Den som säger det är Mats Johansson, till vardags enhetschef vid Lunds stadsarkiv, som på fritiden skrivit en bok om e-arkiv som kommer i början av sommaren. Jag träffar Mats i lunchrummet på Arkivcentrum Syd i Lund.

Hur kommer det sig att du skrivit en bok om e-arkiv?
– Det korta svaret är väl att jag känner att boken helt enkelt behövs. Och att jag lärt mig mycket under de senaste åren tack vare att jag har haft förmånen att få arbeta i en miljö där e-arkivfrågan ständigt stått i centrum och där jag haft kunniga medarbetare och fört många diskussioner om e-arkiv.

Om du ska sammanfatta det du vill säga med boken?
– Jag driver ett par olika teser i boken. En tes är att svenska myndigheter har varit väldigt dåliga på att dela med sig av information till varandra om hur de olika lösningar som finns på marknaden fungerar i verkligheten. Det är konstigt, men vi arkivarier står uppenbarligen gärna på konferenser och pratar om ”framgångsfaktorer” och hur vi ”lyckats” med e-arkivet även om vi inte lyckats med mer än själva införandet. Det vill säga vi har infört ett e-arkiv - men e-arkivet står tomt. I min värld är det inte en framgång. Min tes är att den här konferensretoriken är verklighetsfrämmande och att den skapar en tystnad kring de misslyckanden som finns. Jag menar att det är en tystnad som bara gynnar leverantörerna.

Vad är bakgrunden till boken?
– Hösten 2022 hade jag anledning att undersöka om det fanns någon kundnöjdhetsmätning avseende de olika e-arkivlösningarna som finns på marknaden. Jag fann till min stora förvåning att nej, det fanns det inte. Jag genomförde då en enkät riktad till alla svenska myndigheter. Enkäten följdes upp med ett antal djupintervjuer med arkivarier som har direkt erfarenhet av e-arkivprojekt som inte gått så bra. Resultatet är så tydligt att det utan tvekan fungerar både som ett lackmustest på nuläget i e-arkivsverige och som ren konsumentupplysning för de myndigheteter som i dag funderar på att anskaffa e-arkiv.

Så du menar att leverantörerna och tekniken är en viktig faktor?
– Ja, tekniken är förstås central - men den är inte ensam avgörande. Och en viktig insikt för den som vill åstadkomma leveranser är att ett e-arkiv i sig inte räcker. Ett e-arkiv ensamt är lika användbart som en arkivlokal. I boken lanserar jag begreppet teknisk leveransförmåga, som försöker beskriva en teknisk helhet snarare än bara ett e-arkiv. Men samtidigt är en av mina viktigaste teser att bra teknik, och den är svår att få tag i, inte är tillräckligt. E-arkiv handlar om väldigt mycket mer än bara teknik.

Hur menar du nu?
– I boken lanserar jag även begreppet organisatorisk leveransförmåga. En myndighets förmåga att genomföra leveranser till e-arkivet menar jag avgörs både av e-arkivets tekniska leveransförmåga och den egna organisatoriska leveransförmågan. Det är en helhet som består av teknik och organisation där båda delarna är lika viktiga. Jag menar att arbete med e-arkiv i hög utsträckning handlar både om grundläggande organisationskultur och om kompletterande kompetenser, som till exempel kommunikationskompetens och förmågan att få arkivkompetens och IT-kompetens att vara på samma plan och spela samma match i samma lag. Jag har identifierat sex organisatoriska faktorer som jag menar sammantaget är lika viktiga som tekniken. Den allra viktigaste är kulturen, det vill säga hur de grundläggande värderingarna i organisationen är. Här menar jag att det finns en skiljelinje mellan en formaliacentrisk- och en leveranscentrisk kultur. En formaliacentrisk kultur försöker lösa alla problem på förhand och tror att arbetet är färdigt när styrdokumenten och processbeskrivningarna är färdiga. Sådant där är vi arkivarier bra på. Men ska du jobba med e-arkiv måste du planera för att verksamheten inte kan planeras! Problemen måste lösas när de uppstår. Om du ska lösa alla problem från början kommer du aldrig påbörja ditt leveransarbete.

– Jag menar att Riksarkivet har präglats av en tydligt formaliacentrisk kultur i e-arkivfrågan och att det bland annat har tagit sig uttryck i havererade projekt som EARD. Och jag är jäkligt rädd att ENA och Archiving by design är nya akter i samma tragedi. Jag menar att Riksarkivet har misslyckats även med det generella ansvarstagandet i frågan som myndigheten borde ha tagit. Vi behöver verkligen ett nationellt ledarskap i frågan och pratar jag på en mer övergripande strukturell nivå är det avsaknaden av ett sådant som är den största orsaken till att så lite händer och att vissa leverantörer kommer undan med sina produkter. Jag ser inte att det finns någon annan myndighet än Riksarkivet som kan eller ens ska ta det ansvaret. Men tyvärr ser jag inte att vare sig förmåga eller vilja finns just nu.

Så läsaren får resultatet av en marknadsundersökning och någon form av tanke om organisatorisk leveransförmåga. Får vi något mer?
– Marknadsundersökningen är utan tvekan det absolut viktigaste. Men läsaren får också en samling rättsfall om e-arkiv och resonemang om hur behovet av e-arkiv kan skilja sig åt mellan olika myndigheter. Jag har också skapat en workshop-modell för den myndighet som vill bedöma den egna organisatoriska leveransförmågan.

Tiden har gått och de flesta har lämnat lunchrummet på Arkivcentrum i Lund. Innan vi skiljs åt undrar jag om det blir någon uppföljare?

– Jag skulle vilja undersöka hur mycket e-arkiven i Sverige har kostat och försöka sätta det i relation till vad vi har fått för pengarna. Om kostnaderna blir kända så skulle det förmodligen föra upp ämnet på den nivå där beslut om det nationella ledarskapet kan fattas. För ett sådant ledarskap behövs om det kulturarv som skapas i dag ska vara tillgängligt i framtiden.

Text: William Åkerström, arkivarie Stockholms universitet, william.akerstrom@gmail.com

En ny bok ger en del av förklaringen. För det första är det omöjligt att bortse från det faktum att själva de tekniska lösningarna, e-arkiven som finns på marknaden, ofta är så undermåliga att kunderna inte kan använda dem. För det andra handlar e-arkivverksamhet om mycket mer än teknik.

Varför går det så trögt med e-arkiven i Sverige?

Del 1 beskriver varför samtidsdokumentation behöver genomföras, hur insamlingsarbetet bör systematiseras och lyfter vikten av att diskutera etiska frågor. Del 2, Verktygslådan, fokuserar på metoder som i sin tur delas upp i två kategorier, samtal och fältarbete. Varje metod är tydligt beskriven och checklistor hjälper läsaren att planera egna arbetsinsatser. Den avslutande delen berör bland annat arkiverings- och dokumentationsprocessen.

Denna recension utgår från det museala perspektivet och från min egen erfarenhet av forskningsprojektet Collecting Social Photo (2017 – 2020), som syftade till att ta fram metoder för insamling av social digital fotografi. Projektet gav upphov till antologin Connect to Collect (2020). Därav vinklas recensionen mot de frågor som arkiv- och museisektorn har gemensamt. Ett område, som jag kanske hade önskat kunde ha fått lite mer utrymme i boken, är insamling av privatpersoners digitala fotografier och filmklipp.

I boken berörs skillnader och likheter mellan museer och arkiv. Kanske lite väl förenklat återkommer författaren till museernas fokus på föremålsinsamling och arkivens fokus på dokument (fysiska och digitala handlingar). I dag är kanske skillnaderna mindre än någonsin, då digitalt fött kulturarv är av intresse för båda sektorer. Tidigare traditionella format som fysiska brev, dagböcker och fotoalbum, ersätts av nya digitala som till exempel uttrycks i form av kommunikation i sociala medier.

Med tanke på arkivens grundläggande fokus på dokument, fysiska eller virtuella, får dessa också lite utrymme. I stället lyfts i första hand mer traditionellt etnografiska metoder som intervjuer, frågelistor och observation för dokumentation av samtida fenomen.

I avsnittet om mediedokumentation diskuteras kortfattat både manuella och automatiserade metoder, med fokus på massmedia. Författaren lyfter såväl manuell som automatiserad dokumentation, det senare kan genomföras med söktjänster. Det kan tolkas så att automatiserad insamling med hjälp av tredjepartstjänster av sociala medier av enskilda arkiv är ett sätt att samla sociala medier-flöden. Här hade det varit intressant med en reflektion kring etiska förhållningssätt och särskilt informerade samtycken som inte kan tillämpas på massinsamling. Fotografi/film/ljudinspelningar är också upphovsrättsligt skyddade och kan inte samlas in eller användas utan upphovsrättshavarens medgivande. Det som samtidigt kan skapa osäkerhet hos arkiv-/museipersonal är att personuppgifter (exempelvis avbildade individer) kan samlas in utan samtycke, grundat i allmänt intresse. Med andra ord är området komplicerat och fortsatta diskussioner minnesinstitutioner emellan är förstås angeläget.

Etiska perspektiv kring insamling och hantering av personuppgifter är också ett ämne som i högsta grad är aktuellt. I handboken Minnesjägarna rekommenderas att minnesinstitutioner erbjuder rätten att bli raderad ”om uppgifterna inte längre behövs för att uppfylla det ändamål för vilket de samlades in.” Samtidigt finns lagtext som stipulerar rätten att avbryta sin medverkan i ett forskningsprojekt. Det handlar visserligen om två olika saker, men visar på vikten av att vara tydlig gentemot de som medverkar i en samtidsdokumentation. Är det ett etikprövat forskningsprojekt eller inte, går det att dra tillbaka sin medverkan eller inte, kan man få sina inlämnade personuppgifter raderade eller inte, och vad innebär egentligen ett samtycke . Här kan tilläggas att fotografier i sig kan ses som känsliga personuppgifter.

Till sist vill jag också lyfta en fråga, som beskrivs i Minnesjägarna och som minnesinstitutioner bör ha högt på agendan, nämligen att utveckla inkluderande metoder för insamling. Det hade varit önskvärt att detta angelägna ämne fått en betydligt mer framträdande plats i bokens Verktygslåda, eftersom det är en förutsättning för att kunna skapa tillit och ge fler perspektiv på ett ämne, ett tema eller en händelse. Det är centralt för att minnesinstitutioner ska kunna bidra till demokratiska och hållbara samhällen, och för att kunna skapa förtroende hos grupper som sällan hörs eller syns i arkiven. Inte minst är delaktighet ett sätt att väcka engagemang och därmed också kunna öka möjligheterna att få fler att medverka exempelvis till en insamling.

Sammanfattningsvis tar sig boken Minnesjägarna an ett komplext och angeläget ämne. Den lyfter många viktiga perspektiv och metoder som fortsatt behöver diskuteras och utvecklas av minnesinstitutionerna de kommande åren. Samtidigt är det en överskådlig och högst användbar handbok, vars viktigaste effekt bör vara att den sänker tröskeln så att fler minnesinstitutioner faktiskt börjar samtidsdokumentera.

