Digitalt bevarande är idag en strategisk och verksamhetskritisk fråga. Under 2025 har eSam publicerat två rapporter som ger stöd i både analys och praktiskt genomförande.

Rapporten Digitalt bevarande av data – problemområden tydliggör bland annat behovet av gemensamma tolkningar av vad som är bevarandevärd information, hur ansvar för data ska fördelas när flera aktörer delar system, samt hur handlingsbegreppet påverkas när dokument ersätts av strukturerade data och informationsobjekt.

Den kompletterande rapporten ES 2025-12 Digitalt bevarande av data – kravställning erbjuder en kravkatalog och guide för upphandling och utveckling av system som hanterar allmänna handlingar. Här behandlas bland annat metadata, informationsvärdering, gallring, loggning och export – med fokus på långsiktighet och spårbarhet.

Tillsammans ger rapporterna ett gemensamt språk och konkreta verktyg som stärker kvaliteten i informationshanteringen och stödjer en framtidssäker digital förvaltning.

Rapporterna finns tillgängliga på eSams webbplats.

Från problem till kravställning

eSam är ett samverkansprogram där 40 myndigheter arbetar tillsammans för att utveckla enklare, mer rättssäkra och effektiva digitala tjänster. Genom att samla kompetens, ta fram gemensamma rekommendationer och lyfta hinder bidrar eSam till att stärka digital utveckling i offentlig sektor.


________

Om eSAM

Digitalt bevarande är inte längre en fråga som enbart rör arkivfunktionen. När allt fler processer och beslut baseras på data behöver offentlig sektor säkerställa att informationen kan förstås, återsökas och användas även i framtiden. Två rapporter från eSam visar både var utmaningarna finns och hur myndigheter kan arbeta mer strukturerat och långsiktigt.

Digitalt bevarande i fokus – två rapporter från eSam

I en tid där digitalisering förändrar både arbetssätt och informationsflöden blir strukturerad informationsförvaltning allt viktigare. På informationsforvaltning.com finns ett omfattande metodstöd för yrkesverksamma inom området – inte minst genom verktyget Klassa, som ger en enhetlig grund för hur information kan organiseras och styras.

Klassa ersätter traditionella diarieplaner med ett modernt och processbaserat angreppssätt där verksamhetens processer utgör själva grunden för klassificeringen. Genom att utgå från hur information faktiskt skapas, används och bevaras, bidrar verktyget till ökad tydlighet, sökbarhet och styrbarhet – oavsett format eller system.

För arkiv- och informationsförvaltningsprofessionella innebär Klassa en möjlighet att knyta samman verksamhet, informationsflöde och arkivstruktur på ett mer systematiskt sätt. Det underlättar både dokumentation, metadatahantering och långsiktigt bevarande, samtidigt som det stödjer digitala arbetssätt och rättssäker informationshantering.

Med den senaste versionen, Klassa 2.1, fortsätter ramverket att utvecklas och anpassas till nya krav inom offentlig sektor. Genom webbplatsen informationsförvaltning.com erbjuds ett levande kunskapsnav och ett konkret stöd för alla som arbetar med informationsstyrning, digital förvaltning och arkivfrågor.



Ett processbaserat verktyg för ordning och struktur

När informationsmängderna växer och kraven på spårbarhet ökar behöver verksamheter nya sätt att skapa ordning och reda. Klassa – som presenteras på informationsforvaltning.com – erbjuder ett processbaserat klassificeringsschema som hjälper kommuner och regioner att strukturera, styra och bevara sin information på ett modernt och hållbart sätt.

Klassa stärker struktur och styrning i informationsförvaltningen

Riksarkivet ändrar kurs i frågan om format för elektroniska handlingar. I stället för att som tidigare slå fast vilka format som ska användas, går myndigheten nu över till att ställa funktionella krav – krav som beskriver vad som ska uppnås snarare än hur det ska göras.

Det nya angreppssättet ger större flexibilitet för myndigheter och organisationer. Så länge det valda formatet uppfyller de funktionella kraven, till exempel för långsiktigt bevarande och läsbarhet, kan det användas. Syftet är att inte låsa fast sig vid specifika tekniska lösningar som snabbt riskerar att bli föråldrade.

– Fördelen med funktionella krav är att de följer utvecklingen. Vi vill skapa stabila förutsättningar för bevarande utan att hämma teknisk innovation, skriver Riksarkivet på sin webbplats.

Som stöd planerar Riksarkivet att ta fram vägledningar och rådgivande texter, samt en uppdaterad lista över format som kan tas emot och bevaras. Listan kommer att vara dynamisk och justeras över tid i takt med förändringar i teknik och standarder.

Arbetet med de nya föreskrifterna pågår under 2025–2026. Tills vidare gäller RA-FS 2009:2 om tekniska krav för elektroniska handlingar.

Källa: Riksarkivets webbplats om pågående arbeten med föreskrifter.


________
Bild: AI-genererad via Google Gemini

Myndigheterna får större frihet – men också större ansvar

Riksarkivet förändrar sin strategi för hur format för elektroniska handlingar ska regleras. I stället för att peka ut exakta filformat går myndigheten nu över till funktionella krav – en modell som fokuserar på vad formaten ska klara, inte hur de ska se ut.

