Den som säger det är Mats Johansson, till vardags enhetschef vid Lunds stadsarkiv, som på fritiden skrivit en bok om e-arkiv som kommer i början av sommaren. Jag träffar Mats i lunchrummet på Arkivcentrum Syd i Lund.

Hur kommer det sig att du skrivit en bok om e-arkiv?
– Det korta svaret är väl att jag känner att boken helt enkelt behövs. Och att jag lärt mig mycket under de senaste åren tack vare att jag har haft förmånen att få arbeta i en miljö där e-arkivfrågan ständigt stått i centrum och där jag haft kunniga medarbetare och fört många diskussioner om e-arkiv.

Om du ska sammanfatta det du vill säga med boken?
– Jag driver ett par olika teser i boken. En tes är att svenska myndigheter har varit väldigt dåliga på att dela med sig av information till varandra om hur de olika lösningar som finns på marknaden fungerar i verkligheten. Det är konstigt, men vi arkivarier står uppenbarligen gärna på konferenser och pratar om ”framgångsfaktorer” och hur vi ”lyckats” med e-arkivet även om vi inte lyckats med mer än själva införandet. Det vill säga vi har infört ett e-arkiv - men e-arkivet står tomt. I min värld är det inte en framgång. Min tes är att den här konferensretoriken är verklighetsfrämmande och att den skapar en tystnad kring de misslyckanden som finns. Jag menar att det är en tystnad som bara gynnar leverantörerna.

Vad är bakgrunden till boken?
– Hösten 2022 hade jag anledning att undersöka om det fanns någon kundnöjdhetsmätning avseende de olika e-arkivlösningarna som finns på marknaden. Jag fann till min stora förvåning att nej, det fanns det inte. Jag genomförde då en enkät riktad till alla svenska myndigheter. Enkäten följdes upp med ett antal djupintervjuer med arkivarier som har direkt erfarenhet av e-arkivprojekt som inte gått så bra. Resultatet är så tydligt att det utan tvekan fungerar både som ett lackmustest på nuläget i e-arkivsverige och som ren konsumentupplysning för de myndigheteter som i dag funderar på att anskaffa e-arkiv.

Så du menar att leverantörerna och tekniken är en viktig faktor?
– Ja, tekniken är förstås central - men den är inte ensam avgörande. Och en viktig insikt för den som vill åstadkomma leveranser är att ett e-arkiv i sig inte räcker. Ett e-arkiv ensamt är lika användbart som en arkivlokal. I boken lanserar jag begreppet teknisk leveransförmåga, som försöker beskriva en teknisk helhet snarare än bara ett e-arkiv. Men samtidigt är en av mina viktigaste teser att bra teknik, och den är svår att få tag i, inte är tillräckligt. E-arkiv handlar om väldigt mycket mer än bara teknik.

Hur menar du nu?
– I boken lanserar jag även begreppet organisatorisk leveransförmåga. En myndighets förmåga att genomföra leveranser till e-arkivet menar jag avgörs både av e-arkivets tekniska leveransförmåga och den egna organisatoriska leveransförmågan. Det är en helhet som består av teknik och organisation där båda delarna är lika viktiga. Jag menar att arbete med e-arkiv i hög utsträckning handlar både om grundläggande organisationskultur och om kompletterande kompetenser, som till exempel kommunikationskompetens och förmågan att få arkivkompetens och IT-kompetens att vara på samma plan och spela samma match i samma lag. Jag har identifierat sex organisatoriska faktorer som jag menar sammantaget är lika viktiga som tekniken. Den allra viktigaste är kulturen, det vill säga hur de grundläggande värderingarna i organisationen är. Här menar jag att det finns en skiljelinje mellan en formaliacentrisk- och en leveranscentrisk kultur. En formaliacentrisk kultur försöker lösa alla problem på förhand och tror att arbetet är färdigt när styrdokumenten och processbeskrivningarna är färdiga. Sådant där är vi arkivarier bra på. Men ska du jobba med e-arkiv måste du planera för att verksamheten inte kan planeras! Problemen måste lösas när de uppstår. Om du ska lösa alla problem från början kommer du aldrig påbörja ditt leveransarbete.

– Jag menar att Riksarkivet har präglats av en tydligt formaliacentrisk kultur i e-arkivfrågan och att det bland annat har tagit sig uttryck i havererade projekt som EARD. Och jag är jäkligt rädd att ENA och Archiving by design är nya akter i samma tragedi. Jag menar att Riksarkivet har misslyckats även med det generella ansvarstagandet i frågan som myndigheten borde ha tagit. Vi behöver verkligen ett nationellt ledarskap i frågan och pratar jag på en mer övergripande strukturell nivå är det avsaknaden av ett sådant som är den största orsaken till att så lite händer och att vissa leverantörer kommer undan med sina produkter. Jag ser inte att det finns någon annan myndighet än Riksarkivet som kan eller ens ska ta det ansvaret. Men tyvärr ser jag inte att vare sig förmåga eller vilja finns just nu.

Så läsaren får resultatet av en marknadsundersökning och någon form av tanke om organisatorisk leveransförmåga. Får vi något mer?
– Marknadsundersökningen är utan tvekan det absolut viktigaste. Men läsaren får också en samling rättsfall om e-arkiv och resonemang om hur behovet av e-arkiv kan skilja sig åt mellan olika myndigheter. Jag har också skapat en workshop-modell för den myndighet som vill bedöma den egna organisatoriska leveransförmågan.

Tiden har gått och de flesta har lämnat lunchrummet på Arkivcentrum i Lund. Innan vi skiljs åt undrar jag om det blir någon uppföljare?

– Jag skulle vilja undersöka hur mycket e-arkiven i Sverige har kostat och försöka sätta det i relation till vad vi har fått för pengarna. Om kostnaderna blir kända så skulle det förmodligen föra upp ämnet på den nivå där beslut om det nationella ledarskapet kan fattas. För ett sådant ledarskap behövs om det kulturarv som skapas i dag ska vara tillgängligt i framtiden.

Text: William Åkerström, arkivarie Stockholms universitet, william.akerstrom@gmail.com