Text: Kajsa Hartig, avd.chef Museiupplevelse och samlingar, Västernorrlands museum

Recension: Minnesjägarna av Hampus Busk är en användbar och relevant handbok om samtidsdokumentation, som tillkommit på efterfrågan från arkivsektorn där ämnet för många är relativt nytt. Boken är både kortfattad och överskådlig och möter därför väl de behov som finns bland minnesinstitutioner som vill utveckla sitt arbete inom samtidsdokumentation.

Minnesjägarna – Handbok i samtidsdokumentation

År 1993 var Stockholms tingsrätt i bråk med både Astrid Lindgren och andra kändisar, samt med svenska folket i stort. Det rörde sig om det som då kallades barnporr, men i dag ofta går under det mer korrekta namnet ”övergreppsmaterial”, som tingsrätten hade börjat sälja till allmänheten. Här rycker kanske en och annan till och undrar vad det här är för historia. Jag ska därför försöka förklara hur det kunde gå till på detta vis – och hur det till slut blev stopp på försäljningen innan mer än en VHS-kassett hade kunnat säljas vidare till en kund. 

Historien börjar, som så mycket annat i domstolssammanhang, med ett brott. Två män i Huddinge, 66-årige Lars och 38-årige Rolf, i media kallade för ”Huddingepedofilerna”, greps för flera övergrepp. Hos den ena mannen återfanns en större mängd övergreppsmaterial i form av analoga foton och VHS-filmer. Detta innehav var 1993 ännu inte förbjudet i Sverige – det var dock förbjudet att, som mannen i fråga, distribuera dessa via postorder. Bland den ene mannens övergreppsmaterial hittades även dokumentation av övergrepp som han själv hade utfört. Detta tillsammans ledde till slut till själva rättssaken i Stockholms tingsrätt.

I samband med gripandet av männen samlade polisen även ihop en del av distributörens bilder och filmer för att använda som bevis. En del av dessa kom att ingå i det så kallade förundersökningsprotokollet. När det anländer till Stockholms tingsrätt i samband med att rättegången inleds händer något som vi arkivarier är väldigt väl insatta i; det blir till en allmän handling. 

Nu fanns ett antal filmer med övergreppsmaterial som allmänna handlingar hos Stockholms tingsrätt, vilket betydde att om de inte ansågs vara sekretessbelagda kunde någon begära ut dem. Det gick även att få en kopia mot en avgift enligt avgiftsförordningen. Eftersom ett flertal av filmerna innehöll offer som inte hade kunnat identifieras fanns det under denna tid ingen möjlighet att sekretessbelägga filmerna trots att dessa, eftersom de var framställda för distribution, skulle förverkas och förstöras efter rättegångens slut. Plötsligt stod man där med filmade övergrepp som faktiskt, under en tidsperiod, på begäran måste lämnas ut till allmänheten .

”Inför rättegången tvingades tingsrätten även att förevisa materialet i en av sina salar – något som kunde ses av allmänheten.”

Detta uppmärksammades självfallet av både dags- och kvällspress som nog aldrig skrivit så mycket om offentlighetsprincipen som under våren 1993. I mars kom de första artiklarna om att tingsrätten skulle kunna bli tvungen att lämna ut materialet. Under maj månad, när rättegången började närma sig, skrevs det längre artiklar om målet och den prekära tryckfrihetsfrågan så gott som dagligen. 

Kulturprofilerna Hasse Alfredsson och Astrid Lindgren gick ut i pressen och protesterade via ett öppet brev vilket blev förstasidesnyhet i Aftonbladet. En rådman som tvingades försvara utlämnandet – eller försäljningen som det konsekvent kallades i pressen – hamnade i skottgluggen för media och allmänhet. 

Inför rättegången tvingades tingsrätten även att förevisa materialet i en av sina salar – något som kunde ses av allmänheten. Enligt uppgift var det elva personer som bevittnade förevisningen. Demonstrationer hölls samtidigt utanför och tingsrätten bombhotades. Personalen erbjöds kristerapi. Alf Svensson, dåvarande partiledare för KDS (nu KD) menade att domarna i stället för att följa offentlighetsprincipen skulle använda sitt förnuft. 

Gun Hellsvik och Mona Sahlin gick bägge ut i skarp kritik mot förfarandet, även om Hellsvik som justitieminister menade att inget kunde göras från hennes sida. Ett ingripande skulle vara ett ministerstyre. Biskopen i Stockholms stift, Henrik Svenungsson, gick så långt att han polisanmälde Stockholms tingsrätt för spridning av barnpornografi. Polisen vägrade dessutom att vara behjälpliga med att kopiera banden vid utlämnande.

Till slut lyckades man stoppa hela skandalen. En chefsrådman som kallats till Justitiedepartementet för att diskutera frågan kom tillbaka och menade att materialet kunde sekretessbeläggas med hänvisning till att en ny lag om innehav av övergreppsmaterial var under utformande. 

Som det verkar i efterhand, om vi utgår från vad media skrev under våren 1993, så var det bara en film som lämnades ut – till journalisten Robert Aschberg som då arbetade på TV3 – en kanal som under 1990-talet var känd för att försöka tänja på mediasveriges gränser. En för mycket kan tyckas, men ändå tecken på ett effektivt maskningsarbete från polis och tingsrätt som satts att utföra kopieringen. Efter rättegångens slut förstördes materialet och inom något år hade vi nya lagar på plats som förhindrade liknande skeenden i rättsapparaten. 

Att jurister tolkar både lagtext och annat i skarp motsatt riktning gentemot den allmänna opinionen är något som sker med jämna mellanrum. Nyligen hade vi den uppmärksammade "Snippa-domen" som ledde till massiva protester hos allmänheten. 1993 var det Stockholms tingsrätt som bråkade med svenska folket i stort.

Skandalen i Stockholms tingsrätt

I en nedlagd kolgruva på Svalbard vilar digitala kopior av konstverk och manuskript från museer och arkiv i olika delar av världen. Anläggningen, som invigdes 2017, går under namnet Arctic World Archive och att den ligger just på Svalbard är ingen tillfällighet. Där råder stabila geologiska förhållanden och permafrosten garanterar att lagringsplatsen är kall och torr. Dessutom är området demilitariserat genom ett internationellt fördrag, vilket ytterligare ska öka säkerheten. Svalbard har tidigare valts som platsen för Global Seed Vault, en genbank som innehåller en miljon fröprover av nyttoväxter från hela jorden. Det uttalade syftet med Arctic World Archive är ”att vara ett säkert världsarkiv för att hjälpa till att bevara världens digitala minne och säkerställa att världens mest oersättliga digitala minnen av konst, kultur och litteratur säkras och görs tillgängliga för kommande generationer”.

Initiativet till projektet kommer från det norska Nasjonalmuseet, som digitaliserat stora delar av sina samlingar och då insåg behovet av en långsiktig bevarandestrategi. De fastnade för en teknisk lösning kallad piqlFilm, som utvecklats av det norska företaget Piql. Lagringsmediet är välbeprövad 35 mm svartvit film och används för att lagra digitala filer i olika format som TIFF, MPEG-4 och PDF/A. Arkivlösningen följer OAIS-modellen och metadata organiseras i enlighet med Dublin Core-standarden. Företaget utlovar säker lagring utan behov av migrering i minst 500 år och tillgång via ett enkelt gränssnitt.

Det första material som Nasjonalmuseum deponerade var Edvard Munchs samlade verk och sedan har man fortsatt med verk av andra konstnärer. Vatikanens bibliotek och Mexikos nationalarkiv har bidragit med historiska manuskript. Andra deltagande institutioner som kan nämnas är Brasiliens nationalarkiv, Moderna Museet i Stockholm, det finska Arbetararkivet och den europeiska rymdorganisationen ESA. Github har deponerat öppna källkoder för bland annat operativsystemen Android och Linux. Arctic World Archive erbjuder nu även säker förvaring av digitala konstverk, så kallade NFT, i en särskild avdelning kallad Non-Fungible Vault.

Den som har värdefulla informationstillgångar och vill att de bevaras långsiktigt – ”för en period eller för evigheten” – kan fylla i ett formulär på webbplatsen, för att sedan få en offert. Avsikten är att det material som deponeras i Arctic World Archive inte bara ska förvaras utan också hållas tillgängligt för en global allmänhet. Än så länge finns dock ingen accessfunktion på webbplatsen.

Memory of Mankind
En flera tusen år gammal saltgruva i österrikiska Hallstatt är hemvist för keramikskivor fyllda med information som individer och institutioner världen över bedömt vara värda att bevara för all framtid. I Hallstatt fanns en omfattande gruvindustri redan under bronsåldern och de rika arkeologiska fynden på platsen har gett namn åt en hel förhistorisk kulturperiod. En vision med projektet är att arkeologer i en avlägsen framtid här ska kunna göra fynd som ger en bild av vår egen tid.

Memory of Mankind Foundation (MOM) grundades 2012. En motivering till initiativet är att den digitala information som skapas i dag löper risk att försvinna och därför behöver bevaras på ett stabilt medium. De skivor som används mäter 20 gånger 20 centimeter och är gjorda av ett mycket hårt keramiskt material som sägs vara resistent mot angrepp av exempelvis vatten, syra och höga temperaturer. Analog text och bild lagras på skivorna med två olika metoder, dels en form av keramiskt färgtryck för högupplösta fotografier, dels en keramisk svartvit mikrofilm för texter. En skiva rymmer text motsvarande fem böcker på 400 sidor vardera. Innehållet ska vara läsbart i minst en miljon år.

Vad är det då för information om dagens värld som sparas på Memory of Mankinds keramikskivor? Enligt organisationens webbplats handlar det om tre kategorier. För det första vill man med en automatisk metod samla in ledarsidor från de viktigaste tidningarna i alla världens länder. Denna form av samtidsdokumentation befinner sig dock fortfarande på planeringsstadiet. Den andra kategorin är material från museer och andra kulturinstitutioner. Exempelvis ämnar man från universiteten samla in doktorsavhandlingar eftersom de dokumenterar vetenskapens utveckling. Dessutom ska man från kärnkraftsindustrin hämta in uppgifter om avfallsanläggningar. Ett pågående projekt handlar om att välja ut och bevara de tusen viktigaste böckerna från vår tid och allmänheten inbjuds att nominera böcker via ett formulär på webbplatsen.

För det tredje samlar Memory of Mankind in texter och bilder från privatpersoner. Här ska vem som helst kunna berätta sin egen personliga historia. Att skicka in en kort text är gratis, men den som vill ha med bilder och längre texter får betala och dessa avgifter bidrar till finansieringen av projektet. Särskilt marknadsförs möjligheten att designa en MOM-skiva som gåva i samband med bröllop, födelsedagar och företagsjubileer. Förutom vetskapen att texterna och bilderna bevaras för evigheten får köparen en kopia av den skiva som deponeras samt en så kallad ”token”, en liten rund keramikskiva med ingraverade kartbilder som visar MOM:s exakta lokalisering. Tanken är att genom att sådana små skivor sprids i stort antal världen över ska chansen öka att denna kunskapsskatt hittas någon gång i en avlägsen framtid.