Riksarkivet släpper fasta formatkrav för e-handlingar

Arkiv 3/2025 tar ett brett grepp om informationsförvaltningens utmaningar och möjligheter. Temat genomsyrar hela numret, som visar att professionen står inför både tekniska och organisatoriska utmaningar – men också stora möjligheter när samarbete och gemensamma strukturer får ta plats.

I huvudreportagen diskuteras hur Sverige kan skapa en mer effektiv informationshantering genom tydligare styrning och bättre användning av befintliga standarder. Artiklarna belyser behovet av gemensamma modeller för informationsredovisning, där arkivarier, jurister och IT-specialister samverkar för helhetslösningar.

Numret blickar också framåt mot framtidens teknik. I en analys av AI-kommissionens färdplan diskuteras hur artificiell intelligens kan stödja informationsförvaltningen – från diarieföring till arkivering – men också hur juridik och etik behöver följa med i utvecklingen. I ett annat inlägg förespråkas ett tydligare internationellt perspektiv på arkivvetenskapen, med Finland som förebild i arbetet för en mer enhetlig och standardiserad informationsstyrning.

I ledaren betonas vikten av samarbete – både mellan arkivinstitutioner, myndigheter och internationellt. När informationsflöden växer och resurserna ofta är begränsade blir dialog och gemensamma normer avgörande, inte minst för att värna demokratins grundpelare: insyn och öppenhet.

Tidskriften Arkiv finns endast i pappersform och skickas till alla som är medlemmar i Arkeion, Näringslivets Arkivråd (NLA) eller Svenska Arkivförbundet.


Standarder, framtidens informationsförvaltning och samarbete

Hur skapar vi ordning i en alltmer komplex informationsvärld? I årets tredje nummer av Arkiv står samarbetet i centrum – mellan myndigheter, professioner och länder. Numret lyfter både praktiska och principiella frågor om hur vi ska förvalta information i en tid av digitalisering, standardisering och artificiell intelligens.

Nytt nummer tidskriften Arkiv

Arkivet, som grundades 1977, rymmer i dag runt 700 000 originalbilder och 150 kortfilmer från 1700-talet fram till i dag. Till skillnad från många andra samlingar är kringuppgifterna lika viktiga som själva bilderna. Ålder, kön, hemort och tidpunkt måste alltid anges – annars blir materialet värdelöst för forskning.

– En bild säger mer än tusen ord, men bara om vi vet när och hur den kom till, framhåller arkivet.

De senaste åren har SBBA uppmärksammats för sin trilogi i samtidsdokumentation. Först kom Vad är det som händer?, en insamling av barns bilder från coronapandemin – ett projekt som 2024 utsågs till Årets samtidsdokumentation. Därefter följde Då som nu för alltid?, en historisk översikt över barns plats i flocken, och i år publicerades Var det bra så?, om barn och reklam.

Trilogin visar hur barns bilder kan fånga både samhällskriser och vardag. För arkivarier och informationsförvaltare blir arbetet en påminnelse om vikten av att inte bara samla in – utan också beskriva och tillgängliggöra – samtidens röster.

Läs mer om Svenskt barnbildarkiv och sin samtidsdokumentation.

700 000 barns bilder bevarade för framtiden

Barns teckningar kan vara mer än färgglada uttryck – de är dokument som berättar om vår tid. På Svenskt barnbildarkiv i Eskilstuna har en unik trilogi vuxit fram, som visar hur barnens bilder kan spegla både kriser, vardag och samhällsförändringar.

Barns bilder som samtidshistoria

Svenska Arkivförbundet har publicerat en handledning som vägleder arkivverksamheter i hur dataskyddsförordningen (GDPR) bör tillämpas. Handledningen riktar sig i första hand till enskilda arkiv, men kan med fördel användas också inom offentlig sektor.

Behovet av tydliga riktlinjer är stort. Arkiv innehåller ofta personuppgifter av känslig karaktär, och det kan vara en utmaning att avgöra hur dessa får bevaras, tillgängliggöras och skyddas i enlighet med lagstiftningen. Svenska Arkivförbundets handledning erbjuder därför praktiska råd och konkreta exempel på hur GDPR kan förenas med arkivens uppdrag att bevara kulturarv och säkerställa framtida forskning.

Handledningen tar bland annat upp frågor om rättslig grund för behandling, hur länge personuppgifter får sparas och vilka skyldigheter som följer för arkivorganisationer. Den fungerar både som en introduktion för mindre arkiv och som ett stöd för större institutioner som vill fördjupa sitt arbete med dataskydd.

Med denna satsning vill Svenska Arkivförbundet stärka hela sektorns förmåga att navigera mellan juridiska krav och det långsiktiga bevarandet av samhällsdokumentation.

Handledningen finns att ladda ner via förbundets webbplats: www.arkivforbundet.se/gdpr.

