Verksamhetsbaserad arkivredovisning har de senaste åren etablerats som den modell som bäst beskriver hur myndigheters handlingar faktiskt uppstår: i processer, aktiviteter och återkommande flöden. Till skillnad från tidigare arkivscheman är syftet inte bara att ordna dokument, utan att skapa en informationsredovisning som tydligt visar sambanden mellan verksamhet och handlingar. Det gör det enklare både att hitta rätt information och att förstå dess sammanhang över tid.

På Riksarkivets webbplats finns ett omfattande och konkret exempel på hur en verksamhetsbaserad arkivredovisning kan se ut i praktiken. Exemplet bygger på en fiktiv myndighet – ”Exempelmyndigheten” – och innehåller allt från arkivbeskrivning och dokumentation till klassificeringsstruktur, processbeskrivningar och en fullständig arkivförteckning. Materialet är tänkt som inspiration och vägledning för myndigheter som ska utforma eller vidareutveckla sin arkivredovisning, och visar både struktur, layout och innehåll i ett tydligt, lättillgängligt format.

Modellen bygger på att verksamhetens processer kartläggs i en hierarkisk klassificeringsstruktur där varje process och dess avsatta handlingar beskrivs. Det skapar en mer transparent och verksamhetsnära arkivredovisning som både underlättar dagens administrativa arbete och framtida återsökning.

Intresset för verksamhetsbaserad arkivredovisning är stort – de två senaste webbinarierna samlade omkring 700 deltagare. Riksarkivet meddelar därför att fler tillfällen kommer senare under året.

Riksarkivets exempel på verksamhetsbaserad arkivredovisning.


________

Bild: AI-genererad genom Google Gemini