På MOM:s webbplats kunde man tidigare se en del av bidragen och till övervägande del handlade det om bröllop och 50-årsdagar. Nu är sökfunktionen borta och det är oklart hur mycket material som egentligen kommit in.

”om en global katastrof inträffar skulle det ta århundraden att bygga upp kunskapen igen”

The Lunar Library
I resterna av en rymdfarkost på månens yta ligger Lunar Library, en liten skiva som innehåller 30 miljoner sidor text och bilder som dokumenterar mänsklighetens historia. Den följde med den obemannade israeliska rymdsonden Beresheet, som lyfte från Cape Canaveral i februari 2019 och kraschlandade på månen den 11 april samma år. Trots kraschen räknar man med att ”biblioteket” är oskadat och kommer att överleva i minst sex miljarder år.

Bakom Lunar Library står Arch Mission Foundation, en stiftelse baserad i Los Angeles. Den säger sig ha som syfte att bevara mänsklighetens minne för kommande generationer. Man framhåller att civilisationen inte har någon backup och om en global katastrof inträffar skulle det ta århundraden att bygga upp kunskapen igen. Med sin verksamhet vill stiftelsen medverka till att höja medvetenheten om de risker och hot som mänskligheten står inför och inspirera till långsiktigt tänkande. En föregångare till Lunar Library innehåller Isaac Asimovs Stiftelse-trilogi. Den ligger i handskfacket i en Tesla som 2018 sköts upp med en SpaceX-raket och som nu är inne i en omloppsbana kring solen. Nästa steg är Lunar Library II, tänkt att följa med rymdsonden Beresheet 2 som ska landa på månen 2025.

Till formen liknar ”biblioteket” en DVD-skiva, men denna består av 25 mycket tunna nickelskivor med både analog och digital information. Överst ligger en titelsida som är läsbar för blotta ögat med ett kraftigt förstoringsglas. Därefter kommer ytterligare tre analoga skikt som kan läsas med mikroskop. De innehåller 20 000 text- och bildsidor, inklusive en komprimerad version av Rosetta-skivan med text på över tusen olika språk. De följande 21 digitala skikten innehåller bland annat hela den engelska upplagan av Wikipedia, digitaliserade böcker från Project Gutenberg och delar av Internet Archive. Sammantaget dokumenteras en mängd olika aspekter av den mänskliga civilisationen.

På Arch Mission Foundations webbplats kan den som vill bidra till stiftelsens arbete göra en donation, antingen med US-dollar eller olika kryptovalutor. Under rubriken ”Archive your name forever” kan man fylla i sitt namn och sin e-postadress och sedan får man anta att dessa bevaras i en kommande version av Lunar Library.

Inte så nytt?
De tre olika projekten har en grundläggande tanke gemensam, nämligen att vår nuvarande civilisation kan gå under och att mänskligheten behöver en backup. Eftersom dagens information till största delen är digital är risken överhängande att värdefull kunskap går förlorad för alltid. Ambitionerna är högtflygande, men de verkliga resultaten är hittills begränsade.

Även om de tekniska lösningarna är nya är grundidén gammal. Se bara på Riksarkivet Marieberg, vars arkivmagasin är nedsprängda i berget för att kunna stå emot en atombomb. En annan och mycket tydlig historisk parallell är de ”skuggbibliotek” som skapades i USA under kalla kriget. På grund av risken för ett kärnvapenkrig byggde man hemliga anläggningar i bergrum för att rädda viktiga arkivhandlingar och kulturarvsmaterial undan förstörelse. Ett av de främsta målen i planeringen var just att bevara värdefull information, så att landet och dess kultur, administration och affärsverksamhet skulle kunna byggas upp på nytt. Även om landet låg i ruiner skulle överlevarna med hjälp av det bevarade dokumentära kulturarvet inspireras att återskapa den amerikanska civilisationen efter förstörelsen.

Federala myndigheter och stora företag byggde bombsäkra valv för sina bibliotek och dokumentsamlingar, helst på långt avstånd från tänkbara mål för en attack. Genom att bevara flera kopior, ofta på mikrofilm, och sprida ut dem på olika platser skulle åtminstone någon klara sig undan förstörelse. På 1950-talet genomfördes test i Nevadaöknen där böcker, pappershandlingar, mikrofilm och dokumentskåp utsattes för effekterna av en kärnvapensprängning. Resultaten av dessa tester bidrog till utvecklingen av säkra förvaringslokaler.

Många av dessa skuggbibliotek finns fortfarande kvar och innehåller mer material än någonsin även om kalla kriget officiellt är slut. Ett exempel är Iron Mountain som startades 1951 i en nedlagd järngruva i staten New York. Ett annat är Underground Vaults & Storage som sedan 1959 huserar i en före detta saltgruva i Kansas. Båda är i dag stora företag som erbjuder olika mer eller mindre avancerade lösningar för informationshantering och förvaring. Kanske är traditionella anläggningar som dessa, snarare än de fantasifulla nya varianterna, mer att sätta sin lit till om det värsta skulle inträffa?

För referenser, var god se Arkiv 1, 2023.

Text: Reine Rydén, reine.ryden@abm.uu.se

Om, eller snarare när, vår civilisation inte längre existerar kommer information om den ändå att finnas kvar, både under jordens yta och i andra delar av solsystemet. Vilken information är det som bevaras, vilka lagringsmedier används och hur nya är egentligen idéerna bakom dessa projekt?

För tid och evighet

Lanseringen av Nuohtti är ett första steg på vä­gen mot att möta urfolket samernas behov av och rätt till information om sig själva. Genom ca 400 år har arkivmaterial skapats av myndigheter, vetenskapsmän, upptäckare och missionärer från hela i Europa på besök eller på arbete i Sápmi.  Dokumentationen som de samlat ligger idag utspridd i arkivinstitutioner i flera länder och är svår att överblicka och komma åt. Tanken bakom arkivportalen Nuohtti är att den ska bidra till att främja dekoloniseringen av det samiska kulturarvet. Dekolonisering betyder i det här fallet att återta kontrollen över sin egen historia genom att skaffa överblick och enkel tillgång till dokumentation.

Vad finns i portalen
Det material som tillgängliggörs i Nuohtti är sådant som sedan tidigare är skannat och publicerat av bevarandeinstitutioner i Europa och som Nuohtti fått tillåtelse  att skörda, som det heter på dataspråk, men lejonparten av materialet kommer naturligtvis från Norden. Exempel på vad man kan hitta i Nuohtti är etnologiska rapporter, protokoll från lappfogdarna, samemissionärers dagböcker, fotografier, rättsliga dokument med mera.

Under arbetet med Nuohtti gjordes utskick till 163 arkiv och museer i Europa. Det kom in svar från  59 institutioner och 40 av dem meddelade att man påbörjat digitalisering av samiskt arkivmaterial. Några av dessa institutioner finns i t ex Spanien, Storbritannien, Frankrike och Österrike. Än så länge finns inte mycket av det europeiska materialet publicerat i Nuohtti, men det kommer att komma med tiden.

Nuohtti är det nordsamiska ordet för not – alltså ett fisknät.

Nuohtti utvecklades 2018-2021 inom det nordiska projektet Digital Access to the Sámi Heritage Archives av de samiska arkiven i Norge och Finland, Lapplands universitet och universiteten i Oulu/Uleåborg och Umeå. Projektet finansierades av EU-programmet Interreg Nord.

Etiska riktlinjer viktiga
I Nuohtti finns många bilder och beskrivningar av samer som har gjorts av personer utanför det samiska samhället. Det materialet kan ibland upplevas som sensitivt för de avbildade och deras närstående, därför är Nuohtti försett med etiska riktlinjer som användarna av materialet uppmanas att följa. De liknar riktlinjer som andra urfolksbefolkningar i världen har tagit fram rörande användning av kulturarvsmaterial.

Under utvecklingen av Nuohtti lade man mycket resurser på att göra de etiska riktlinjerna funktionella. När man söker i portalen möts man av en pop-up ruta som berättar om dem, men man kan också ta ett quiz för att se om man har förstått innehållet.

Vem ska använda Nuohtti?
Förhoppningen är att portalen ska bli känd i det samiska samhället och användas av samer, men den är naturligtvis öppen för alla som är nyfikna på samisk historia och kultur. Inför lanseringen av Nuohtti träffade jag 14-åriga Alma Åhrén boende i Östersund.  Hon är same och blev glad när hon hittade bilder av släktingar i Nuohtti. Hon tycker att det viktigaste med portalen är att samiskt arkivmaterial har samlats så att det är lätt att hitta. Att portalen är gjord för samer med tydliga etiska riktlinjer för användandet menar hon också är viktigt. På frågan om hur hon själv kan tänka sig att använda Nuohtti svarade hon snabbt:
- Till att hitta inspiration till slöjd och koltmönster!

Maria Press, Riksarkivet i Östersund maria.press@riksarkivet.se

Den 2 februari lanserades arkivportalen Nuohtti med samiskt arkivmaterial från 32 arkiv, museer och bibliotek i Europa. 30 000 digitala dokument och fotografier kan hittas här. Det är riksarkiven i Norge, Finland och Sverige som förvaltar portalen.

Samiskt arkivmaterial från hela Europa samlas i Nuohtti

Information anses vara viktig för att utveckla elektronisk interaktion, till exempel för att öka så väl service som för att underlätta hantering av kapital och gods, både inom Europa och globalt. Inte minst märks detta i det europeiska interoperabilitetsramverket (European Commission, 2017) och det nationella svenska ramverket (Myndigheten för digital förvaltning, 2022).

Man kan därför säga att information är det nya guldet, men det är viktigt att information är hanterad på ett sätt som gör den autentisk och tillförlitlig. Samtidigt ska det gå att återanvända information så länge det finns behov av den (International Organization for Standardization, 2016), men det gäller också att säkerställa ett kulturarv utifrån demokratiska perspektiv. Nu pågår ett krig i Europa där information exempelvis används som propaganda (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, 2022).

I Sverige styrs arkivhanteringen av Arkivlagen (1990:782). Där anges bland annat att arkivbildningen syftar till att tillgodose att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. De ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov.

Arkiv som koncept har utvecklats i nära relation till medborgarnas rätt att ta del av de allmänna handlingarna (Gränsström, et al., 2000, p. 20). Det finns således skillnader när det gäller att definiera arkiv mellan olika nationer, till exempel kan detta styra hur vi utbyter information över gränserna (Magnusson Sjöberg, et al., 2011, p. 348).

Även om bägge interoperabilitetsramverken lyfter vikten av att ha koll på informationen för att tillgodose legala aspekter är detta inte något som görs i praktiken. Ett exempel är att bevarande av information inte nämns överhuvudtaget ur ett demokratiskt perspektiv, det vill säga det som rör rätten att del av allmänna handlingar oavsett behov. Däremot lyfts informationssäkerhetsperspektivet inklusive dataskyddsperspektivet genomgående som viktigt (European Commission, 2017; Myndigheten för digital förvaltning, 2022).