Bild: Svenska Arkivförbundet, Anton Jäderblom, Vium Företagen AB

Stort behov för tydliga riktlinjer

Att balansera dataskydd med uppdraget att bevara kulturarvet är en utmaning för många arkiv. Svenska Arkivförbundet har nu tagit fram en handledning som visar vägen. Materialet riktar sig främst till enskilda arkiv, men kan användas i hela sektorn.

Ny handledning klargör GDPR för arkivsektorn

På de nordiska arkivdagarna i Oslo den 16–17 september samlades närmare 600 yrkesverksamma från hela Norden för att diskutera arkivens roll för samhälle, beredskap och demokrati.

I samband med konferensen gjorde riksarkivarierna i Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige ett gemensamt uttalande om arkivens betydelse. De betonade arkiven som en stabil och nödvändig del av samhällsinfrastrukturen i en tid som präglas av desinformation, digitala hot och snabba förändringar:

”Arkiven i de nordiska länderna är en grundpelare för öppna och tillitsbaserade demokratier. I en tid av desinformation, digitala hot och samhällskriser säkerställer arkiven långsiktig tillgång till autentisk information. Detta är avgörande för att stärka rättssäkerhet, beredskap och allmänhetens tillit till information.”

De nordiska arkivinstitutionerna samarbetar redan tätt och lyfter i uttalandet fram sin gemensamma ambition: att säkerställa tillgången till samhällsviktig information – både nu och för framtiden.

Läs mer på Riksarkivets webbsida. 


_________

Arkiven ses som en stabil del av samhällsinfrastrukturen

Arkiven är avgörande för att bevara samhällets minne och säkerställa allmänhetens tillit till information. Det framhöll de nordiska riksarkivarierna i ett gemensamt uttalande under arkivdagarna i Oslo, där nära 600 experter samlades för att diskutera arkivens roll i en tid av digitala hot och desinformation.

Nordiska riksarkivarier: Arkiven är en grundpelare för demokratin

Den 12–14 september riktas strålkastarljuset mot kulturarvet i hela landet. Från kyrkstäder i norr till stadskvarter i söder bjuds allmänheten in till hundratals arrangemang som visar upp den byggnadskultur som format Sverige. Men bakom varje hus, kvarter och kulturmiljö finns också en annan berättelse – den som återfinns i arkiv, register och handlingar.

Årets tema, ”Kulturarv och bebyggelse”, sammanfaller med 50-årsjubileet av det Europeiska byggnadsvårdsåret 1975. Fokus ligger på hur byggnader och miljöer har bevarats och förvaltats, men också på hur kunskapen om dem har dokumenterats. Ritningar, bygglov, protokoll och fotografier är inte bara administrativa spår – de är själva grunden för att förstå hur kulturmiljöer vuxit fram och förändrats över tid.

För arkivarier, registratorer och andra som arbetar med informationshantering är Kulturarvsdagen därför en påminnelse om att kulturarv inte bara består av sten, trä och kalkbruk, utan också av det immateriella: handlingarna, systemen och berättelserna som gör byggnadernas historia tillgänglig för framtiden.

Läs mer om Kulturarvsdagen 2025 på Riksantikvarieämbetets webbplats.

________
Bild: AI-genererad via Google Gemini

När husen berättar – och handlingarna ger svar

När Kulturarvsdagen firas den 12–14 september öppnas hundratals kulturmiljöer runt om i landet. Men bakom varje byggnad och plats finns också arkiv, register och dokumentation som gör historien begriplig och tillgänglig. För alla som arbetar med informationshantering blir årets tema ”Kulturarv och bebyggelse” därför en chans att lyfta fram dokumentationens avgörande roll för att bevara vårt gemensamma kulturarv.

Kulturarvsdagen 2025: Dokumentationen bakom byggnaderna

Sverige står i dag inför utmaningar när det gäller tillit, trygghet och social gemenskap. I detta läge blir det särskilt viktigt att lyfta fram det kulturella arv som genom tiderna format landet – som en gemensam referensram för både nya och etablerade medborgare.

För att göra just detta tillsatte regeringen i december 2023 kommittén En kulturkanon för Sverige. Uppdraget har varit tydligt: att skapa en svensk kulturkanon som gör landets rika kulturarv mer tillgängligt och synligt för fler.

Arbetet har bedrivits i fristående expertgrupper med bred kompetens inom olika konstnärliga och samhälleliga områden. Genom deras arbete har verk och företeelser lyfts fram som haft varaktig betydelse för svensk kultur och samhällsutveckling.

Målet är att kulturkanonen ska bidra till ökad medborgerlig bildning, stärkt gemenskap och en djupare förståelse för Sveriges historiska rötter och utveckling.

Denna vecka överlämnade kommittén sitt betänkande till kulturminister Parisa Liljestrand. Resultatet: en kulturkanon bestående av 100 verk – en bred samling av konstnärliga uttryck och samhällsreferenser som tillsammans speglar Sveriges kulturella landskap.

På regeringens webbplats finns pressmeddelandet som ger en djupare inblick i processen och resultatet.

Gemensam referensram med kulturarvet i fokus

Regeringens kommitté En kulturkanon för Sverige har nu lämnat sitt betänkande till kulturministern. Med 100 utvalda verk lyfts landets rika kulturarv fram som en gemensam referensram – för att stärka bildning, gemenskap och förståelsen av Sveriges historia.

