd utifrån modellens perspektiv. När modellen används får man hjälp att se hela informationshanteringens komplexitet, något som kan hjälpa till när utmaningar identifieras och lösningar prioriteras.

Text: Olle Ebbinghaus olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se

Dela
Skriv ut

#nyheter


Fler reportage

Se alla


Inga artiklar med Nyheter tagg hittades