Bägge perspektiven är viktiga, men även hur man tryggar att de allmänna handlingarna definieras och säkerställs så att de är autentiska, tillförlitliga, uppvisar integritet och är användbara så länge behov finns. Hur man tillsammans kan arbeta med detta över professionsgränserna, är något som har belysts tidigare i denna tidskrift (Kallberg Khanahmadi och Knutsson Fröjd, 2020)

”Arkiv som koncept har utvecklats i nära relation till medborgarnas rätt att ta del av de allmänna handlingarna”

Traditionellt sägs att professioner kontrollerar sitt arbete. Exempelvis anser professionsteoretikern Abbott att denna kontroll är exklusiv samt att det ska finnas ett stöd i det legala ramverket (Abbott, 1988, pp. 70-71). Denna kontroll är enligt Abbott att betrakta som en länk mellan organisationen och arbetet, inkluderande kulturell och social kontroll.

Den sociala kontrollen uppstår i den publika och legala sfären samt på  arbetsplatsen, medan den kulturella kontrollen uppstår i arbetet med uppdraget och är legitimerat och auktoriserat av den formella kompetensen som i sin tur är rotad i fundamentala värden (Abbott, 1988). Emellertid kan externa krafter förändra detta genom att nya områden införs. Det har att göra med det sätt professionella grupper kontrollerar sin kunskap och färdigheter (Abbott, 1988, pp. 20, 91-97). Man kanske inte kan förklara arkivarieprofessionens förändring enbart utifrån detta. Men med en kombination av professionsteori, arkivvetenskap och kritiskt tänkande, kanske det är möjligt att visualisera nya områden där den kompetens som arkivarierna besitter kan bidra till att möta förändringar när det gäller informationshantering och mötet med nya politiska visioner.

Utifrån arkivteoretiska tankar, det vill säga records continuum teorin, anser man att det inte går att göra en distinktion mellan dokumenthantering och arkivhantering, snarare förespråkas ett proaktivt förhållningssätt  (Upward, 2005). Eftersom informationshantering är föränderlig så förespråkas även att professioner bör samarbeta (Upward, 2019). Det som har hänt är också att forskare som representerar records continuum synsättet har inkluderat ett kritiskt perspektiv i sin forskning, eftersom det anses användbart när man granskar och undersöker pågående fenomen (Evans, et al.,  2017).

Sammanfattningsvis är kombinationen av teorier inte något nytt, däremot är kombinationen av just dessa nämnda teorier och forskningsområdet nytt. Denna artikel inkluderar dessa teoretiska perspektiv i syfte att belysa eventuella utmaningar som finns i den rådande utvecklingen. Kan det vara så att den kompetens som arkivarier är kända för att besitta när det gäller att identifiera och värdera information (allmänna handlingar) så att de uppfyller de stipulerade kraven i arkivlagen inte längre tillgodoses och därmed riskeras att tappas till förmån för andra professioner? Risken är att det demokratiska perspektivet inte längre kan tillgodoses, det vill säga rätten att ta del av de allmänna handlingarna så länge behovet av dessa föreligger kort- och långsiktigt.

Traditionellt sett har det alltid funnits en länk mellan arkivteorin och praktiken, det vill säga hur man praktiskt ska hantera information och arkiv.  Emellertid så anser arkivteoretikern Keteelar att det råder ett paradigmskifte där provenienser i stabila organisationer ersatts av en processbaserad, dynamisk och kontextuell beskrivning av informationen (Keteelar, 2000), vilket redan arkivteoretikern Thomassen beskrev för många år sedan (Thomassen, 2001).

Dock har tidigare forskning identifierat att arkivarier som professionell grupp inte är så strategiskt involverade i digitalt förändringsarbete (Kallberg, 2013) och inte heller när det gäller informationsvärdering av allmänna handlingar (Edquist, 2019) . Rogers anser att arkivarier faktiskt lutar sig mot andra professioner istället för att själva vara proaktiva (Rogers, 2015, p. 108).

I sin forskning lyfter Kallberg tillsyn som ett viktigt område som kan tänkas hjälpa arkivarierna i det proaktiva arbetet samt för att stärka professionens status och dess autonomi, men detta utfördes aldrig i praktiken av arkivarierna. Sannolikt beror det på avsaknad av kunskaper inom området e-förvaltning (Kallberg, 2013).

I syfte att undersöka vikten av att tillgodose allmänna handlingar (arkivet) enligt de krav som stipuleras i Arkivlagen (SFS 1990:782) har en kvalitativ och induktiv undersökning gjorts av det europeiska interoperabilitetsramverket (European Commission, 2017) och det svenska ramverket (Myndigheten för digital förvaltning, 2022). Valet av undersökningsmetod relaterar till vikten av att försöka förstå vad som händer (Creswell, 2007). Det handlar inte om att försöka hitta bevis för att styrka en positivistisk syn utan snarare om att förstå vad som pågår, vilket även kan få konsekvenser för arkivarieprofessionen. Data har analyserats inspirerat av en interaktiv modell med flera komponenter så som inhämtande av data och hur den framställs, för att sedan reducera denna för att dra slutsatser (Huberman, 1998, p. 181).

Data från de två interoperabilitetsramverken har analyserats stegvis enligt följande beskrivning:

Steg 1. Interoperabilitetsramverken laddades ner från EU:s sida och från den myndighet i Sverige som hade ansvaret för att arbeta med det nationella ramverket, det vill säga Myndigheten för digital förvaltning (DIGG). Dessa ramverk analyserade genom en innehållsanalys (Elo., and Kyngäs., 2007). Syftet med analysen var att försöka hitta mönster för att kunna besvara min fråga. Här kan jag konstatera att min förkunskap om arkiv sannolikt har bidragit till analysen.

Steg 2. En tabell skapades för att jämföra interoperabilitetsprinciperna i de båda ramverken.

Det svenska ramverket riktar sig gentemot offentliga organisationer för att stödja digital samverkan samt medborgare och näringslivet (Myndigheten för digital förvaltning, 2022). Det går även att se att hantering av verksamhetsinformation är viktigt för den digitala utvecklingen.  Det svenska ramverket är baserat på det europeiska ramverket och bägge ramverken presenterar principer (13 principer i Sverige och 12 inom EU) och rekommendationer för att få till stånd en positiv digital utveckling (European Commission, 2017; Myndigheten för digital förvaltning, 2022). Dock är rekommendationerna på frivillig basis så därför är dessa inte inkluderade i analysen. 

Det stora fokuset i bägge ramverken är hur interoperabilitet ska kunna stödja digital interaktion för att stötta näringslivet och mobiliteten av medborgare inom EU. Ofta nämns informationssäkerhet och dataskydd som viktiga aspekter i denna utveckling, men det sägs inget om demokrati och transparens kopplat till arkivhantering (European Commission, 2017; Myndigheten för digital förvaltning, 2022).

Sammanfattningsvis är det olyckligt att inget av ramverken lyfter arkiven ur ett demokratiskt perspektiv, däremot vikten av informationssäkerhet och dataskydd. Slutsatsen blir därför att arkivarier borde samverka mer med representanter för informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa att de allmänna handlingarna identifieras och finns tillgängliga så länge behov finns och de legala kraven och kvalitetskraven tillgodoses. Det är endast då en digital utveckling som gagnar hela samhället är möjlig. Arkivkompetens är viktig i detta sammanhang! Genom detta utvidgas även arkivarieprofessionens relation till arbetet.

För referenser, var god se Arkiv nr 1, 2023. 

År 2021 var det 100 år sedan både kvinnor och män för första gången fick rösta till val i den svenska riksdagen. Med anledning av detta genomförde därför den svenska regeringen en hyllning till Demokratin. Men kommer det att firas demokrati om ytterligare 100 år?

Arkivarien och demokratin

Strax före jul kom en rätt ovanlig bok ut på Hillelförlaget som drivs av Judiska Församlingen i Stockholm. De ordnade böckernas folk - Om klassifikation i judiska bibliografier och bibliotek, skriven av Joacim Hansson, professor i biblioteks- och informationsvetenskap vid Linnéuniversitetet. Boken beskriver hur judisk kultur och historia har påverkat framväxten av de klassifikationssystem som har använts vid judiska bibliotek. Ett klassifikationssystem växer fram ur två påverkanspunkter – dels att det är praktiskt användbart för att klassificera information, att det matchar den samling som det ska användas till, dels påverkat av det samhälle det har omkring sig, dess hegemoni och ideologi.

Judarna och judendomen har befunnit sig i en väldigt speciell situation i Europa, både som religion och folkgrupp. De är inte bundna till ett specifikt geografiskt område och med en religion och kultur som skiljer sig från den kristna majoriteten och de olika nationella kulturer som omgivit dem. Utifrån detta bildas intressanta skillnader mellan de judiska klassifikationssystemen för bibliotek och de som i övrigt har använts i Europa. Det svenska SAB-systemet, exempelvis, har i sin kategorisering av religion en skarp inriktning mot kristendom, och som Hansson påpekar, en klassificering som korresponderar med svenska kyrkans ståndpunkter och organisation.

De judiska klassifikationssystemen, vissa påverkade av det amerikanska Dewey-systemet, med en liknande inriktning mot kristendom, eller Vilhelm Jacobowskys svenska system, påverkat av SAB-systemet, har självfallet fått välja sin egen väg. En annan geografisk indelning – påverkad av var judendomen existerat.

I Jacobowskys svenska system påverkas den geografiska indelningen av avdelning K – Historia, av vilka städer som judar först fick bosätta sig, och var det funnits en större judisk befolkning i Sverige. K8b – Göteborg exempelvis. Eller om vi undersöker ett amerikanskt kategoriseringssystem för judiska samlingar såsom Mae Weines Weine Classification Scheme and Relative Index for Judaica Libraries, vilken utgår från Dewey-systemet. Här har hela Deweys inriktning mot kristendom i avdelning 200 – Religion inverterats för att i stället motsvara behoven från judisk teologi. Kultur och historia påverkar vilken klassificering vi behöver använda oss av.

De ordnade böckernas folk är intressant av flera anledningar. Den ger väldigt bra ingångar till judisk idéhistoria och hur ett bibliografiskt klassifikationssystem fungerar. Den ger även en väldigt bra ingång till svensk-judisk bibliotekshistoria. Jag tror även att den kan lära oss arkivvetare något. Vi har också erfarenhet av den här diskussionen – hur kulturen runt omkring oss påverkar hur vi klassficierar dokument. Men det är en diskussion vi borde fördjupa och även situera bättre i Sverige och svensk arkivhistoria. På det sättet kan ”De ordnade böckernas folk” vara en nyttig inspirationskälla.

De ordnade böckernas folk är intressant av flera anledningar. Den ger väldigt bra ingångar till judisk idéhistoria och hur ett bibliografiskt klassifikationssystem fungerar. Den ger även en väldigt bra ingång till svensk-judisk bibliotekshistoria.