Kulturkanon ska stärka sammanhållningen i Sverige

Information är en av samhällets viktigaste resurser. När den hanteras rätt från början blir den inte bara enklare att hitta och använda, utan också mer tillförlitlig. Det stärker demokratin, ökar transparensen och ger medborgarna större förtroende för den offentliga sektorn.

Med Arkivering by Design byggs god informationshantering in i verksamhetens processer och digitala system redan från start – istället för att vänta till arkivet. Det gör arbetet mer effektivt, sparar resurser och minskar risken för informationsförlust. Samtidigt förenklas efterlevnaden av lagar som GDPR och regler för informationssäkerhet.

AbD är också en satsning på hållbarhet. När informationsflöden blir mer välorganiserade minskar den digitala miljöpåverkan, och offentliga organisationer kan bidra till en grönare framtid. Metoden är därför inte bara ett verktyg för ordning och reda, utan också en strategisk investering i långsiktig hållbarhet och digital transformation.

Arbetet mellan SKR och Riksarkivet 2022–2025 har resulterat i en vägledning med bilagor. Materialet förvaltas nu av SKR:s Kompetensgemenskap informationshantering och kan hämtas gratis.

Läs mer om Arkivering by Design på skr.se. Allt framtagit material kan hämtas här. 

Garant för tillgänglighet och hållbarhet

Arkivering by Design (AbD) är ett nytt arbetssätt för att möta framtidens krav på digital informationshantering. Genom ett samarbete mellan SKR, Riksarkivet, kommuner, regioner och en statlig myndighet utvecklades metoder för att bevara information hållbart och tillgängligt över tid.

Arkivering by Design stärker transparensen i offentlig sektor

Arkivet har sedan starten samlat in serierelaterat material från hela landet. Här finns idag över 70 procent av alla trycksaker som publicerats i Sverige, mer än 40 000 originalteckningar och arkiv från serieskapare, förläggare och redaktörer.

Resan började redan på 1990-talet när Seriefrämjandets utspridda arkiv behövde samlas och organiseras. Idag hyr Seriearkivet lokaler hos Malmö stadsarkiv och fungerar både som forskningsresurs och kreativt nav för utställningar och publikationer.

Samlingarna växer ständigt. Bara under 2024 togs drygt 60 lastpallar med nytt material emot – allt från tidningar och böcker till ljudkassetter, filmer och klippdockor. Arkivarier och volontärer arbetar systematiskt med att ordna, registrera och skapa struktur i det omfattande materialet.

En stor satsning pågår nu för att digitalisera samlingarna, finansierad genom ett bidrag på 450 000 kronor från Riksantikvarieämbetet. Digitaliseringen gör materialet mer tillgängligt och skapar samtidigt arbetstillfällen genom samarbeten med Arbetsförmedlingen.

Seriearkivet är inte bara ett arkiv – det är ett levande minne av svensk seriehistoria, öppet för forskare, entusiaster och alla som vill förstå seriernas roll i vår kultur.

Vill du läsa mer? Besök Magasin K:s artikel här: Seriearkivet digitaliserar svensk seriehistoria

Ett paradis för seriefantaster

Magasin K är en digital tidning med ett tillhörande nyhetsbrev för dig som jobbar, studerar eller är intresserad av branscherna kultur, kommunikation och kreativ sektor. Magasin K produceras på uppdrag av fackförbundet DIK men är fristående och oberoende från förbundet.

Om Magasin K

I Malmö pågår just nu ett unikt arbete med att bevara den svenska seriekonstens historia. I en artikel berättar den digitala tidningen Magasin K om Seriearkivet – ett initiativ som startade med fyra passionerade serieentusiaster och som i dag har vuxit till ett av landets mest betydelsefulla kulturarvsprojekt.

Seriearkivet digitaliserar svensk seriehistoria

På Arkivens dag 2025 öppnas dörren till berättelser om friluftsliv, miljöengagemang och äventyr – från dåtidens upptäcktsresor till nutidens naturvård.

Varje karta, dagbok och protokoll berättar något om hur vi har upplevt och vårdat naturen genom tiderna. I arkiven finns spår av natur och friluftsliv från alla tider – handskrivna resebrev, skolklassens exkursion till naturreservatet, företagets första miljöpolicy eller skidklubbens protokoll från 1800-talet.

Oavsett om du lockas av vildmarkens stillhet, friluftslivets gemenskap eller naturens roll i vår historia, hittar du något som väcker nyfikenheten.

Arkiven bevarar inte bara dokument – de bevarar våra gemensamma minnen och erfarenheter. Kom och se hur berättelserna om människans relation till naturen lever vidare, för att inspirera nya generationer.

En tidsresa i naturens tecken

Från gamla utflyktsminnen till företagets första miljöpolicy – på Arkivens dag 2025 tas du med ut i naturen genom historien.

Arkivens dag 2025 – Natur och friluftsliv

På Saltvikshöjden i Härnösand växer just nu norra Europas största arkiv fram – ett 33 000 kvadratmeter stort bygge som ska samla både Riksarkivets och Skatteverkets arkivverksamhet. Den nya anläggningen byggs av det statliga fastighetsbolaget Specialfastigheter och rymmer hela 258 000 hyllmeter handlingar, motsvarande 25,8 mil.

Byggnaden delas in i två sektioner: en robust betongdel för själva arkivet och en ljusare trädel för kontor, besöksytor och en rymlig läsesal med högt i tak. Arkivdelen håller jämn temperatur på 18 grader och 35 procents luftfuktighet, perfekt för att bevara dokument över tid.

Satsningen är inte bara stor – den är också hållbar. Lokalerna får miljöklassning Guld enligt Miljöbyggnad. De är utformade för att på ett modernt och tillgängligt sätt ta emot och bevara framtidens och historiens arkivhandlingar. Under våren kommer PEAB att montera sedumtak på den nya byggnaden. Det finns dessutom utrymme att bygga ut arkivytan ytterligare i framtiden.

Yta: 33 000 kvadratmeter varav 20 500 är arkivyta

Härnösand förstärker sin roll som arkivhuvudstad. Våren 2025 står ett nytt, klimatsmart arkiv klart på Saltvikshöjden. Med sina 25 mil hyllor blir arkivet det största i norra Europa.

Härnösand bygger norra Europas största arkiv

Förutsättningarna ser olika ut på de olika verksamhetsplatser. I Uppsala kommer läsesalens datorer kunna användas under fler timmar. På andra platser kommer datorer finnas tillgängliga i utrymmen utanför läsesalen. Via datorerna kan man använda Riksarkivets läsesalsplattform som bland annat innehåller digitala bilder. Riksarkivet kommer också prova att ha öppet med bemanning, men utan kontinuerlig framtagning.

Öppettiden på onsdagar förlängs till 16.00 men efter 13.00 är läsesalen på Rosebäcksallén öppen och bemannad utan framtagning. Utöver de ordinarie öppettiderna finns en dator tillgänglig i entrén vardagar 08.00-16.30.

Utöver de ordinarie öppettiderna finns en dator tillgänglig i receptionen vardagar 08.00-16.00.

Oförändrade öppettider och framtagningen fungerar som vanligt. Besökare kan få mer hjälp på eftermiddagar.

Utöver de ordinarie öppettiderna finns tre datorer tillgänglig i pausrummet vardagar 08.30-16.30.

Läsesalen öppnar 10.00 på måndagar men fram till klockan 12.00 är den obemannad. Datorerna är tillgängliga men du har inte tillgång till originalhandlingar. På onsdagar 10.00-13.00 är läsesalen öppen och bemannad men utan framtagning. Förbeställda handlingar lämnas ut.

På måndagar 10.00-13.00 är läsesalen öppen och bemannad men utan framtagning. Förbeställda handlingar lämnas ut.

På torsdagar 13.00-16.00 är läsesalen öppen och bemannad men utan framtagning. Förbeställda handlingar lämnas ut.

Utöver de ordinarie öppettiderna finns en dator tillgänglig i anslutning till expeditionen fredagar 10.00-13.00.

Här hittar du fullständiga uppgifter om våra öppettider.

Från och med den 1 april 2025 inför Riksarkivet nya varianter av öppethållande för sina besökare. Syftet är att erbjuda mer generösa öppettider genom att möjliggöra besök för användning av digitala tjänster, även under tider då personal eller originalhandlingar inte är tillgängliga.

Nya öppettider på Riksarkivet

Digikult är ett forum för digitalt kulturarv i praktiken – en gemensam mötesplats för alla som arbetar inom eller tillsammans med arkiv, bibliotek, museer och kulturmiljö. Konferensen har arrangerats sedan 2013.

Här diskuteras allt från AI-applikationer och immersiva medier, till enkla och småskaliga insatser för att öka tillgängligheten och skapa engagemang hos allmänheten. Konferensen vänder sig till dig som är verksam inom kulturarv, kulturmiljö och digitala tekniker och metoder.

Nu kan du anmäla intresse för att presentera projekt, insatser, samarbeten och verktyg till årets program. Alla förslag granskas löpande av Digikults referensgrupp, med representanter från samtliga samarbetspartners. Du kan läsa mer om Digikult och anmäla ditt förslag senast den 21 mars här: https://www.raa.se/digikult-2025/.

Digikult arrangeras i första hand som en fysisk konferens, där delar sänds live och inspelningarna tillgängliggörs i efterhand. Som presentatör förväntas du delta på plats, och du deltar i konferensen utan deltagaravgift.

Digikult arrangeras av Riksantikvarieämbetet i samarbete med Kungliga biblioteket, Riksarkivet och länsstyrelsens Kulturmiljöforum. I årets konferens medverkar även Västerås museer och Västmanlands läns museum i arrangemanget.

Årets”Digikult 2025″ arrangeras i Västerås den 14–16 oktober. Konferensen vänder sig till alla som är verksamma inom kulturarv, kulturmiljö och digitala tekniker. Var med och bidra med tips för presentationer av intressanta projekt, insatser, samarbeten och verktyg för årets program. Sista dag för bidrag är 21 mars.