Judisk bibliografi uppmärksammas i ny bok

Träpatronen Fredrik Bünsow byggde 1885 Villa Merlo som sin sommarbostad i Timrå, mellan Sundsvall och Härnösand. Bostaden övergick så småningom i SCA:s ägo och har de senaste 70 åren främst fungerat som skogskoncernens centralarkiv. Knappt 6 000 hyllmeter material har samlats här.

– Det är en stor och unik dokumentation av Norrlands industrihistoria, från järnbruksrörelsen i slutet av 1600-talet fram till i dag. Men huset började bli fullt, och framför allt var det inte en lämplig arkivmiljö vad gäller luftfuktighet, brandskydd och andra arkivaspekter, säger Anders Edholm, kommunikationsdirektör på SCA.

SCA såg sig därför om efter en ny placering för arkivet i början av 2022, med en önskad flytt redan under året. Bland tänkbara alternativ valdes Centrum för Näringslivshistoria, med arkivdepåer i Bromma och Uppsala, och en snart 50-årig erfarenhet av att ta hand om stora företagsarkiv. SCA-materialets omfattning, den forskarservice som Centrum för Näringslivshistoria erbjuder och arkivlokalernas beskaffenhet var faktorer som vägledde valet.

– Det är ett stort och fint ansvar som SCA gav oss när de valde att deponera arkivet här. Under hösten 2022 flyttades materialet till våra arkivlokaler, där det sedan kommer finnas tillgängligt för forskare och andra intresserade. Dessutom ser vi framemot ett fortsatt samarbete med SCA och näringslivsorganisationer som Näringslivsarkiv i Norrland, säger Alexander Husebye, vd för Centrum för Näringslivshistoria.

Näringslivsarkiv i Norrland (NIN), med hemvist i Härnösand, deltog redan från början i samtalen med SCA och Centrum för Näringslivshistoria kring arkivets framtid.

– Vi tar emot och bevarar norrländsk företagshistoria och norrländska näringslivsarkiv. När det stod klart för oss att SCA ville flytta hela sitt arkiv, dessutom redan under 2022, såg vi över våra möjligheter att klara det. Vi hade ambitionen och viljan att ta emot arkivet, men SCA valde en annan lösning. När det stod klart för oss var det självklart att samarbeta med CfN. Vi ser fram emot att fortsätta det goda samarbetet med såväl dem som med SCA, som sedan lång tid är medlemmar i NIN och deponerar arkiv hos oss, som de så viktiga arkiven efter Graningeverken med föregångare, säger Daniel Nordin, arkivchef på Näringslivsarkiv i Norrland.

Centrum för Näringslivshistoria hjälper sedan 1974 svenska företag att ta hand om sitt historiska material i professionella arkivlösningar, fysiska och digitala. Företag erbjuds även stöd i att aktivt använda sin historia som en strategisk och affärsstödjande tillgång. Dessutom bedriver man, via sitt forskningssekretariat, oberoende forskning och initierar projekt i tvärvetenskaplig samverkan. Centrum för Näringslivshistorias huvudman är en ideell förening och de kommersiella tjänsterna erbjuds via ett helägt servicebolag.

NIN är en arkivinstitution för företagsarkiv och näringslivshistoria med anknytning till Norrland med särskild tonvikt på Västernorrland. Sedan 1985 hjälper de företag i arkivfrågor och med att bevara arkiv. De bevarar också en stor mängd arkiv från sedan länge nedlagda och försvunna företag och industrier vilket också gör att man arbetar mycket med industrihistoria och kulturarvsfrågor. NIN är en ideell och allmännyttig förening som delvis finansieras av statliga, regionala och kommunala verksamhetsanslag, delvis av företagsmedlemmarna och tjänster till dem. Som kulturarvsinstitution har man också ett regionalt uppdrag av Region Västernorrland och ingår i Kultursamverkansmodellen.

Mer om de inblandade arkiven:

Villa Merlo, ofta även kallad ”Merlo Slott”, stod färdigt 1885.

Träpatronen Fredrik Bünsow, Sveriges då rikaste man, byggde huset som sitt sommarnöje.

Under tidigt 1900-tal kom huset i SCA:s ägo och användes som permanentbostad för bolagscheferna.

Sedan 1951 huserade SCA sitt växande företagsarkiv i villan.

Under 2022 flyttades arkivet till Centrum för Näringslivshistoria i Bromma och SCA sålde villan.

Köpare var Timråparet Jonas och Jennie Olert. Paret planerar att driva verksamhet i slottet och även att bo där själva.

Historien om Villa Merlo och arkivflytten berättas i en nygjord kortfilm som går att se på naringslivshistoria.se/merlo

Villa Merlo

Skogsjätten SCA:s arkiv, som länge stått i Villa Merlo i Timrå, flyttades under hösten till Centrum för Näringslivshistoria. Nu blir det mer tillgängligt för ännu fler forskare och öppnar även upp för samarbeten med lokala arkivaktörer som Näringslivsarkiv i Norrland.

SCA:s arkiv har fått nytt hem

För att arkiven ska kunna användas av fler människor i samhället måste en större del av dem digitaliseras och göras sökbara. Som släktforskare undrar jag till exempel när jag kommer att få se Faluns domböcker digitalt. Det är ett fantastiskt material som sträcker sig från 1628 och framåt och som berättar om utvecklingen av bergsstaden Falun som under stormaktstiden var vår näst största stad. Men idag finns endast en liten del av detta material tillgängligt i digital form, och då inte ens hos Riksarkivet, som äger domböckerna.

Idag används bara en liten del av arkiven, och mycket historisk information förblir därför fortfarande oåtkomlig för många människor. Men hur ska mer av arkiven nå ut till fler, när arkivens resurser ofta är begränsade, och annat måste prioriteras istället? 

En lösning på det problemet kan vara att skapa fler samarbeten med volontärer. Det har man länge gjort i många länder, och på senare tid har det blivit alltmer vanligt att detta sker digitalt, genom crowdsourcing (på svenska: användarregistrering). Crowdsourcing är numera en fast inrotad arbetsmetod hos många utländska kulturarvsinstitutioner, inte bara arkiv. 

För att förbättra åtkomsten till bestånden och samlingarna tar institutionerna hjälp av allmänheten. I organiserade projekt online sitter deltagarna hemma och hjälper till. Det kan röra sig om olika typer av arbetsuppgifter, helt beroende på vilket material det är frågan om, som att transkribera handskrivna sidor eller att förse handlingar med sökord för att göra dem lättare att hitta. 

Volontärernas insatser är ovärderliga för arkiven, och i slutändan för deras användare, helt oavsett vad volontärerna tillför eller vilken bakgrund de har. Det kan jag själv vittna om som kommunarkivarie i Huddinge, där vi med våra blygsamma resurser aldrig hade kommit tillrätta med den backlog av hundratals meter av oordnat material, om det inte hade varit för våra duktiga volontärer. 

Crowdsourcing har alltså spridit sig i och till många länder. Amerikanska kongressbiblioteket sammanfattar det så här: ”There is no deeper access to manuscripts than transcriptions and the only method for creating accurate transcriptions at a critical scale is crowdsourcing.” Det råder inget tvivel om att crowdsourcing medför stora fördelar, och efter de år som metoden har tillämpats internationellt har det funnits goda möjligheter att utvärdera och förbättra den. Lärdomar finns i överflöd om man är intresserad av att ta del av dem.

Förra året utkom till exempel boken The Collective Wisdom Handbook – Perspectives on Crowdsourcing in Cultural Heritage som är skriven av representanter från den brittiska och amerikanska kulturarvssektorn och innehåller många värdefulla erfarenheter som har gjorts på området. 

USA är ett av alla de länder som flitigt har använt crowdsourcing under en lång tid i sin kulturarvssektor. Där har antalet frivilliga ökat explosionsartat under den gångna pandemin. En tidning kallar det för en ”transcription explosion”. De största aktörerna – nationalmuseet Smithsonian, nationalarkivet och kongressbiblioteket – rapporterar enorma framgångar. Crowdsourcing visade sig nämligen snabbt vara en idealisk hemmaaktivitet för många människor vilka under pandemin fick sina rörelsemöjligheter kraftigt inskränkta. Under parollen ”Volunteer to help us unlock history!” har till exempel det amerikanska nationalarkivet lockat tusentals nya volontärer. 

Liksom arkiv, bibliotek och museer världen över, befann sig även de amerikanska kulturarvsinstitutionerna i en svår situation då pandemin bröt ut och slog till med full kraft våren 2020. En allvarlig kris hade uppstått och de fick stänga sina dörrar för allmänheten. Vad skulle man göra, och hur skulle verksamheten läggas om? Eftersom de stora institutionerna i landet redan hade en välfungerande metod för crowdsourcing fanns det något för dem att falla tillbaka på när många fler människor än tidigare sökte efter något att sysselsätta sig med därhemma, isolerade som de var av lock-down. 

Den stora tillökningen av nya frivilliga uppmärksammades flitigt i den amerikanska pressen. Washington Post rapporterade redan i maj 2020 att ”Worldwide, museums and research libraries are reporting huge spikes of do-it-yourself historians” och låter en av volontärerna komma till tals: “There is a strange meditative aspect to it (…) It’s enough to take one’s mind off of whatever else is happening in their lives – including a pandemic. A good respite from crazy times.” 

”Visst hade man kunnat ana”, säger en representant från kongressbiblioteket i samma artikel, ”att pandemin skulle leda till en tillströmning av nya volontärer, men man slogs ändå av hur många det var.” 

Crowdsourcingen har fått en viktig draghjälp av medierna när det har handlat om att sprida kunskap om den hos alltfler människor. Ett av flera exempel på detta är den pedagogiska artikeln Volunteer at Home by Transcribing Historical Documents, som publicerades redan den 9 mars 2020, alltså precis vid pandemins utbrott. Artikeln kommer från American Association of Retired Persons (AARP), som med sina 38 miljoner medlemmar (!) är en intresseförening för amerikanska seniorer och vars tidning har den största upplagan av alla tidningar i hela USA. 

Artikeln uppmanar aktivt medlemmarna att engagera sig (”The Library of Congress, National Archives and Smithsonian Institution want your help”). På ett åskådligt och intresseväckande sätt presenteras sedan vad man kan göra hos var och en av institutionerna. Artikeln illustreras med en bild på en rörelsehindrad man i rullstol, framför en dator och med en katt i famnen. ”You can volunteer without leaving home, whether you have limited mobility, few transportation options or just want to stay away from crowds. (…) Your work will last for generations to come.” 

I artikeln får läsaren reda på att det inte finns några särskilda krav att leva upp till, i fråga om hur mycket eller vad som ska registreras. Alla som vill delta är välkomna! Seniorerna får också reda på att de har en ”superpower”, eftersom de kan läsa skrivstil, vilket många yngre människor inte kan, och vilket givetvis är till stor nytta i crowdsourcingprojekten. 

I en annan artikel, The Fun of Transcribing Historical Documents from Home, även den riktad till en senior läsekrets, får vi ta del av erfarenheterna från en av nationalarkivets alla nya volontärer. Man slås av lättsamheten, den positiva tonen och det sympatiska samarbetet mellan volontärerna och institutionerna. Allt uppfattas som mycket trevligt av de inblandade (”Why Retirees Like to Do This Type of Volunteering”). Teman som återkommer i dessa värvningsartiklar är de lågt ställda kraven, det faktum att arbetet är enkelt samt att volontärerna spelar en viktig roll i ett större, historiskt sammanhang, och att de har en mission att fylla. Artiklarna är mycket psykologiskt utformade för att tilltala så många som möjligt.

Sedan pandemin utbröt har institutionerna regelbundet följt upp sitt arbete med crowdsourcingen. De har delat med sig av detta i ett stort antal egna artiklar och digitala nyhetsbrev, men även vid konferenser. Det finns ett digert och inspirerande material att ta del av, om man är intresserad. Texterna är fulla av viktiga lärdomar som har gjorts och inte minst innehåller de berättelser från en del av alla dem som deltar i projekten och hur de ser på sitt engagemang och vad som driver dem. Här följer ett sammandrag av utvecklingen hos var och en av de tre stora institutionerna:

Nationalmuseet, The Smithsonian Institution, är världens största musei- och forskningskomplex. Dess crowdsourcing-verksamhet är förlagd till Smithsonian Transcription Center. I tidningsartikeln Transcription explosion får vi en bra bild av hur crowdsourcingen sköt i höjden hos Smithsonian, då pandemin kom. Människor började anmäla sitt intresse i en rasande takt. Artikeln är skriven ett år senare, och man kan redan redovisa fantastiska framgångar. Det konstateras bland annat att ”digital volunteering has never been as popular as it is now around the world.” 

Vid pandemins utbrott hade Smithsonian 14 000 digitala volontärer. Ett år senare hade siffran mer än tredubblats till 46 000, och sommaren 2022 låg antalet på 68 500 personer. Förutom att antalet har stigit kraftigt har volontärerna också fått en bredare sammansättning och består nu av grupper som inte har deltagit tidigare, såsom studenter och lärare. Dessutom har många företag låtit anställda delta i registreringsprojekten som ett sätt att visa goodwill och engagemang för kulturarvet. Hela tiden tillkommer nya intressanta samarbetspartners i arbetet med crowdsourcingen.

Från Transcription Centers tillkomst (2013) och fram till 2019 hade en halv miljon sidor transkriberats. Bara drygt två år senare, i mars 2022, hade den miljonte sidan uppnåtts. I Smithsonians projekt har män­niskor från 75 länder deltagit. Varje Smithsonian-museum har sina egna projekt, och det går att enkelt filtrera fram dem på webben efter vad de handlar om och vilken tidsperiod som de representerar, allt för att man ska kunna hitta det som mest intresserar en. Det är inte bara volymen som ständigt har ökat i form av fler volontärer och fler registrerade sidor. Man har även på ett lyhört sätt utvecklat registreringsarbetet för att förbättra upplevelsen för volontärerna. 

Nationalarkivet, The National Archives and Records Administration, kan rapportera samma framgångar. Där inleddes dess ”Citizen Archivist”-program 2014. I programmet arbetar volontärer med att metadatasätta eller transkribera handlingar för att göra dem sökbara. Den miljonte sidan uppnåddes sex år senare, i augusti 2020. Nästa miljonte sida uppnåddes bara tio månader senare. Då hade volontärerna visserligen fått hjälp av arkivets anställda i arbetet, men volymen är ändå slående. Förutom ”Citizen Archivist”-programmet finns ytterligare ett program: Citizen Scanning Program, där över tre tusen personer har skannat in 600 000 sidor de senaste åren. 

Arkivet har fortfarande lång väg att gå. Av dess uppskattade tolv miljarder handlingar finns idag 123 miljoner inskannade och kan återfinnas i arkivets webbkatalog. Ställda mot de siffrorna är två miljoner transkriberade/taggade sidor kanske inte så mycket, men man har ändå kommit igång stort. Med rätt prioriteringar och så många volontärer kan mycket åstadkommas. Det är viktigt att materialet tas i rätt ordning och att man börjar med det som är mest efterfrågat och har störst forskningspotential.

Kongressbiblioteket, Library of Congress, världens största bibliotek, påbörjade sin crowdsourcing sist av de tre (2018) och har upplevt ett stort uppsving. Då pandemin kom hade By the People, bibliotekets crowdsourcing-program, 12 000 volontärer. Drygt ett år senare hade den siffran mer än fördubblats och stigit till 25 000 personer: ”In short, BtP volunteers and staff contributors really knocked our socks off this year.” 

Till alla de nya som anmälde sig hörde nämligen också bibliotekets medarbetare, vilka behövde ha något att sysselsätta sig med i sitt distansarbete hemma. Eftersom att crowdsourcingen redan var i full gång gick det att lösa detta enkelt. Personalen fick bland annat ägna sig åt att transkribera general Pattons dagböcker. 

Detta leder oss för övrigt in på en viktig fråga: hur förbereder vi oss för och hur agerar vi i en krissituation, liknande pandemin, då verksamheten lamslås och vi tvingas att arbeta hemifrån? Pandemin är inte över än och andra kriser kan komma i framtiden, vilka kan göra att kulturarvsinstitutionerna radikalt behöver lägga om och förändra sin verksamhet. Där fyller en digital interaktion med användarna, till exempel i form av crowdsourcing, en viktig funktion med alla de fördelar som detta innebär.

Kongressbibliotekets crowdsourcing-projekt bedrivs i en mycket strukturerad form, där man siktar på att få till ett avslut för att kunna gå vidare med nya projekt. Projekten har bedrivits med källmaterial på olika språk och kvalitetskraven är högt ställda eftersom allt som transkriberas först måste godkännas av någon annan innan det kan publiceras på webben. Mötet med volontärerna är viktigt, och man lägger stort värde på att förstå deras drivkrafter. Det är nödvändigt eftersom det rör sig om en heterogen grupp av människor med olika preferenser och läggningar. 

Kongressbibliotekets projekt uppvisar överlag en stor bredd, exempelvis när det handlar om ämnen och svårighetsgrad, vilket tilltalar volontärerna eftersom de har olika förutsättningar och intressen. Bredden är viktig för att projekten inte ska bli för ensidiga eller för svåra att medverka i. 

I bibliotekets arbete med crowdsourcing finns ett stort utrymme för kreativitet och nytänkande, för att ständigt utveckla metoderna. Bland annat har man samlat ihop deltagare för så kallade transcribe-a-thons (eller till och med ”review-a-thons”!). Vid ett sådant transcribe-a-thon som hölls på dagen då minnet av medborgarrättskämpen Frederick Douglass högtidlighölls slogs rekordet i antalet transkriberade handlingar på en och samma dag: 7 000.

Den akademiska forskningen har dragit en enorm nytta av crowdsourcingen. Kongressbiblioteket har undersökt detta närmare och låter några representanter för forskarsamhället komma till tals i sina artiklar. En av dessa är professor Jonathan White som har använt Lincolns transkriberade brev i sin forskning. Hans tankeväckande ord får avrunda denna artikel: 

”In the ‘olden days’ historians would have had to scroll through microfilm reel after microfilm reel to find these sorts of materials. And that could take months, even years. Now we can search from the comfort of our own homes, and in a matter of minutes we can find things that otherwise might never have been found. In a very real way, By the People has democratized historical research. Anyone can go on the site and find incredible treasures and can then write about them and present them to the public.” 

Crowdsourcing handlar, för att citera nationalarkivet, om att ”öppna upp historien” för människor. Det kanske kunde vara något att ta fasta på även i Sverige? Det är i så fall nödvändigt att de större kulturarvsaktörerna går i bräschen för att införa crowdsourcing i större skala och att de avsätter resurser för det arbetet. Det är viktigt att digitaliseringen av kulturarvet inte alltför mycket överlåts åt privata och ofta vinstbaserade aktörer, utan att kulturarvsinstitutionerna själva tar kommandot över sitt eget kulturarv och ser till att mer av det når ut till medborgarna. Naturligtvis på det sätt som de flesta också förväntar sig, i digital form. Då vore det dumt att inte dra nytta av all den hjälp som volontärer kan ge! 

Vilka effekter har pandemin haft för arkiven, internationellt sett? Ja, på ett område har det gått att utläsa en mycket positiv utveckling: crowdsourcingen har gått kraftigt framåt. Något stort har blivit ännu större. Ett exempel på det är USA, där Martin Ståhl på en studieresa i våras kunde fastställa häpnadsväckande framsteg. 

”Transcription explosion” crowd sourcingen och pandemin

Metod betyder ”sätt att utföra visst arbete” eller ”planmässigt tillvägagångssätt”. Begreppet för tankarna till en genomtänkt, planerad insats. Ett på förhand bestämt arbetsförlopp för att göra någonting.

Arbetet med informationshanteringen som det ofta bedrivs idag utgår från ett antal discipliner, professioner eller regelverk. Redskap och mallar kommer ofta därifrån. Ett exempel är Riksarkivets föreskrifter som utfärdas med stöd av arkivlagen och arkivförordningen. Riksarkivet utfärdar en föreskrift, arkivarier vid statliga myndigheter ska tillämpa föreskriften och för att göra det söker man stöd hos Riksarkivet och arkivariekollegor vid andra myndigheter. Ur detta utvecklas ofta hyggligt konkreta koncept, mallar och tankar för hur arbetet kan utföras. Detta är beprövat och har fungerat ganska bra i den analoga världen när arkiven var pappersbaserade och arbete med arkiven var en uppgift som, något tillspetsat, inte berörde eller krävde delaktighet från övriga delar av myndigheten. Myndighetens personal behövde inte bry sig om hur arkivarien arbetade för att göra sitt jobb. Arkivarien skulle se till att arkiven hanterades i enlighet med reglerna och kunde göra det på egen hand.

Under de senaste åren har detta förändrats väsentligt och det främsta skälet är all digital information som ska hanteras. Kraven från verksamheten har ökat. Arkivarien ska bidra till verksamhetsnytta, till exempel genom att minska risker för att information förvanskas, bidra med struktur och principer för beskrivning av information och interna regelverk. I spåren av detta kommer ett behov av metodutveckling. Hur arbetet utförs behöver i större utsträckning anpassas efter den unika situationen, verksamheten och organisationen än tidigare. Om inte arkivarien kan bidra till en skräddarsydd informationshantering som fungerar som ett bra stöd till verksamheten – och resulterar i både regelefterlevnad och verksamhetsnytta – så är risken stor att vederbörande blir ersatt av någon annan. Samma sak gäller andra informationshanteringsproffs såsom registratorn/dokumencontrollern som arbetar med personuppgiftshantering, informationssäkerhet, IT och så vidare. Verksamhetsnytta generas av ett bra samarbete inom myndigheten, vilket kräver metoder som utvecklas, används och ändras gemensamt av myndighetens personal.