Bidra till Digikult i Västerås

Forskare vid Linköpings universitet (LiU) har tagit fram en lösning: ett särskilt minnesdokument, kallat Key Information File (KIF). Det är ett 42-sidigt, långsmalt dokument med gula pärmar, skapat för att hålla kunskapen om slutförvaret levande genom årtusenden.

– Vi försöker göra något som ingen tidigare gjort. Kanske är den som läser det i framtiden inte ens mänsklig, utan en AI eller något annat, säger Thomas Keating, postdoktor vid LiU, som tillsammans med professor Anna Storm har lett forskningsprojektet.

·      En sammanfattning – som ger grundläggande information.

·      En fördjupning – för den som vill veta mer.

·      Instruktioner för framtiden – som uppmanar kommande generationer att uppdatera och föra vidare kunskapen.

För att göra dokumentet mer engagerande har forskarna samarbetat med illustratörer och skapat ett estetiskt tilltalande format. Dessutom innehåller pärmarna gåtfulla symboler, som fungerar som en kod för läsaren att försöka tolka. Genom denna lekfullhet hoppas forskarna skapa nyfikenhet och incitament att sprida informationen vidare.

En av de största utmaningarna är att språk, bilder och symbolers betydelse förändras över tid. Därför bygger KIF på metoden SHIRE (SHare, Imagine, REnew) – en strategi som uppmanar till delning, kreativ tolkning och förnyelse.

Forskarna föreslår att dokumentet uppdateras vart tionde år och att kunskapen integreras i samhället, exempelvis genom skolundervisning, berättelser och andra kulturuttryck.

Men vem ska ansvara för att KIF förs vidare i Sverige? Svensk Kärnbränslehantering (SKB), som finansierat forskningsprojektet, har tydliggjort att de inte har ett formellt ansvar för dokumentets framtida hantering.

Blir en del av internationella minnesprojekt

För att säkerställa dokumentets överlevnad kommer det att arkiveras hos Riksarkivet i Sverige. Dessutom blir det en del av Memory of Mankind, ett globalt minnesprojekt där mänsklighetens viktigaste information bevaras i en gammal saltgruva i Österrike – tryckt på keramik för att hålla i tusentals år.

– Så i framtiden kommer det här dokumentet att finnas inbakat i ett berg i Österrike, säger Thomas Keating.

Projektet är en del av ett större internationellt initiativ där bland annat Frankrike och Schweiz arbetar med liknande dokument för sina slutförvar.

Forskarnas arbete markerar ett första steg i ett av mänsklighetens längsta kommunikationsprojekt – ett försök att tala till framtiden, oavsett vem eller vad som lyssnar.

Det radioaktiva avfallet från Sveriges kärnkraftverk ska lagras i slutna bergrum i Forsmark under 100 000 år. Men hur kan vi säkerställa att framtida generationer inte glömmer bort dess existens – och dess fara?

Radioaktivt avfall får ett minnesdokument för framtiden

Polismyndigheten har infört nya utbildningstecken för specialister inom organisationen. Beslutet, som togs av rikspolischef Petra Lundh i februari 2025, innebär att polisens förhandlare, gränskontrollanter, PKC-operatörer och ryttare nu får bära särskilda utbildningstecken som markerar deras specialistkompetens.

Riksarkivets heraldiska funktion har varit delaktig i framtagandet av utbildningstecknen genom att komponera tecknet för gränskontrollanter samt vektorisera de tre övriga tecknen, som Polismyndigheten själva utformat. Statsheraldikern Davor Zovko står bakom designen av gränskontrollanternas utbildningstecken, medan den lagerkrans, som är standard för Polismyndighetens samtliga utbildningstecken, har formgivits av Vladimir A. Sagerlund.

Syftet med utbildningstecknen är att synliggöra tjänstepersoners specialkunskaper och därmed underlätta deras placering och engagemang i olika uppdrag och operationer. Endast ett utbildningstecken får bäras av respektive person, och det får endast användas så länge personen tjänstgör inom det aktuella specialistområdet.

Tecknen finns i två varianter: en textilversion på maximalt 65 x 65 mm, som bärs på vänster ärm ovanför ärmemblemet, och en metallversion i guldfärg på maximalt 30 x 30 mm, som placeras på vänster bröstficka. När tjänstgöringen inom specialistfunktionen upphör ska utbildningstecknet inte längre bäras.

Med de nya utbildningstecknen tydliggörs polisens specialistkompetenser, vilket stärker både den interna organisationen och den operativa verksamheten.

Polismyndigheten inför nya utbildningstecken för specialister inom yrket. Tecknen, som tagits fram med hjälp av Riksarkivet, ska bäras av bland annat förhandlare och gränskontrollanter för att tydliggöra deras specialistkompetens.

Nya utbildningstecken för Polisen synliggör specialistkunskap

När en statlig myndighet avslutar sin verksamhet eller inte längre behöver sina arkivhandlingar för den dagliga verksamheten ska dessa överlämnas till Riksarkivet. Överlämningen är en process som kräver noggrann planering, korrekt dokumentation och efterlevnad av arkivlagstiftningen. Arkivarier har en central roll i att säkerställa att handlingarna är ordnade, förtecknade och tillgängliga i enlighet med gällande regler.

Denna vägledning ger en översikt av hela processen – från förberedelser och formella krav till det praktiska genomförandet av överlämningen. Här beskrivs vad som krävs vid både fysiska och digitala arkiv, hur metadata och sekretesshantering ska hanteras samt vilka steg som ingår i själva överföringen. Genom att följa dessa riktlinjer kan statliga myndigheter säkerställa att deras arkiv blir en del av det nationella kulturarvet och tillgängligt för framtida forskning och insyn.

Överlämningsprocessen inleds med en noggrann planering, där myndigheten bör:

Inventera och ordna handlingarna enligt gällande arkivförteckning. Arkivet ska vara välstrukturerat, och endast handlingar som inte längre behövs operativt får överlämnas.

Fastställa vilka handlingar som ska överlämnas i enlighet med gällande gallringsbeslut och bevarandeplaner.

Säkerställa att metadata och arkivförteckning är korrekt och fullständig, så att handlingarna lätt kan återfinnas vid behov.

Kontakta Riksarkivet i god tid för att planera och samordna överlämningen.

Innan överlämningen genomförs ska myndigheten sammanställa en överlämnandeförteckning som specificerar vilka handlingar som ingår. Denna ska följa Riksarkivets anvisningar och inkludera uppgifter om:

Struktur och klassificering enligt gällande arkivförteckning

Eventuella sekretessbelagda handlingar samt tillämpliga sekretessbestämmelser

Tekniska specifikationer om digitala handlingar, såsom format och lagringsmedia

Om arkivet innehåller elektroniska handlingar ska dessa överföras i format som uppfyller Riksarkivets tekniska krav. Dessutom kan särskilda krav ställas på informationssäkerhet och hantering av personuppgifter enligt GDPR och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

När samtliga förberedelser är genomförda och dokumentationen är godkänd av Riksarkivet kan själva överlämningen ske. Detta innebär att:

Arkivhandlingarna levereras fysiskt eller digitalt enligt överenskommen metod och tidsplan.

Mottagningskontroll genomförs av Riksarkivet, där det verifieras att överlämnandet stämmer överens med den godkända förteckningen.

Ett överlämnandebeslut upprättas, där Riksarkivet formellt bekräftar mottagandet av arkivet och myndighetens ansvar upphör.

När arkivet har överförts till Riksarkivet är det denna myndighet som ansvarar för förvaltning, långtidsbevarande och tillgängliggörande av handlingarna enligt gällande lagar och föreskrifter. Dock kan den överlämnande myndigheten fortfarande behöva bistå vid frågor om arkivets innehåll, särskilt under en övergångsperiod.

Att följa dessa steg säkerställer en smidig och regelrätt överlämning av statliga arkiv, vilket bidrar till långsiktigt bevarande och offentlig insyn i myndigheternas verksamhet. För detaljerade instruktioner och tekniska riktlinjer hänvisas till Riksarkivets webbplats och föreskrifter.

När statliga myndigheter inte längre behöver sina arkivhandlingar för den löpande verksamheten ska de överlämnas till Riksarkivet för långtidsbevarande. För att säkerställa att överlämningen sker på ett korrekt och effektivt sätt krävs noggrann planering, korrekt dokumentation och efterlevnad av gällande arkivföreskrifter.

Så överlämnar du statliga myndighetsarkiv till Riksarkivet

Länge var kvinnliga polarutforskare undantag snarare än regel, inte för att de saknade viljan eller förmågan, utan för att de helt enkelt inte släpptes in i de officiella expeditionerna. Trots detta vägrade vissa kvinnor att låta sig hindras. Josephine Diebitsch Peary, exempelvis, vägrade att stanna hemma medan hennes man, Robert Peary, utforskade Arktis. Hon följde med honom på flera expeditioner, födde sitt barn i isens rike och dokumenterade livet i de extrema miljöerna. Hennes brev och dagböcker, som bevarats i arkiven, visar en berättelse om uthållighet, styrka – och kärlek till den arktiska vildmarken.

En annan pionjär var Louise Boyd, en amerikansk upptäcktsresande och fotograf som på 1920-talet själv ledde expeditioner till Arktis. Hennes noggrant tagna fotografier och kartläggningar av glaciärer blev ovärderliga för forskningen –  i dag ligger de som tysta vittnen i arkiven, redo att berätta om en värld som förändras i takt med klimatet.

Trots att kvinnor bidrog med både vetenskap och dokumentation möttes de ofta av skepsis. När Ethel Lindgren, en antropolog som studerade sibiriska urfolk, presenterade sina resultat, ifrågasattes hennes arbete på grund av hennes kön. När Jackie Ronne och Jennie Darlington blev de första amerikanska kvinnorna att övervintra i Antarktis 1947, porträtterades de i media mer som exotiska inslag än som seriösa forskare.

Det var först 1969 som National Science Foundation officiellt tillät kvinnor att delta i forskningsresor till Antarktis. När de första kvinnliga forskarna satte sina fötter på den isiga kontinenten, markerade det inte bara en vetenskaplig milstolpe – utan också en social förändring. I dag är hälften av deltagarna i vissa polarexpeditioner kvinnor, men deras väg dit var lång och kantad av hinder.