Informationshanteringsplanen har under lång tid, fast under annat namn, varit ett redskap som har använts i många organisationer. En sådan plan kan göra stor nytta, och är något som jag ofta rekommenderar att man ska göra, för att få till ordning på informationen i en verksamhet. Men att arbeta med att ta fram en sådan plan måste ske utifrån ett antal utgångspunkter som inte nödvändigtvis är samma nu som tidigare; den behöver tas fram tillsammans med verksamheten för att medarbetarna ska kunna göra rätt, den behöver vara konkret och tydlig för de som ska använda den, den måste fokusera mer på IT-stöd (centrala verksamhetssystem) och mindre på pappersdokument, dokumentfiler och diarieföring. Vidare måste den utgå från informationstyperna och inte till exempel processerna eller organisationsstrukturen, den måste hållas aktuell och uppdateras när IT-stöd byts ut och verksamheter omorganiseras. Den ska helst presenteras för verksamheten i ett sökbart verktyg, inte som en word- , excel- eller PDF-fil. Om inte dessa utgångspunkter tas i beaktande så är det inte någon större idé att ta fram en informationshanteringsplan. Hur informationshanteringsplanen tas fram, steg för steg, hur den presenteras och hur den uppdateras är väsentligt för om resultatet, ordning på informationen, kan uppnås eller inte. Metoden för informationshanteringsplanen måste beslutas från fall till fall. Mallar på informationshanteringsplaner som andra ska användas borde förbjudas.

Att planera förvaltning och utveckling av informationshanteringen med målsättningen att få till fungerande lösningar för alla medarbetarna som i det dagliga arbetar med att skapa och lagra informationen behöver ske. Det betyder att man måste ta tillvara synpunkter och åsikter om förbättringar från de som berörs, man behöver prioritera utvecklingsinsatser för att underlätta, tydliggöra och förenkla för dessa medarbetare. Det handlar ofta om det vardagliga, att förenkla och förtydliga rutiner, koordinera samt utbilda, snarare än om inköp av nya IT-system och att arbeta med avancerade strukturer eller modeller. Att arbeta med systemförvaltningsmetoder, men skjuta IT-systemen i bakgrunden, och ledningssystemsmetoder med inriktning informationshantering är fruktbart. Givetvis anpassade efter den verksamhet vi arbetar med.

Ett sätt att värdera och prioritera vad som ska göras är att använda den modell som Dokumentinfo har tagit fram som beskriver informationshanteringen från fem perspektiv; externa krav, interna regler, lagring, människor och verksamhet. Modellen bygger på antagandet att en väl fungerande informationshantering har en ”lagom mix” av de fem perspektiven och man kan analysera informationshanteringen som helhet eller någon delmängd utifrån modellens perspektiv. När modellen används får man hjälp att se hela informationshanteringens komplexitet, något som kan hjälpa till när utmaningar identifieras och lösningar prioriteras.

Text: Olle Ebbinghaus olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se

I Arkiv nr 2/2022 skrev jag en artikel om informationshantering i den digitala offentliga sektorn och de förändrade förutsättningar som gäller i och med digitaliseringen. Artikeln avslutas med att jag påstår att vi inte kan hantera dagens utmaningar med gårdagens arbetssätt och organisation. Men hur ska vi arbeta i dagens offentliga sektor. Vilka metoder ska vi utveckla och använda? Hur ska vi tänka?

Metoder för informationshantering i den digitala offentliga sektorn

Informationshantering är på ett sätt enkelt och naturligt. Det är ett arbete vi alla utför när vi till exempel handlägger ärenden, när vi bygger om vår anläggning och när vi fattar beslut. Vi samlar filer och dokument som handlar om en sak på ett ställe, vi registrerar i de IT-system som arbetsgivaren tillhandahåller. Vi kan se vad som har hänt, hur vi gjorde senast och läsa på om vi behöver. Vi skapar ordningar och strukturer utan att tänka sig mycket på det, det bara sker.

Men informationshanteringen kan också vara svårt och komplext. Det finns en massa krav på den information som vi ska hantera. Vi kanske inte alltid tänker på att informationen innehåller personuppgifter, att den ska lagras säkert, att det är allmänna handlingar, att den ska registreras och hanteras i enlighet med krav som finns i en ökad mängd lagar och regler som vi behöver förhålla oss till.

Digitaliseringen förändrar förutsättningarna för hur verksamheterna fungerar. Digitalisering innebär att verksamheter blir effektivare, ledtider kortas och kommunikationen förenklas. Ökad digitalisering är den kanske viktigaste drivkraften och förutsättningen för att utveckla och förändra våra sätt att arbeta och organisera oss.

Kunskap är nyckeln…
Digital information är idag grunden för att snabbt kommunicera information till olika intressenter, för att arbeta på distans, för att enkelt lagra information utanför vår organisation, för att enkelt kunna kopiera stora mängder information. Lista med fördelar kan göras längre, det är mycket som går att göra enklare och snabbare med några knapptryckningar.

Men några knapptryckningar kan också innebära att det går fel. Stora mängder information kan snabbt hamna i fel händer, information kan raderas av misstag eller okunskap och brister i IT-infrastrukturer kan leda till stora konsekvenser. Vi har alla läst om IT-haverier och andra små och stora misstag som inneburit att information har hamnat fel.

Vad är det värt att tänka på när det gäller informationshantering i den alltmer digitala offentliga sektorn?

Det krävs god kompetens hos alla medarbetare. Även om de grundläggande principerna för lagar och regler har varit likadana under lång tid så har utvecklingen när det gäller regelverk och teknik inneburit en annan praktisk verklighet idag än tidigare. Alla medarbetare behöver veta hur den egna myndigheten hanterar sin information och på vilket sätt de som individer bidrar till en bra informationshantering. Kunskapen behöver vara konkret, detaljerat och praktiskt inriktad. För de flesta verksamheter handlar det om att fräscha upp kunskaperna om de grundläggande principerna och att tydliggöra och utbilda i de dagliga rutinerna.

För chefer och specialister på informationshantering är kraven andra. Cheferna behöver ha så mycket kunskap att de kan ta ansvar för ledning av de delar av verksamheten som handlar om informationshantering. De behöver kunna fatta bra beslut, och då krävs en djupare kunskap och förståelse för den nya verklighet gällande informationshantering som vi ser idag. De må vara samma offentlighetsprincip idag som för 30 år sedan, men hur vi arbetar för att leva upp till den skiljer sig till stor del, och vi kan inte hantera dagens verklighet med gårdagens arbetssätt och organisation.

…och koordinering är nödvändigt
Proffs på informationshantering – arkivarier, registratorer, dokumentcontrollers, informationsarkitekter, informationssäkerhetsexperter, IT-tekniker, systemförvaltare och andra – behöver båda ha spetskompetens inom sina respektive områden och kunskap om andra områden inom informationshantering. Det är väsentligt att koordinera olika aspekter av informationshantering och det kräver mer kunskap. Det går inte att först investera i ett nytt IT-system och sedan fundera på hur allmänna handlingar eller personuppgifter i detta IT-system ska hanteras. Det går inte att arbeta med systemförvaltning och avveckla eller utveckla nya IT-komponenter utan att ta hänsyn till vad som ska e-arkiveras. Man behöver tillsammans utveckla hela stödfunktionen informationshantering och då gäller det att hitta bra samarbetsformer och en gemensam kompetensuppbyggnad.

Informationshantering behöver vara proaktiv och systematisk. Koordinerade insatser behöver prioriteras och planeras och arbetet behöver bedrivas systematiskt. Det kan handla om att utvecklingsinsatser behöver samplaneras i projektform. Det kan handla om koordinering av det löpande arbetet i linjen. Gemensam planering som innefattar gemensamma mål, prioriteringar och uppföljningar krävs för att få till en kostnadseffektiv hantering som har bra förutsättningar att stödja verksamheten.

Samordning och tydliga rutiner
De olika professionerna måste sluta göra sina egna prioriteringar. Sammanställningar av personuppgiftsbehandlingar kan inte göras som en enskild aktivitet utan behöver samordnas med annan informationskartläggning. Informationssäkerhetsarbete enligt ISO 27000 kan inte göras utan att ha bra kunskap om vilka allmänna handlingar som finns i verksamheten. Processorienterade informationshanteringsplaner kan inte tas fram och beslutas utan att arbeta tillsammans med den verksamhet som berörs. Informationshanteringens redskap och metoder måste vara användbara för verksamheten.

Informationshanteringen i en verksamhet fungerar bra när den sker på ett sätt så att varje medarbetare följer tydliga rutiner för att dokumentera, registrera och lagra som är enkla och naturliga. I dessa rutiner har myndighetens olika experter på informationshantering inkluderat användbara IT-system, tydliga tillämpningar av lagar, god informationssäkerhet och annat som krävs.

Ett kardinalfel som man ofta ser är utbildningar i olika IT-verktyg som ges utan att organisationen har tagit ställning till varför verktyget finns eller vilken information som ska lagras där. Det borde vara förbjudet att utbilda på det sättet!

I Arkiv nr 3/2022 följer Olle Ebbinghaus upp den här artiklen med en artikel om arbetsmetodik.

Information i dokumenterad form krävs för att alla verksamheter ska fungera. Vi behöver data, dokument, filmer, ritningar för att kunna göra det som krävs av oss, för att kunna styrka skyldigheter och rättigheter, för att följa upp, leda och genomföra det vi ska göra i våra organisationer. Information är ett smörjmedel, det behövs för att maskineriet ska hållas i gång, för att verksamheten ska fungera.

Informationshantering i den digitala offentliga sektorn

Handlingarna från Lena Nymans personarkiv kan berätta en hel del om hennes liv, karriär och kärlekar, om kulturlivet och teatern. Arkivet innehåller en mängd material som har sparats och förtecknats. Via Musik- och teaterbiblioteket Statens musikverks databas ges en gedigen överblick över det material som finns i Nymans personarkiv. I Registret kan vi läsa om roller som hon har haft som till exempel uppsättningar med Hasse och Tage, Nyfikenfilmerna som regisserades av Vilgot Sjöman. Lena spelade så väl på Dramaten som på andra scener så som till exempel Göta Lejon.

Intendent Malin Karlsson från Scenkonstmuseet i Stockholm berättar i en intervju att hon ingående har studerat Nymans handlingar och läst alla hennes dagböcker. Hon tar också upp att det finns allt möjligt och en enorm bredd av material, fotografier, manus, program, anteckningar, kalendrar, teckningar och så vidare.”