Nu pågår ett arbete med att digitalisera och synliggöra kvinnliga polarutforskares insatser. Institutioner som National Archives och Scott Polar Research Institute arbetar aktivt för att samla in, kontextualisera och lyfta fram dessa gömda berättelser. Det finns fortfarande mycket att upptäcka, mycket att lyfta fram – och här spelar arkivarier en avgörande roll.

Att bevara dessa dokument är att bevara en del av vårt gemensamma kulturarv. Det handlar inte bara om att registrera historia, utan om att rätta till den. Att se till att framtida generationer inte bara hör männens röster eka genom isen – utan också kvinnornas.

Historien om polarutforskning är långt ifrån komplett. Men tack vare arkiven kan vi fylla i de saknade kapitlen – och ge dessa modiga kvinnor den plats de alltid förtjänat.

Se filmerna om Stafford och Boyds exepeditioner påNational Archives YouTube Channel

I polarhistoriens dramatiska berättelser om mod och upptäckarlust hör vi ofta namn som Amundsen, Shackleton och Scott. Men vad hände med kvinnorna? Fanns de ens där? Svaret är ett rungande ja – och deras berättelser, som länge låg gömda i arkivens djup, håller nu sakta på att träda fram i ljuset.

Kvinnorna som trotsade isen

I en ny rapport lyfts fyra kritiska områden där beredskapsarbetet måste stärkas: digitalisering, skydd av samhällsviktig information, den nationella arkivdatabasen och evakueringsberedskap.

Trots att intresset för beredskapsfrågor har ökat bland myndigheter, kommuner, regioner och enskilda arkiv, saknas fortfarande en tydlig strategi för att integrera arkiven i det nationella beredskapssystemet. Arkivsektorn besitter expertis och infrastruktur för att skydda och bevara kritisk information, men uppmärksammas sällan i samhällets övergripande säkerhetsplanering.

Ett av de största problemen är att viktiga arkivbestånd i vissa fall förvaras hos privata aktörer, där förändringar i ägande kan äventyra deras säkerhet. Riksarkivet har lyft denna risk för Regeringskansliet, men någon lösning har ännu inte presenterats.

Digitalisering och identifiering av samhällsviktig information

Ett av de mest akuta behoven är att stärka digitaliseringen av samhällsviktig information. Historiskt sett har mikrofilmning använts för att bevara arkivmaterial, men i dag krävs en bredare digital strategi. Erfarenheter från Ukraina visar att digitala kopior kan vara avgörande för att rädda historisk information vid kris eller konflikt.

Riksarkivet har fått i uppdrag av regeringen att identifiera vilken information som är särskilt skyddsvärd, men menar att nuvarande lagstiftning inte tillräckligt tydligt reglerar långtidsbevaring inom den privata och kommunala sektorn. Här behövs skärpta krav och tydligare ansvarsfördelning.

En annan kritisk brist gäller möjligheten att evakuera och skydda arkiv vid katastrofer. I dagsläget finns inga särskilda evakueringslokaler för arkivhandlingar som hotas av exempelvis brand, översvämning eller krig. Riksarkivet föreslår därför att staten avsätter resurser för att skapa säkra förvaringslösningar som kan aktiveras vid kris.

Slutsats – en ödesfråga för samhällets informationssäkerhet

Riksarkivet understryker att arkivens beredskapsplanering inte är en isolerad fråga – det handlar om hela samhällets krisberedskap. För att långsiktigt skydda samhällsviktig information krävs en tydligare strategi, ökad förståelse hos beslutsfattare och riktade resurser. Digitalisering, identifiering av skyddsvärd information och stärkta skyddsåtgärder måste prioriteras om Sverige ska kunna säkerställa en robust informationsförsörjning i både fred, kris och krig.

Tillgång till information är en grundläggande förutsättning för demokrati och rättssäkerhet – även i tider av kris och krig. Riksarkivet varnar nu för att arkivens roll i samhällets beredskapsplanering är undervärderad och att bristande resurser och förståelse hotar långsiktig informationssäkerhet.

Bristande resurser hotar tillgång till information

Helårsprenumeration:
399 kronor för fyra nummer/år

Utanför Sverige
420 kronor för fyra nummer/år

Beställ prenumeration
Kontakta kassör Peter Wattman

Kontakta din förening. Vill du inte längre ha tidskriften Arkiv? Är du prenumerant tar du kontakt med kassören ovan men om du är medlem i Arkeion, NLA eller Svenska Arkivförbundet får du tidskriften som en del i medlemskapet och då behöver du kontakta din förening i ärendet.

Prenumerera

Vill du hålla dig uppdaterad med de senaste trenderna inom informationshantering och arkivfrågor, och samtidigt vara en del av en spännande gemenskap, då är Arkiv den perfekta tidskriften för dig. Prenumerera idag och bli en del av en plattform där experter, arkivarier och informationshanterare delar sina erfarenheter och åsikter!

Prenumerera

Fler reportage

Digitalt bevarande i fokus – två rapporter från eSam