Då Nymans personarkiv inte innehöll några restriktioner kunde materialet lyftas fram och ställas ut i en utställning kort efter hennes bortgång. Intendent Karlsson kom att arbeta med innehållsurvalet och textarbetet för utställningen om Nyman 2011:

”Det var mycket speciellt på ett sätt eftersom vi gjorde utställningen rätt kort efter att hon gått bort. Och då med anledning av att hon själv donerat materialet strax innan sin bortgång. Vi såg helt enkelt att många blev väldigt berörda av hennes död och att Lenas roller fanns i så många generationers goda minne, men också någon sorts sorg över hennes livsöde. Vi valde att fokusera på hennes professionella gärning i vår utställning, men hade en monter med privat material där vi tog upp till exempel alkoholmissbruket och rattfyllan (som hon själv gick ut med när det begav sig). Vi hade också en del av utställningen som handlade om de fruktansvärda skriverierna om Lenas kropp under 1960-talet och hur detta påverkade henne (vilket framgick i hennes dagböcker som finns i arkivet). Däremot valde vi bort berättelser och historier från hennes privatliv som till exempel vilka män hon haft ihop det med eller liknande, detta fann vi inte relevant för det vi ville berätta. Det kändes som ett snaskande av information som inte hörde hemma hos oss”.

Efter denna utställning har Nymans handlingar fortsatt att lyftas fram i olika sammanhang. Bland annat kan allmänheten nu på Scenkonstmuseet i Stockholm se den guldbagge som Lena tilldelades för Nyfikenfilmerna. På frågan varför handlingar från Nymans personarkiv fortfarande lyfts svarade Karlsson att ”montersystemet Teaterarkivet är den plats där material från Lena Nymans arkiv kommer att lyftas fram. Detta system består av lådor som man drar ut för att se föremålen som ligger där och berättar specifikt om museet och arkivets samling av arkivmaterial genom olika exempel. Vi ska byta ut innehållet i några av lådorna, dels för att väcka nyfikenhet, men också av konservatoriska skäl. Museet har snart varit öppet i fem år och det är dags för några föremål att inte exponeras längre. Då det är jag som kurerar detta tyckte jag att det var en idé att en av dessa lådor kunde presentera att vi har många personarkiv i vår samling, det vill säga sådant som konstnärer och musiker själva har donerat och som också kan innehålla privat material. Sedan var inte steget långt till Lena Nymans material eftersom jag var med när detta togs in för elva år sedan”

Virve Polsa som arbetade med att ordna och förteckna Nymans handlingar berättade i en intervju att ”Nyman hade en förmaning, nämligen att allmänheten skulle få tillgång till hennes material först efter hennes död. Nyheten om att Lenas privata handlingar donerats till arkivet kom via en intervju för media till allmänhetens kännedom. Vilket snabbt skapade nyfikenhet och efterfrågan vilket i sin tur bidrog till att arkivarierna behövde arbeta intensivt med att ordna och förteckna Nymans material samtidigt som allmänheten hörde av sig och ville ta del av handlingarna”

I Nymans personarkiv finns bland annat almanackor och anteckningsböcker, men vi hittar också hennes dagböcker som Isabel Anderson har studerat närmre. Hon skriver boken Dagböcker och brev 1962–74. Via boken får vi bland annat ta del av Lenas arbete med att samla det material som senare skulle komma att bli hennes personarkiv. I dagboken från den 5 juni 1991 antecknar Lena ”I går började jag försöka katalogisera mitt liv. Till att börja med placera jobben i år och där det går i månader, dagar. Det är svårt. Eftersom att jag inte har något minne. Jag minns inte vad jag gjort och ännu mindre när. Jag blir helt besatt när jag håller på.

I går satt jag från 10 till 22. Jag känner mig som en forskare. När jag har jobbandet nått så när klart för mig, ska jag börja läsa dagböcker och försöka ta in mitt privatliv i det hela. Men det är ett gigantiskt projekt, alltihop. Och djävligt kul”

Den etiska aspekten är en diskussion som kommit upp bland annat i intervjun med Isabel Andersson. Som både arbetat med Lenas handlingar via redan nämnda bok, men som även studerat och lyft fram materialet i dokumentärfilmen som hon regisserade och som hade premiär förra året. I intervjun ställdes frågan om Lena Nyman hade velat synas i dessa sammanhang, vad hade hon själv tyckt om utställningarna, dokumentär­filmen, böckerna och vad hade hon haft för åsikt om att figurera i den här artikeln? Men som Andersson nämner kan vi tänka att Lena samlade ihop och sparade allt sitt material och hade viljan att donera handlingarna till arkivet. Dessutom utan några restriktioner. Därför kanske vi kan anta att Nyman ville att andra skulle studera och lyfta fram hennes bevarade handlingar. Andersson berättar även att Nyman hade tankar på att skriva en memoar eller biografi som aldrig blev av.

I Annika Persson bok kan vi även läsa att ”Lena hade velat tala om livet som det levts inte som det kunde lagts till rätta”

Andersson berättade att hon även har intervjuat en av Nymans väninnor, det vill säga Kristina Lugn som ska ha reagerat med förvåning på att Lena samlat och sparat så mycket från sitt liv.

Kristina Lugns handlingar är ett material som ännu inte har arkiverats. Men kanske kommer vi någon gång i framtiden att även kunna lyfta fram material från Lugns personarkiv i olika sammanhang.

Offentliga personer som i dag är framträdande inom exempelvis kulturlivet, eller anses som stora skådespelerskor skulle kunna vara med och bidra till att skapa fler kvinnliga arkivbildare. Detta genom att göra som Lena Nyman det vill säga att själva samla och spara intressant material från sina liv. För att senare antingen be någon närstående eller själva lämna över sina handlingar till ett arkiv som bevarar materialet för eftervärlden.

Hundra år av demokrati
År 2021 var det precis hundra år sedan demokratin tog plats i Sverige. Det var i september 1921 som kvinnor för första gången kunde rösta. En historisk händelse som arkiv, institutioner och bibliotek med arkiv och samlingar valde att lyfta fram och synliggöra för allmänheten. Bland annat genom att tillgängliggöra handlingar från rösträttskvinnors personarkiv. En rösträttskvinna kämpade för ett mer demokratiskt samhälle och för att även kvinnor skulle få politisk rösträtt och därmed kunna delta i politiken. Ett exempel på en rösträttskvinna som lyfts fram ur personarkiven är Anna Fredrika Carlberg eller Frigga Carlberg som hon också kallades. Hon ville med humorns hjälp visa på en del av motargumenten som männen hade till att kvinnor skulle rösta. Carlberg författade redan 1913 texten Några skäl till varför kvinnorna icke skola ha politisk rösträtt – Monolog av en motståndare där hon tog upp en del av de argument som männen kunde använda. Hon skriver följande:

”Hör på nu! Om kvinnorna finge rösträtt skulle de rösta som sina män och endast fördubbla röstsiffran. Om kvinnorna finge rösträtt, så skulle de snart ta det bästa och indräktigaste platserna från männen, vi skulle i ett nafs ha kvinnliga landshövdingar och biskopar, kvinnliga generaldirektörer och statsråd, ni skulle få se att Anna Whitlock knuffade undan statsminister Staaff och satte sig själv på hans taburett”

Dock skulle det dröja hundra år, det vill säga till år 2021, innan den första kvinnliga statsministern tillträdde i Sverige. Hundra år av demokrati har lyfts fram via projektet Demokrati 100. Genom att klicka oss in på demokrati100.se kan vi läsa mer om ämnet och deras syfte med projektet som är att ”öka kunskapen om den allmänna och lika rösträttens tillkomst i Sverige 1918–1921 – om den historiska processen och människorna som skapade den. Med hjälp av denna kunskap vill vi skapa förutsättningar för reflektion om såväl de historiska händelserna som demokratins betydelse också efter 1921” (Demokrati 100.se).

Personarkiven kan bidra till att skapa en mer levande historia att ge oss en inblick i personers liv och vardag. Men personarkiven kan också visa att det har funnits framträdande kvinnor inom så väl kulturarv som i kampen för demokrati. Intressant med dessa arkiv är också att enskilda individer som har en framträdande roll inom kulturlivet i dag och som har en vilja att spara, samla och senare donera sina handlingar till eftervärlden kan bidra med berättelser från deras tid, berättelser och livsöden som bevaras för framtida forskare eller framtidens nyfikna allmänhet.

Text: Lotta Widholm lowi1@hotmail.se
Foto: Beata Bergström Dramatens arkiv & bibliotek

Via personarkiven kan vi till exempel ta del av dagboksanteckningar, brev eller andra föremål som har varit en del av en persons liv. Personarkiven är intressanta att studera då dessa kan visa vilkas handlingar som i arkiven har bevarats för eftervärlden. Det kan även vara av intresse att undersöka vems handlingar som har lyfts fram ur personarkiven. Anna Nordenstam diskuterar även det faktum att ”det finns åtskilliga dolda kvinnor i våra svenska arkiv, både i de offentliga och i de enskilda” Därför kan det vara intressant att fokusera på de kvinnor som faktisk lyfts fram ur arkiven så som till exempel Lena Nyman.

Lena Nyman och demokratin

1975 hittades en död tonårskille på en skogsväg i närheten av Plaqueville, en småstad i Louisiana med knappt 7 000 invånare med ”The City of hospitality” som slogan. Polisen lyckades aldrig identifiera den avlidne unge mannen och anledningen till att jag kan skriva om det här är att han nu är en post i databasen NamUS – National Missing and Unidentified Persons Systems. NamUS organiserar information kring tre kategorier av fall: försvunna personer, oidentifierade döda personer och slutligen kategorin ”unclaimed”, det vill säga identifierade döda personer där man inte har hittat någon anhörig. 

Det finns ett antal databaser av den här typen globalt, men ingen av de andra är så pass genomtänkt som NamUS. Den blandar rättsväsendets data med möjlighet till öppen tillgång för allmänheten och även viss interaktion. Både anhöriga och engagerade samt yrkesarbetande i rättsväsendet har möjlighet att skapa konton i NamUS där de kan tillföra information. När det gäller gruppen anhöriga så rör detta till största del kategorin försvunna personer. NamUS har även en kontaktperson för varje post/person i databasen, vilket ger möjlighet för kontakt i de fall det finns mer sofistikerad information att tillföra eller ytterligare frågor att ställa kring materialet.

Finns mycket att lära
Det finns en god anledning till att denna typ av portal har skapats i just USA – det rör sig om ett stort geografiskt område med ett gemensamt språk, där personer flyttar runt mycket och kan förlora kontakt med anhöriga. Det är också ett område dit många har migrerat och som har en stor mängd människor som på ett eller annat sätt har fallit utanför systemet. Dessa faktorer gör att mängden oidentifierade personer bör öka. 

Detta sammantaget är sådant som vi borde lära oss något av i ett Europa som i mångt och mycket genomgår samma historiska process som USA har gjort med ökad inre och yttre migration. I samband med att folk kommer till ett nytt område så bör risken för att de inte är kända där, och att de inte lyckas etablera sig i samhället, vara något större. Detta märks också i NamUS på den stora mängd personer från Latinamerika som dyker upp under alla kategorier i databasen. Speciellt om man rör sig geografiskt mot de delstater som har gräns mot Mexiko. Gränssnittet för NamUS ger även möjlighet att tillgodogöra sig informationen på spanska vilket bör vara en förutsättning för att lösa flera av de mysterier som informationssamlingen bär inom sig. 

Läs gamla nummer av ARKIV

Fler reportage

Varför går det så trögt med e-arkiven i Sverige?